Tema: Procedimiento
Descriptor: Registro Único Tributario. Inscripción. Requisitos. RUT. Representante Legal de Personas Jurídicas.
OFICIO N° 023347
23-04-2013
DIAN
TEMA: Procedimiento Tributario
DESCRIPTORES:
Registro Único Tributario – Inscripción
Registro Único Tributario – Requisitos
Registro Único Tributario Rut
Representación Legal de Personas Jurídicas
FUENTES FORMALES:
ESTATUTO TRIBUTARIO ART. 556
DECRETO 2788 DE 2004
DECRETO 2645 DE 2011
DECRETO 2820 DE 2011
CÓDIGO DE COMERCIO ARTS. 441 Y 442
LEY 1437 DE 2011 ART. 189
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, y la Orden Administrativa 000006 de 2009, es función de esta Subdirección absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de la Entidad.
Consulta sobre las normas que autorizan expresamente a los funcionarios de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN para exigir el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio como documento obligatorio para actualizar el RUT.
Al respecto le informamos:
El artículo 556 del Estatuto Tributario, dispone:
"REPRESENTACIÓN DE LAS PERSONAS JURÍDICAS. La representación legal de las personas jurídicas será ejercida por el Presidente, el Gerente o cualquiera de sus suplentes, en su orden, de acuerdo con lo establecido en los artículos 372, 440, 441 y 442 del Código de Comercio, o por la persona señalada en los estatutos de la sociedad, si no se tiene la denominación de presidente o gerente. Para la actuación de un suplente no se requiere comprobar la ausencia temporal o definitiva del principal, sólo será necesaria la certificación de la Cámara de Comercio sobre su inscripción en el registro mercantil. La sociedad también podrá hacerse representar por medio de apoderado especial.". (Se resalta y subraya).
A su vez, los artículos 441 y 442 del Código de Comercio, en su orden señalan:
"ARTÍCULO 441. INSCRIPCIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL EN EL REGISTRO MERCANTIL. En el registro mercantil se inscribirá la designación de representantes legales mediante copia de la parte pertinente del acta de la junta directiva o de la asamblea, en su caso, una vez {aprobada, y firmada} por el presidente y el secretario, o en su defecto, por el revisor fiscal".
"ARTÍCULO 442. CANCELACIÓN DE REGISTRO ANTERIOR DE REPRESENTANTE LEGAL CON NUEVO NOMBRAMIENTO. Las personas cuyos nombres figuren inscritos en el correspondiente registro mercantil como gerentes principales y suplentes serán los representantes de la sociedad para todos los efectos legales, mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento". (Se resalta y subraya).
Ahora bien, para efectos de la formalización de la inscripción de Registro Único Tributario- RUT, el artículo 9° del Decreto 2788 de 2004, modificado por el artículo 1° de los Decretos 2645 y 2820 de 2011, establece:
"ARTÍCULO 1o. Modifícase el artículo 1o del Decreto 2645 de 2011, que modificó el artículo 9o del Decreto 2788 de 2004, el cual queda así:
“Artículo 9o. Formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario. La formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario únicamente se realizará para aquellos sujetos de que trata el artículo 5o del presente decreto.
La inscripción en el Registro Único Tributario se formalizará de las siguientes maneras:
a) Personalmente por el interesado o por quien ejerza la representación legal, acreditando la calidad correspondiente;
b) A través de apoderado debidamente acreditado;
En los citados eventos se deberán adjuntar los documentos señalados a continuación:
Tratándose de la formalización de la inscripción ante la DIAN o entidades autorizadas, de personas jurídicas y asimiladas, se deberá adjuntar:
1. Fotocopia del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes. (Se resalta y subraya).
Entonces hasta aquí, de acuerdo con las disposiciones transcritas, la representación legal de las personas jurídicas es ejercida por el Presidente, Gerente o cualquiera de sus suplentes y su designación deberá inscribirse en el registro mercantil de la Cámara de Comercio. Es así como las personas cuyos nombres figuren inscritos en el correspondiente registro mercantil como gerentes y sus suplentes serán los representantes del Ente Jurídico para todos los efectos legales.
Es así como la fotocopia del documento que se debe adjuntar para la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario- RUT de las personas jurídicas, que acredite su existencia y representación legal señalado en el numeral 1° del literal b) del artículo 9 del Decreto 2788 de 2004, modificado por los artículos 1°, tanto del Decreto 2645 de 2011 como del Decreto 2820 de 2011- a no ser que exista norma expresa que señale para ciertas personas jurídicas o asimiladas la inscripción en otro registro y por lo mismo el documento sea expedido por autoridad diferente- es el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, el cual no podrá tener una fecha de expedición superior a un (1) mes.
En este punto, vale la pena recordar que tanto el artículo 556 del Estatuto Tributario, como el Decreto 2820 de 2011, los cuales deben tenerse en cuenta de manera concordante para los efectos que nos ocupan, son normas vigentes, amparadas por la presunción de legalidad y por tanto deben cumplirse.
Además, la importancia del Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio- para los efectos de la representación legal de la sociedad o su revisoría fiscal-, y por ello la inclusión como documento necesario para la formalización del Registro Único Tributario- RUT, la podemos también extractar de la Sentencia de la H. Corte Constitucional C-621 del 29 de julio de 2003, mediante la cual declaró exequible el artículo 442 del Código de Comercio, mencionado al inicio de este concepto por estar señalado expresamente en el artículo 556 del Estatuto Tributario. Veamos uno de sus apartes:
(...) "No obstante, para efectos de la cesación de la responsabilidad a que se acaba de hacer referencia, el representante legal o el revisor fiscal saliente debe dar aviso a la Cámara de Comercio respectiva, a fin de que esa información se incorpore en el certificado de existencia y representación legal correspondiente a la sociedad. (v) Si vencido el término de treinta días y mediando la comunicación del interesado a la Cámara de Comercio sobre la causa de su retiro no se produce y registra el nuevo nombramiento de quien reemplazará al representante legal o al revisor fiscal saliente, este seguirá figurando en el registro mercantil en calidad de tal, pero únicamente para efectos procesales, judiciales o administrativos, sin perjuicio de las acciones que pueda interponer en contra de la sociedad por los perjuicios que esta situación pueda irrogarle. (vi) No obstante todo lo anterior, la falta de publicidad de la causa que da origen a la terminación de la representación legal o de la revisoría fiscal, hace inoponible el acto o hecho frente a terceros, ante quienes el representante legal o revisor fiscal que figure registrado como tal continuará respondiendo para todos los efectos legales.".(Se resalta y subraya).
Por último, y en relación con las sentencias citadas por el consultante, me permito informarle que de conformidad con el artículo 189 de la Ley 1437 de 2011 "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo" los efectos de las sentencias que se citan sobre casos determinados y concretos, al producir efectos interpartes y referirse a asuntos específicos, vinculan como tal solo a las partes involucradas en dichos casos, en palabras del legislador "La sentencia proferida en procesos de restablecimiento del derecho aprovechará a quien hubiere intervenido en ellos y obtenido esta declaración a su favor", es decir no producen efectos erga omnes.
Con todo, los funcionarios de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN que se desempeñen en las dependencias de Asistencia al Cliente y que dentro de sus funciones esté la de la inscripción o actualización del Registro Único Tributario- RUT, para las personas jurídicas y asimiladas, deberán exigir fotocopia del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal de esos Entes, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes, que como quedo claro, es el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio.
En los anteriores términos se resuelve su solicitud y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: www.dian.gov.co siguiendo los iconos: “Normatividad” – “técnica” y seleccionando “Doctrina” y Dirección Gestión Jurídica”.