Oficio 131541

Oficio 131541
Del 17 de Septiembre de 2013

ASUNTO: Los libros de contabilidad no requieren ser inscritos en el registro mercantil – Decreto 019 de 2012 y Decreto 0805 del 24 de abril de 2013.

Me refiero a su comunicación remitida por la Cámara de Comercio de Medellín, quien a su vez la recibió de la DIAN, la cual fue radicada en esta entidad con el número 2013-01-318774, en donde en ejercicio del Derecho de Petición plantea una consulta relacionada con los libros de contabilidad en la sociedad denominada “HOLASA”, en los siguientes términos:

“I HECHOS

1. Mediante el decreto 019 del 10 de Enero de 2012, se dictaron normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

2. El artículo 173 del Decreto 19 de 2012 modificó el artículo 56 del Código de Comercio, autorizando a los comerciantes para llevar los libros de comercio en archivos electrónicos, siempre que garanticen en forma ordenada, la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación, de conformidad con las normas contables vigentes y aplicables al diligenciamiento de los libros de contabilidad.

3. El artículo 175 del Decreto 19 de 2012 modificó el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, en el sentido de indicar que deberán inscribirse en el registro mercantil, a cargo de las cámaras de comercio, solamente los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios, y por lo tanto, los comerciantes no están obligados inscribir los libros de contabilidad en el registro mercantil.

4. El Decreto 805 del 24 de Abril de 2013 por el cual se reglamenta el artículo 173 del Decreto 19 de 2012, que modificó el artículo 56 del Código de Comercio, autorizando a los comerciantes para llevar los libros de comercio en archivos electrónicos, consagró que para efectos de la adecuada aplicación del artículo 173 del Decreto 19 de 2012, se hace necesario que el Gobierno Nacional expida la reglamentación correspondiente en lo relacionado con el registro de los libros electrónicos, a saber:

(TRANSCRIBE LOS ARTÍCULOS 1, 2 Y 3 DEL DECRETO 805 DEL 2013)

5. A la fecha en la Cámara de Comercio de Medellín, no se ha llevado a cabo la implementación de las plataformas electrónicas o sistemas de información previstos para el registro de los libros de comercio en medio electrónico que en los términos del artículo 2, inciso segundo del decreto 805 de 2013 ES UN DEBER EL REGISTRO de los referidos libros.

6. La Cámara de Comercio de Medellín nos informó que desde Enero de 2012 no registran la hojas foliadas que corresponden a los libros de contabilidad de la compañía, a la fecha las hojas de nuestro libro diario ya se nos agotaron.

II PETICIÓN

En ejercicio del Derecho de Petición antes invocado, con base en los anteriores hechos y en atención a que la norma que impone un DEBER que no se puede cumplir por causas completamente ajenas a

HOLASA, con el fin de salvar el impase frente a la norma que es de competencia de la Cámara de

Comercio y de la Superintendencia de Industria y Comercio que vigila y controla las Cámaras de

Comercio, nos informen cómo debe proceder la empresa con los libros de contabilidad, de manera tal que conserven la integridad y el valor probatorio que los debe amparar”.

Sobre el particular, es necesario precisar en primer término, que las consultas que se presentan a la Superintendencia de Sociedades se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas en ejercicio de las atribuciones de inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales expresamente señaladas en la Ley 222 de 1995, y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndonos en un todo a las normas vigentes sobre la materia.

En segundo término, partiendo de la base que su planteamiento no es lo suficientemente claro en lo atinente con la forma de llevar los libros de contabilidad de una sociedad, en aras de un mejor entendimiento y precisión jurídica, es pertinente realizar las siguientes consideraciones:

1. El Decreto 0019 de 2012, en su artículo 173 que modificó el artículo 56 del Código de Comercio, relacionado con los libros del comerciante, le adicionó un inciso al citado artículo, consagrando que “Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional”. Aquí tenemos entonces que al disponer la norma legal que los libros del comerciante, podrán llevarse en medio electrónicos, es claro que la administración de la compañía, puede perfectamente decidir porque medio lleva los libros, bien de manera física o electrónica.

2. Posteriormente el artículo 175 del Decreto 0019, modificó el numeral 7 del artículo 28 del código referido, suprimiendo de manera concreta que no admite interpretación diferente, el registro de los denominados libros de contabilidad.

En efecto, allí se dispuso:

“Deberán inscribirse en el registro mercantil:

“7 Los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea de junta de socios”

Vemos entonces, se recalca, que la inscripción de los libros de contabilidad en el registro mercantil, independientemente de la forma en que se lleven por parte de la administración de la compañía fue eliminada de manera expresa por la norma legal que nos ocupa. Esta superintendencia, entre otros aspectos, en la Circular Externa No 100-000001 del 6 de marzo de 2012, al referirse a la modificación del numeral 7, afirmo que “Al suprimir la exigencia para los libros de contabilidad, se entiende que desde la fecha de expedición del mencionado decreto, los comerciantes no están obligados a inscribir dichos libros en el registro mercantil, sin que para tal efecto se requiera reglamentación alguna……”.

3. El Decreto No 0805 del 24 de abril, “Por el cual se reglamenta el artículo 173 del decreto 019 de 2012”, al hacer mención en el artículo 2, inciso 2 al registro de los libros de comercio en medios electrónicos, se entiende bajo una óptica jurídica diáfana, que no hace referencia a los libros de contabilidad.

4. Tenemos entonces que la administración de la sociedad puede escoger entre llevar los libros de contabilidad, o bien por medio físico o electrónico, en donde lo esencial es que la administración garantice a los asociados y a los terceros en general, la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información contenida en los mismos y llevar los registros de sus operaciones mercantiles en los términos que consagra el Decreto No 0805 varias veces citado.

Y si se trata de libros electrónicos, que la información contenida en ellos sea completa e inalterada de manera que su conservación cumpla con las condiciones a que hace mención el artículo 7 del Decreto

No 0805 citado, además de las señaladas en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”.

5. En este orden de ideas y siendo consecuentes con lo expuesto, si una sociedad lleva sus libros de contabilidad por medio físico, basta con que en un libro asiente sus operaciones en la forma indicada en el numeral anterior.

6. Finalmente, es preciso anotar que “el diligenciamiento y la veracidad de los datos de la información registrada, serán responsabilidad única y exclusiva del comerciante, de conformidad con las normas que regulan la materia”

 

 ( artículo 2, inciso 3 del Decreto 0805).

En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes anotarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo.