Pérdida de documentos soporte. Reconstrucción de libros.
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Organismo adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
Bogotá D. C., 01 de julio de 2011
OFCTCP Nº - 0035/ 2011
Señor
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REFERENCIA: |
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Fecha de la Consulta….: |
19 de Septiembre de 2010 |
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Entidad de Origen………: |
Ministerio de Comercio, industria y Turismo |
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Nº de Radicación CTCP...: |
407 – CONSULTA POR INTERNET |
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Temas…………………......: |
PÉRDIDA DE DOCUMENTOS SOPORTE |
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El Consejo Técnico de la Contaduría Pública en su carácter legal de organismo de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información, atendiendo lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1314 de 2009, procede a responder una consulta.
CONSULTA (TEXTUAL)
“Con la presente me remito a ustedes para realizar una consulta, en la entidad para la que presto mis servicios de asesoría contable se extraviaron varios soportes que demostraban hechos económicos atribuibles a un solo ingreso, ahora pasado un mes de descubierto el suceso los soportes aun no se encuentran, no sabemos cómo tomar este caso fortuito que afecta directamente la utilidad y la norma de asociación en este caso de los ingresos.”
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Es de mencionar que las respuestas del Consejo Técnico de la Contaduría se emiten con carácter general y abstracto, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso en particular.
Los preceptos contenidos en el artículo 123 del Decreto 2649 de 1993, en lo pertinente a los SOPORTES, indica.” Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.”.
Lo anterior, articulado con lo previsto en el artículo 135 del anunciado ordenamiento referido a la PÉRDIDA Y RECONSTRUCCIÓN DE LOS LIBROS, y que señala. “El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.
Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.
Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.
Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.”; constituye el derrotero básico para resolver el problema planteado. (Subrayado fuera del texto)
En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no tiene fuerza vinculante, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.
Cordialmente,
LUIS ALONSO COLMENARES RODRÍGUEZ
Presidente
Proyectó: LEONARDO A. PALACIOS C.
Revisó y aprobó: LACR
Revisó y aprobó: GSC
Revisó y aprobó: GSA