Oficio 20

Consejo Técnico de la Contaduría Pública

Organismo adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo

 

OFCTCP Nº 0020/ 2011
Bogotá D. C., 09 de Junio de 2010

Señores
DIRECCION DE IMPUESTO Y ADUANAS NACIONALES
Dirección de Gestión Jurídica
Ciudad.

	REFERENCIA:
	Fecha de la Consulta….:	01 de Junio de 2011
	Entidad de Origen………:	Ministerio de Comercio, industria y Turismo
	Nº de Radicación CTCP...:	510 – DERECHO DE PETICION – Comunicación escrita.
	Temas…………………......:	Aseguramiento – Dictamen e informes del Revisor Fiscal

 

Cordial saludo

Por considerarlo de su competencia, el interrogante Numero 1, nos permitimos trasladar Derecho de Petición bajo la modalidad de Consulta, recibida del Señor ORLANDO NEUSA FORERO, Secretario General de la UNION DE TRABAJADORES DE LA INDUSTRIA DEL TRANSPORTE MARITIMO Y FLUVIAL “UNIMAR”; Calle 19 No. 9-01 Piso 4 EDIFICIO PRODECO de Bogota D. C., [email protected]; de acuerdo con lo previsto en el Artículo 33 del Código Contencioso Administrativo.

Sabremos apreciar que para efectos de nuestros controles; una vez resuelta la referida consulta, nos aporten copia de la misma.

Atentamente.

 

 

LUIS ALONSO COLMENARES RODRÍGUEZ
Presidente

Proyectó: Leonardo A. Palacios C.
Revisó y aprobó: LACR
Revisó y aprobó: GSC
Revisó y aprobó: GSA
Anexo: Lo anunciado en ocho (08) folios.

 

 

 

Bogotá D. C., 09 de Junio de 2010

OFCTCP Nº 0020/ 2011

Señor
UNION DE TRABAJADORES DE LA INDUSTRIA DEL TRANSPORTE MARITIMO Y FLUVIAL “UNIMAR”
Atte. Señor ORLANDO NEUSA FORERO
Secretario General
Calle 19 No. 9-01 Piso 4 EDIFICIO PRODECO
[email protected]
Ciudad.

	REFERENCIA:
	Fecha de la Consulta….:	01 de Junio de 2011
	Entidad de Origen………:	Ministerio de Comercio, industria y Turismo
	Nº de Radicación CTCP...:	510 – DERECHO DE PETICION – Comunicación escrita.
	Temas…………………......:	Aseguramiento – Dictamen e informes del Revisor Fiscal

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública en su carácter de organismo gubernamental de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información; atendiendo lo dispuesto en el artículo 6º. de la Ley 1314 de 2009, procede a dar respuesta al Derecho de Petición, bajo la modalidad de Consulta.

CONSULTA (TEXTUAL)

“De acuerdo al concepto efectuado por la Revisora Fiscal, quien se abstuvo de firmar los Estados Financieros, entre otras razones porque la representante legal (………..) no quiso mostrar la licencia del software de la contabilidad, ya que si bien es cierto el Contador que efectúa los Estados Financieros de Prodeco no los firma, ella considera que se debe presentar la licencia del software autorizado.

También indica la representante legal que ellos son exentos de retención en la fuente, pero no ha mostrado la certificación correspondiente.

Por lo anteriormente expuesto y acogiéndome a los Artículos 23 y 29 de la Constitución Política de Colombia solicito:

1. Indicar si la entidad se encuentra exenta de retención en la fuente.

2. Conceptuar si la Revisora Fiscal debe o no solicitar la licencia del software para dar su concepto, a pesar de que el Contador no firma los Estados Financieros y solamente los digita.

3. Conceptuar si para la propiedad horizontal se necesita Contador Público a pesar de tener Revisor Fiscal.

 

 

4. Conceptuar si la Revisora Fiscal debe exigir los libros de actas de Consejo y de Asamblea debidamente firmadas, libros oficiales, contratos suscritos por la Administración, para que se aprueben los Estados Financieros.”

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

Dentro del propósito ya indicado, las respuestas del Consejo Técnico de la Contaduría son de carácter general y abstracto, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.

En orden a los planteamientos, se resuelve la consulta:

1. Indicar si la persona jurídica, Edificio Prodeco Propiedad Horizontal, no es sujeta a retención en la fuente por concepto de impuestos; no es competencia de este organismo, así se desprende de lo previsto en el artículo 6º de la Ley 1314; sin embargo, con el animo de colaborar con el consultante, es preciso señalar que el articulo 369 del E.T. y demás normas concordantes establece, cuando no se efectúa retención en la fuente a titulo de impuesto a la renta y sus complementarios; así las cosas el ente por el cual se consulta debe establecer, si se enmarca dentro de tal exoneración. No obstante lo anterior estamos dando traslado a la Dirección de Impuestos Nacionales DIAN, autoridad competente para resolver de fondo, el interrogante.

2. Para referirnos al software legalmente adquirido por el ente controlado debemos indicar que este aspecto no escapa al alcance de la Revisoría Fiscal, de tal suerte que el resultado de su examen habrá de estar consignado en el correspondiente informe, pues son imperativos que debe cumplir el ente de acuerdo con lo previsto en la Ley 603 de 2000, artículos 1 y 2, cuando indican: “El informe de gestión deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación económica, administrativa y jurídica de la sociedad. El informe deberá incluir igualmente indicaciones sobre:
1. Los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio.
2. La evolución previsible de la sociedad.
3. Las operaciones celebradas con los socios y con los administradores.
4. El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad.
El informe deberá ser aprobado por la mayoría de votos de quienes deban presentarlo. A él se adjuntarán las explicaciones o salvedades de quienes no lo compartieren. Las autoridades tributarias colombianas podrán verificar el estado de cumplimiento de las normas sobre derechos de autor por parte de las sociedades para impedir que, a través de su violación, también se evadan tributos”. (Negrilla fuera del texto)

La labor del Contador en la propiedad horizontal, no se debe ver reducida a la digitación de los estados financieros; el Artículo 51 de la ley 675 de 2001, estableció como funciones del administrador y representante legal, entre varias las que a continuación indicamos:
“La administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. Sus funciones básicas son las siguientes:

 

1. Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.
(…)
4. Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.
5. Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.
(…)
7. Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal.
8. Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.
(…)
12. Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta ley, en el reglamento de propiedad horizontal y en cualquier reglamento interno, que hayan sido impuestas por la asamblea general o el Consejo de Administración, según el caso, una vez se encuentren ejecutoriadas.
13. Expedir el paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o conjunto cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular. (….)” (Subrayado fuera del texto)
En el anterior marco, la contabilidad es pilar fundamental para el desarrollo de la funciones de la administración y para el cumplimiento del objetivo de la ley 675, referida a la forma de dominio de los bienes, denominada propiedad horizontal; en la que concurren derechos de propiedad exclusiva, sobre bienes privados y derechos de copropiedad sobre el terreno y los demás bienes comunes; con el fin de garantizar la seguridad y la convivencia pacífica en los inmuebles sometidos a ella, así como la función social de la propiedad.

 

 

En consecuencia los entes que surjan para el manejo de bienes sometidos bajo el régimen de propiedad horizontal, estando obligados a llevar contabilidad; esta requiere el despliegue de actividades propias de la ciencia contable previstas en el articulo 2 de la ley 43 de 1990, dentro de las que podemos destacar: la organización, revisión, control, procesamiento de información y análisis, procesos conducentes a la preparación de los estados financieros; que exigen la intervención profesional de un Contador Publico, que a su turno bajo los preceptos del articulo 37 de la ley 222 de 1995, debe suscribir y certificar, con destino a la Asamblea de copropietarios, o cualquier otro destinatario, cuando indica. “El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.”

Por lo anteriormente expuesto, el Revisor Fiscal, debe verificar el cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor, por parte del ente que controla; y la actividad del Contador Publico en un ente obligado a llevar contabilidad, no esta limitada a la sola digitación de los Estados Financieros.

3. Descendiendo en el análisis y lo expuesto en el numeral precedente, la propiedad horizontal necesita Contador Publico para la preparación y presentación de los estados financieros y demás información financiera, mas aun para su certificación y suscripción; función bien distinta de la que cumple el Revisor Fiscal que por mandato expreso del articulo 56 de la ley 675, demás normas concordantes y los propios estatutos de la copropiedad determina su obligatoriedad. A manera de información se transcribe “Los conjuntos de uso comercial o mixto estarán obligados a contar con Revisor Fiscal, contador público, con matrícula profesional vigente e inscrito a la Junta Central de Contadores, elegido por la asamblea general de propietarios.
El Revisor Fiscal no podrá ser propietario o tenedor de bienes privados en el edificio o conjunto respecto del cual cumple sus funciones, ni tener parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, ni vínculos comerciales, o cualquier otra circunstancia que pueda restarle independencia u objetividad a sus conceptos o actuaciones, con el administrador y/o los miembros del consejo de administración, cuando exista.
Los edificios o conjuntos de uso residencial podrán contar con Revisor Fiscal, si así lo decide la asamblea general de propietarios. En este caso, el Revisor Fiscal podrá ser propietario o tenedor de bienes privados en el edificio o conjunto.

4. Al decir de las exigencias del Revisor Fiscal, a la administración del ente controlado, el referente básico que resuelve lo consultado esta previsto en los artículos 204, 207, 208 y 209 del Código de Comercio, y demás normas concordantes, que expresamente señalan los aspectos mínimos que conducen a dar claridad sobre el punto.

 

 

 

En el marco de colaboración con el peticionario, nos permitimos señalar que las funciones del Revisor Fiscal, subyacen de las estipulaciones estatutarias del ente controlado y aquellas que imponga el máximo órgano social, que en todo caso habrán de estar dentro del marco legal y en particular las previstas en el artículo 207 del Código de Comercio, las cuales se transcriben a continuación:

“(…) Son funciones del revisor fiscal:
1o) Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la sociedad se ajustan a las prescripciones de los estatutos, a las decisiones de la asamblea general y de la junta directiva;
2o) Dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea o junta de socios, a la junta directiva o al gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios;
3o) Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de las compañías, y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados;
4o) Velar por que se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas de las reuniones de la asamblea, de la junta de socios y de la junta directiva, y porque se conserven debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines;
5o) Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro titulo;
6o) Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales;
7o) Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente; Conc.: Ley 222 de 1995 Art. 38
8o) Convocar a la asamblea o a la junta de socios a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario, y
9o) Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la asamblea o junta de socios.

Parágrafo._ En las sociedades en que sea meramente potestativo el cargo del revisor fiscal, este ejercerá las funciones que expresamente le señalen los estatutos o las juntas de socios, con el voto requerido para la creación del cargo; a falta de estipulación expresa de los estatutos y de instrucciones concretas de la junta de socios o asamblea general, ejercerá las funciones indicadas en este articulo. No obstante, si no es contador publico, no podrá autorizar con su firma balances generales, ni dictaminar sobre ellos.”(Negrilla fuera del texto)

De lo anterior se destacan los numerales 3, 4, 6, y 7, pertinentes al caso que nos ocupa y para tal efecto el profesional que funge como revisor fiscal debe estar a lo previsto en el articulo 208 del Código de Comercio cuando se trate de emitir un dictamen sobre los estados financieros, así:

“(…)

 

 

El dictamen o informe del revisor fiscal sobre los balances generales deberá expresar, por lo menos:

1) Si ha obtenido las informaciones necesarias para cumplir sus funciones;
2) Si en el curso de la revisión se han seguido los procedimientos aconsejados por la técnica de la interventoría de cuentas;
3) Si en su concepto la contabilidad se lleva conforme a las normas legales y a la técnica contable, y si las operaciones registradas se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la asamblea o junta directiva, en su caso;
4) Si el balance y el estado de pérdidas y ganancias han sido tomados fielmente de los libros; y si en su opinión el primero presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el período revisado, y el segundo refleja el resultado de las operaciones en dicho período, y
5) Las reservas o salvedades que tenga sobre la fidelidad de los estados financieros.” (Negrilla fuera del texto)

No obstante las anteriores afirmaciones y revelaciones, con destino a una asamblea de copropietarios, sus dictámenes e informes habrán de estar a lo previsto en el Artículo 209 del mismo cuerpo normativo, que a continuación se transcribe.

“(…) El informe del revisor fiscal a la asamblea o junta de socios deberá expresar:

1) Si los actos de los administradores de la sociedad se ajustan a los estatutos y a las órdenes o instrucciones de la asamblea o junta de socios;
2) Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas y de registro de acciones, en su caso, se llevan y se conservan debidamente, y
3) Si hay y son adecuadas las medidas de control interno, de conservación y custodia de los bienes de la sociedad o de terceros que estén en poder de la compañía. (…)” (Negrilla fuera de texto)

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el peticionario y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no tiene fuerza vinculante, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

 

LUIS ALONSO COLMENARES RODRÍGUEZ
Presidente
Proyectó: Leonardo A. Palacios C.
Revisó y aprobó: LACR
Revisó y aprobó: GSC
Revisó y aprobó: GSA