Tema: Procedimiento
Descriptor: Naturaleza jurídica del Registro Único Tributario -RUT-
OFICIO N° 039078
20-06-2012
DIAN
Oficio No. 100208221-/ - 368
Doctora
CECILIA RICO TORRES
Directora de Gestión de Ingresos
Carrera 8a N°. 6-64 Piso 6
Bogotá, D. C.
Referencia: Radicado 000168 del 08/06/2012
Cordial saludo, doctora Cecilia:
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 y la Orden Administrativa 000006 de 2009, es función de esta Subdirección absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de la entidad.
En desarrollo de la mesa de trabajo que sobre la reglamentación de los artículos 15 y 63 del Decreto Ley 0019 de 2012, viene coordinando el Departamento Administrativo de la Función Pública, en cuyas sesiones ha participado la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente con la asistencia de delegados de esta Dirección, solicita se atiendan varias inquietudes, las cuales se han recopilado en dos preguntas generales que se atenderán en su respectivo orden, así:
1. ¿El Registro Único Tributario - RUT se puede catalogar como un certificado tributario y si el mismo tiene el carácter de registro público?
El artículo 15 del Decreto Ley 0019 de 2012, establece:
“Artículo 15. Acceso de las autoridades a los registros públicos. Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos pueden conectarse gratuitamente a los registros públicos que llevan las entidades encargadas de expedir los certificados de existencia y representación legal de las personas jurídicas, los certificados de tradición de bienes inmuebles, naves, aeronaves y vehículos y los certificados tributarios, en las condiciones y con las seguridades requeridas que establezca el reglamento. La lectura de la información obviará la solicitud del certificado y servirá de prueba bajo la anotación del funcionario que efectúe la consulta”. (Negrilla fuera de texto).
El artículo 555-2 del Estatuto Tributario, precisa:
“Artículo 555-2. Registro Único Tributario - RUT. <Artículo adicionado por el artículo 19 de la Ley 863 de 2003. El Registro Único Tributario, RUT, administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del Régimen Común y los pertenecientes al Régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, respecto de los cuales esta requiera su inscripción. /.../…” (Negrilla fuera de texto).
Dentro del contexto del artículo 15 del Decreto Ley 0019 de 2012, las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos pueden acceder, mediante conexión gratuita, a los registros públicos que llevan las Cámaras de Comercio en relación con los certificados de existencia y representación legal de las personas jurídicas, las oficinas de registro e instrumentos públicos respecto a los certificados de tradición de bienes inmuebles, las oficinas encargadas del registro de naves, aeronaves y vehículos encargadas de certificar la tradición y propiedad de los mismos, lo mismo que con las entidades fiscales y/o administraciones tributarias que expidan certificados tributarios.
Nótese, cómo de manera expresa la norma hace referencia a dos aspectos importantes a considerar en nuestro análisis:
1) Expedición de certificados.
2) Registro Público.
En cuanto a los certificados, entendiéndose como tales, los documentos que dan fe, incorporan o soportan actos, acciones o actuaciones ante un organismo con funciones públicas, deben expedirse por el funcionario competente con el fin de acreditar una situación particular del solicitante; los mismos deben estar debidamente definidos por las normas bien sea como requisitos para acceder a un trámite o declarar simplemente la existencia de una situación particular, por ejemplo, el certificado de tradición y libertad. En materia de impuestos nacionales, la ley no señala propiamente la existencia de un documento denominado “Certificado Tributario”, lo cual no descarta su uso a nivel de otros impuestos de carácter local o territorial, a los cuales hace mención expresa el artículo 15 del Decreto Ley 0019 de 2012.
En relación con el registro público, es una institución establecida con fines de dar publicidad formal a determinados hechos, circunstancias o derechos, que funciona bajo regulación y control de la administración pública o entidades privadas designadas expresamente por la ley, que prestan un servicio en pro de la transparencia. Tal es el caso del Registro Mercantil, el cual de conformidad al artículo 26 del Código de Comercio, tiene por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad.
El registro mercantil se define como registro público, ya que cualquier persona puede examinar su contenido, tomar anotaciones y obtener copia de los certificados o documentos que las Cámaras de Comercio expiden, siendo sus actos allí registrados oponibles a terceros.
Contrario sensu, el Registro Único Tributario, RUT, de conformidad con el artículo 555-2 del Estatuto Tributario, en concordancia con el artículo 1° del Decreto 2788 de 2004, constituye el único mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales cuya información que se allega con el diligenciamiento del formulario identificado con el código 001 –DIAN.
El manejo de la información contenida en el Registro Único Tributario ha sido estudiado en múltiples pronunciamientos doctrinales de esta Dirección, a la luz de los artículos 15, 74 y 284 de la Constitución Política de Colombia y la jurisprudencia de las Altas Cortes, entre las cuales se destacan los siguientes fallos de la Corte Constitucional: T-414 del 16 de junio de 1992; T-473 del 28 de julio de 1992; T-261 del 20 de junio de 1995; C-981 del 26 de septiembre de 2005 y C-489 del 2 de noviembre de 1995.
Así las cosas, de lo expuesto se colige que el Registro Único Tributario, RUT, no se puede catalogar como un Certificado Tributario y no tiene el carácter de Registro Público. En consecuencia, no es susceptible poner a disposición la información del Registro Único Tributario en los términos de lo previsto por el artículo 15 del Decreto Ley 0019 de 2012.
2. ¿Cuáles datos del RUT pueden ser compartidos con las entidades públicas y particulares que ejerzan funciones públicas y bajo qué condiciones?
El artículo 63 del Decreto Ley 0019 de 2012, establece:
“Artículo 63. Información Básica de Identificación y Ubicación Tributaria. Para efectos fiscales del orden nacional y territorial se deberá tener como información básica de identificación, clasificación y ubicación de los clientes, la utilizada por el Sistema Informático Electrónico Registro Único Tributario que administra la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, conservando la misma estructura y validación de datos. De igual manera deberán hacerlo las Cámaras de Comercio para efectos del registro mercantil.
Para el ejercicio de las funciones públicas, la información contenida en el Registro Único Tributario podrá ser compartida con las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas.
Parágrafo Transitorio: Lo dispuesto en este artículo entrará a regir a partir del 1° de enero de 2013”.
La anterior norma prevé dos situaciones fácticas distintas, respecto al uso y disposición de la información básica de identificación y ubicación tributaria que contiene el Registro Único Tributario -RUT-, a saber.
2.1. Los entes del orden nacional y territorial que adelanten funciones de carácter fiscal, como lo son la fiscalización, determinación oficial del tributo, el cobro y el proceso de discusión de los mismos; estos para sus actuaciones deberán tener los datos de identificación y ubicación que contiene el RUT, en los términos que la Ley y la norma reglamentaria prescriban, garantizando la no violación al derecho a la intimidad y a la reserva que sobre su uso y manejo de la información regula la Constitución, la leyes, la jurisprudencia y la doctrina vigente.
Sobre el particular, cabe señalar y recordar que la doctrina vigente de la DIAN, precisa que la reserva de la información que administra la DIAN, se levanta en los casos y para los fines específicos autorizados por la ley, tales como los establecidos en los artículos 583 a 587 y 746-1 del Estatuto Tributario, las leyes 1ª de 1983 y 789 de 2002.
Ahora bien, la Circular 71 de 2007, proferida por la Dirección General de Impuestos y Aduanas Nacionales, basada en el estudio de la jurisprudencia con relación a la información del RUT, que puede ser suministrada a las entidades, para efectos fiscales, establece:
“4.5. Secretarías de Hacienda.
El Ministerio de Hacienda y las Secretarías de Hacienda Departamentales y Municipales podrán, para los efectos de liquidación y control de impuestos nacionales, departamentales o municipales, intercambiar información sobre los datos de los contribuyentes.
Los municipios podrán solicitarle a la DIAN copia de las investigaciones existentes en materia de renta y ventas y la DIAN les podrá solicitar a los municipios copia de las investigaciones en materia de industria y comercio. (Artículo 585 del Estatuto Tributario y Concepto 017850 del 22 de marzo de 2002).
Para el efecto de la liquidación y control de impuestos de orden local y departamental, y previa verificación de autenticidad del solicitante, la Entidad puede proveer a los Secretarios de Hacienda Municipales y departamentales o quien haga sus veces, o sus autorizados, los siguientes datos...:
Los datos que se pueden suministrar del Registro Único Tributario son:
Identificación (NIT, nombres y apellidos, razón social)
Ubicación (Dirección, Municipio, Departamento)
4.6. Aportes parafiscales
Con el fin de efectuar cruces de información, cuando se trate de verificar el cumplimiento del pago de los aportes relacionados con los pagos laborales, el artículo 587 del Estatuto Tributario prevé el levantamiento de la reserva, en cuyo caso podrá ser solicitada por los funcionarios delegados para el efecto, de cualquiera de los organismos que la misma ley define como entidades competentes, como son: el Instituto de Seguros Sociales, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, el Servicio Nacional de Aprendizaje, y las respectivas Cajas de Compensación Familiar así como sus asociaciones o federaciones.
La DIAN previa verificación de autenticidad del solicitante, puede entregar de las declaraciones del impuesto sobre la renta y complementarios la siguiente información:
…/…/
Los datos que se pueden suministrar del RUT son:
Identificación (NIT, nombres y apellidos, razón social)
Ubicación (Dirección, Municipio, Departamento)
…/…/…”.
De lo anterior, se infiere que para efectos fiscales, por mandato expreso de la ley, las entidades del orden nacional y territorial, en sus actuaciones deberán contar con la información básica del RUT administrado por la DIAN, en cuyo caso la DIAN podrá suministrar los datos de Identificación (NIT, nombres y apellidos, razón social), ubicación (Dirección, Municipio, Departamento), en concordancia con el título del artículo 63 del Decreto Ley 0019 de 2012, para lo cual se deberá tener en cuenta las condiciones de seguridad y protección del suministro de la información aquí señalada, así como la garantía de su reserva por parte de los destinatarios de la misma.
2.2. Las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas, para el ejercicio de sus funciones públicas, podrán compartir la información básica de identificación y ubicación tributaria contenida en el Registro Único Tributario -RUT-, administrado por la DIAN.
En relación con el intercambio de la información básica de los contribuyentes, este se encuentra reglado por la Circular 71 de 2007, ya que como se ha indicado el Registro Único Tributario contiene información individual de tipo privado, que se encuentra amparada por el artículo 15 Constitucional. En lo que respecta a la información referente a la razón social o nombre e identificación del contribuyente o de ubicación, en la actualidad se suministra atendiendo el procedimiento del inciso 2° del artículo 2° del Decreto 2788 de 2004 que dice:
“La información contenida en el RUT podrá ser suministrada a otras entidades públicas o privadas a través de resoluciones o convenios, en los términos y condiciones que establezca la DIAN siempre que la misma no esté sujeta a reserva conforme a la Constitución o a la ley”.
En consecuencia, la información básica del RUT que puede ser compartida, para el ejercicio de las funciones públicas que ejercen las entidades públicas y los particulares, es la relacionada con Identificación (NIT, nombres y apellidos, razón social) y la Ubicación (Dirección, Municipio, Departamento), previo el cumplimiento de las formas, condiciones, reserva y requisitos para el suministro, manejo, uso y salvaguarda de la información.
En los anteriores términos se resuelve su consulta y le reiteramos nuestra disponibilidad de participar en las reuniones que coordine el Departamento Administrativo de la Función Pública.
Atentamente,
La Subdirectora de Gestión Normativa y Doctrina,
María Helena Caviedes Camargo.
Publicado en D.O. 48.490 del 13 de julio de 2012.