Pasivos inexistentes en contabilidad de Conjunto Residencial.
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Organismo adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
Bogotá D. C., 01 de agosto de 2011
OFCTCP Nº 0080/ 2011
Señor
XXXXXXXXXX
XXXXXXXXXX
REFERENCIA:
Fecha de la Consulta….: 15 de Julio de 2011
Entidad de Origen………: Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
Nº de Radicación CTCP...: 551 – CONSULTA ESCRITA
Temas…………………......: PASIVOS INEXISTENTES.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública en su carácter legal de organismo de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información, atendiendo lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1314 de 2009, procede a responder una consulta.
CONSULTA (TEXTUAL)
“En el mes de Julio de 2010 fui contratado para desempeñar el cargo de contador de un Conjunto Residencial P.H.
En su momento se me hizo entrega de los Estados financieros, Balance General y el Estado de Resultados con corte a 31 de julio de 2010 firmados por Contador público y Revisor Fiscal con matriculas vigentes.
Revisando la cuenta 23359505 “Costos y Gastos por pagar” se observan dos (2) valores cada uno de $10.000.000 ingresados mediante contabilización de los recibos de caja Nos. 046 y 047 del 13 mayo de 2010. Diligenciados en papelería forma Minerva recibido por el Presidente del Consejo de Administración indicando que el valor fue recibido en efectivo del Contador y Revisor fiscal. Como “préstamo acordado en acta del consejo de administración del 8 de mayo de 2010” para sufragar el pago de la factura del mes de Marzo de la compañía de vigilancia.
En el folio 88 del 8 de Mayo de 2010 del libro de actas del consejo de Administración debidamente registrado ante la cámara de comercio, indica en el párrafo 6 “acceder a conceder este préstamo, siempre y cuando el ex administrador no trajera los valores para no cubrir dicha factura.
Se aclara que en ningún momento este préstamo corresponde a respaldar el delito cometido por el ex administrador sino a que el conjunto no se vea afectado en el desarrollo normal de sus actividades. El presidente del Consejo de Administración se compromete a devolver dichos valores en la medida que ingrese recursos a la copropiedad y en la medida que el señor ex administrador efectúe la devolución de los valores sustraídos”.
El acta se encuentra enmendada firmada por el presidente firmada por el presidente del Consejo de Administración pero tachada y no se está firmada por el secretario del Consejo.
Los Estados Financieros con corte a 31 de Diciembre de 2010 fueron presentados a la Asamblea General de Copropietarios pero NO fueron aprobados porque estos valores se encuentran contabilizados en el pasivo y los residentes no están de acuerdo con este endeudamiento por el faltante encontrado.
Con base a lo anterior puedo resumir que en los Estados Financieros existe una obligación de $ 0.000.000 como consecuencia de un préstamo otorgado por el Contador y Revisor Fiscal por faltante encontrado a la administración.
Por los hechos mencionados ¿cuál es la forma más adecuada para reflejar estos valores en el Balance teniendo en cuanta la técnica contable.”
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Es de mencionar que las respuestas del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, se emiten con carácter general y abstracto, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso en particular.
Los preceptos contenidos en el Decreto 2649 de 1993, articulados con lo previsto en el Artículo 15 del Decreto 2650 de 1993, en lo pertinente a la descripción y dinámica de los pasivos, según corresponda el origen de los recursos, permiten direccionar el registro contable de la operación en consulta, esto es, valores recibidos del contador y revisor fiscal para cancelar un faltante de recursos (hallazgo) destinados al pago de un mes de vigilancia, los cuales habían sido confiados al administrador del momento. En otras palabras, extrañamente los profesionales de la contaduría anunciados resarcieron a la copropiedad los perjuicios causados por presuntos actos ilícitos del administrador de turno. Así las cosas, los valores anteriormente anunciados, no corresponden a un pasivo propio del reconocimiento de una obligación que subyace del reconocimiento de costos y gastos por pagar, en desarrollo de actividades propias del ente, pues riñe con la siguiente descripción para el código 2335: “Registra aquellos pasivos del ente económico originados por la prestación de servicios, honorarios y gastos financieros entre otros”.
Por los hechos en que se funda la consulta, la realidad indicaría que los valores recibidos deben aplicarse al código habilitado dentro de la cuenta 1365 – Cuentas por cobrar a trabajadores, donde previamente debió registrarse el valor a cargo del administrador, máxime cuando la descripción indica: “Registra los derechos a favor del ente económico, originados en créditos otorgados al personal con vínculo laboral, así como los valores a cargo de estos por conceptos tales como faltantes en caja o inventarios.”
Ahora bien, al tema no le es ajeno la aplicación del principio de Esencia sobre forma, previsto en el Artículo 11 del Decreto 2649; del cual se obtiene que la esencia apunta a la realidad económica, o lo indiscutible de la transacción contable y su efecto económico; criterio que prima sobre los requisitos o formalidad legal, pues así está consagrado en dicho postulado cuando expresa: “La esencia apunta a la realidad económica, vale decir, a si se concreta de manera cierta e indiscutible la transacción contable y su efecto económico. La forma se orienta a si un hecho económico se fundamenta en requisitos de orden legal, vale decir formalidad legal para poder reconocer y revelar la ocurrencia de un evento económico”.
En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no tiene fuerza vinculante, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.
Cordialmente,
LUIS ALONSO COLMENARES RODRÍGUEZ
Presidente
Proyectó: Leonardo A. Palacios C.
Revisó y aprobó: LACR
Revisó y aprobó: GSC
Revisó y aprobó: GSA