Tema: Procedimiento
Descriptor: Conservación de documentos deben ajustarse a las disposiciones del E.T.
OFICIO N° 049693
03-08-2012
DIAN
Oficio 100208221-00 471
Ref.: Solicitud radicado 40595 del 15/05/2012
Tema Procedimiento Tributario
Descriptores Conservación de documentos
Fuentes Formales Artículo 632 del Estatuto Tributario; artículos 121, 268 y 300 del Estatuto Aduanero; artículos 5 y 12 de Ley de la 527 de 1999; artículos 26 y 28 de la Ley 962 de 2005; Decreto 1929 de 2007; Resolución 14465 de 2007 de la DIAN.
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, y la Orden Administrativa 000006 de 2009, es función de esta Subdirección absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de la entidad.
Solicita en su escrito se absuelva la inquietud respecto de si en materia tributaria, aduanera y cambiaria es aplicable el contenido de los artículos 12 de la Ley 527 de 1999, artículo 26 y parte final del artículo 28, ambos de la Ley 962 de 2005, en lo que se relaciona con la conservación de documentos en un medio distinto del físico (papel), vale decir, en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta; y si utilizado dicho medio técnico, magnético o electrónico es posible acudir a la destrucción física de los documentos.
Debe en principio manifestarse que los artículos referidos de las Leyes 527 de 1999 y 962 de 2005, son imperativos legales a los cuates esta entidad no puede sustraerse, sin embargo, se precisa que conforme con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 57 de 1887, la disposición relativa a un asunto especial prefiere a la que tenga carácter general.
Por lo tanto, frente al artículo 12 de la Ley 527 de 1999 aplicable para la conservación de documentos en general y al artículo 28 de la Ley 962 de 2005 respecto de los libros y papeles de los comerciantes, deberán preferirse las disposiciones especiales en materia tributaria, aduanera y cambiaria que regulan la materia; por lo que cuando alguna de las disposiciones especiales exprese la necesidad de conservar y/o presentar un documento físico, el contribuyente, responsable o usuario aduanero deberá darles estricto cumplimiento.
De esta manera, frente a la conservación de los documentos, informaciones y pruebas deberá aplicarse lo dispuesto, entre otros, en los artículos; 632 del Estatuto Tributario para temas tributarios; 121, 268 y 300 del Decreto 2685 de 1999 en lo aduanero y 3 de la Resolución Externa No 8 del Banco de la República en temas cambiarios; normas que si bien no prohíben que los contribuyentes, responsables o usuarios aduaneros utilicen para la conservación de documentos un medio técnico, magnético, o electrónico que garantice su reproducción exacta, tampoco los autorizan para que, una vez utilizados dichos medios, destruyan los respectivos documentos físicos; documentos los cuales deberán ser puestos a disposición de la Administración cuando esta así lo requiera.
Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 58 de la Ley 1437 de 2011 sobre la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo según el cual cuando un procedimiento administrativo se adelante utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser archivados en este mismo medio, así como también podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.
Respecto de la factura electrónica se le informa que, en virtud de lo establecido en el inciso final del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, el Gobierno Nacional mediante el Decreto 1929 del 29 de mayo de 2007 reglamentó lo pertinente sobre esta clase de documento y mediante la Resolución 14465 de 2007 la DIAN estableció las características, el contenido técnico, las notas crédito y otros aspectos relacionados con esta forma de facturación, resolución de la cual se adjunta fotocopia.
En relación con el tema de la conservación de documentos la doctrina de la entidad, ha expuesto su criterio a través, entre otros, de los Oficios: 020796 de 2006, 014233 de 2009; respecto de la factura electrónica mediante los Oficios; 021 de 2007, 030421 de 2007, 086473 de 2008, 044125 de 2008, 086473 de 2008, 086928 de 2008, 014606 de 2008, los cuales al constituir la doctrina vigente se anexan para su conocimiento.
Igualmente, le solicitamos tener en cuenta lo dispuesto en la Circular No. 00118 de 2005 mediante la cual la DIAN se refirió a la aplicación del artículo 46 de la Ley 962 que estableció el período de conservación de informaciones y prueba a que se refiere el artículo 632 del Estatuto Tributario.
Finalmente, le informamos que puede consultar la base de conceptos expedidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en su página de INTERNET, www.dian.gov.co>, ingresando por el icono de "Normatividad" - "técnica", dando clic en el link "Doctrina Oficina Jurídica.
Cordialmente,
LEONOR EUGENIA RUIZ DE VILLALOBOS
Subdirectora de Gestión Normativa y Doctrina (a)