Manejo contable de la cuenta 2365. Retención en la fuente.
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Organismo adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
Bogotá D. C., Agosto 16 de 2011
OFCTCP Nº - 0067 2011
Señor
XXXXXXXXX
|
XXXXXXXXX
REFERENCIA: |
|
|
|
Fecha de la Consulta….: |
15 de Abril de 2011 |
|
|
Entidad de Origen………: |
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo |
|
|
Nº de Radicación CTCP...: |
497 – CONSULTA POR INTERNET |
|
|
Temas…………………......: |
Manejo contable de la cuenta 2365-Retención en la fuente |
|
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública en su carácter legal de organismo gubernamental de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información; atendiendo lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1314 de 2009, procede a responder una consulta.
CONSULTA (TEXTUAL)
“Si yo tengo la cuenta 2365 retención en la fuente pero para llevar un control riguroso sobre ella quiero llevarla mensualmente en ceros. Puedo reclasificarla en otra por ejemplo una 2366 que se llame retenciones del mes y cancelarla el día del pago de la retención correspondiente.
o si no se puede de esta manera que me recomiendan para llevar un control sobre esta”.
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del propósito ya indicado, las respuestas del Consejo Técnico de la Contaduría son de carácter general y abstracto, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.
El artículo 53 del decreto 2649 de 1993, señala que “Los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas.
Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, la clasificación se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente económico.
El plan contable debe incluir la totalidad de las cuentas de resumen y auxiliares en uso, con indicación de su descripción, de su dinámica y de los códigos o series cifradas que las identifiquen”. (Subrayado fuera de texto)
En este mismo sentido, el artículo 6 del decreto 2650 de 1993, expresa que “El Catálogo de Cuentas y su estructura, serán de aplicación obligatoria y en la contabilidad no podrán utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en él. No obstante, los entes económicos que lo consideren necesario podrán utilizar internamente, para el registro de sus operaciones, códigos y denominaciones diferentes, caso en el cual deberán elaborar una Tabla de Equivalencias entre éstas y las contenidas en el Catálogo del Plan Único de Cuentas, la cual estará a disposición de las personas o entidades que de conformidad con la ley tengan la potestad de inspeccionar o examinar los libros y papeles del ente económico”.
Así mismo, respecto a la utilización de cuentas auxiliares, el artículo 7 del mismo texto normativo, establece que “Adicionalmente a las subcuentas indicadas en el catálogo señalado, se podrán utilizar las auxiliares que se requieran de acuerdo con las necesidades del ente económico, para lo cual bastará con que se incorporen a partir del séptimo dígito”. (Subrayado fuera de texto)
De igual forma, el mismo Decreto 2650 de 1993, señala que la cuenta 2365-RETENCIÓN EN LA FUENTE “Registra los importes recaudados por el ente económico a los contribuyentes o sujetos pasivos del tributo a título de retención en la fuente a favor de la Administración de Impuestos Nacionales, en virtud al carácter de recaudador que las disposiciones legales vigentes le han impuesto a los entes económicos, como consecuencia del desenvolvimiento del giro normal del negocio, cuyas actividades y operaciones son objeto de gravamen”. (Subrayado fuera de texto)
Por lo anterior, considerando que la cuenta 2365-RETENCIÓN EN LA FUENTE, contiene subcuentas independientes para el reconocimiento de los distintos conceptos por los cuales se efectúan las retenciones en la fuente practicadas de conformidad con las disposiciones fiscales, si es necesario la separación del saldo a pagar por cada uno de los meses en los cuales se efectuó la retención, se pueden utilizar cuentas auxiliares a partir del séptimo dígito en cada una de las subcuentas para realizar dicha desagregación.
De otra parte, si su consulta versa sobre las aproximaciones que deben realizarse en las declaraciones tributarias, y las diferencias que por ello se presentan respecto a los saldos de la información contable, se considera que una vez efectuados los pagos la entidad puede eliminar saldos reconociendo un ingreso o gasto según corresponda.
En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no tiene fuerza vinculante, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.
Cordialmente,
LUIS ALONSO COLMENARES RODRÍGUEZ
Presidente
Proyectó: JETP
Revisó y aprobó: LACR
Revisó y aprobó: GSC
Revisó y aprobó: GSA