Tratamiento contable de los pagos por contratos de prestación de servicios. Tratamiento contable de anticipos entregados. Reembolso de caja menor. Presupuesto de las Cámaras de Comercio.
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Organismo adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
Bogotá D. C., 30 de septiembre de 2011
OFCTCP Nº 0136/ 2011
Señora
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REFERENCIA: |
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Fecha de la Consulta….: |
2 de agosto de 2011 |
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Entidad de Origen………: |
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo |
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Nº de Radicación CTCP...: |
560-CONSULTA POR CORREO ELECTRÓNICO |
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Temas…………………......: |
1. Tratamiento contable de los pagos por contratos de prestación de servicios. 2. Tratamiento contable de anticipos entregados. 3. Reembolso de caja menor. 4. Presupuesto de las Cámaras de Comercio. |
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El Consejo Técnico de la Contaduría Pública en su carácter de organismo gubernamental de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información, atendiendo lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1314 de 2009, procede a responder una consulta.
CONSULTA (TEXTUAL)
“SERGIO ANTONIO VIDALES CAMACHO, actuando como representante legal de la Cámara de Comercio de Casanare, actuando en ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Nacional y los artículos concordantes del Código Contencioso Administrativo por la presente solicito a Ustedes se me absuelva las siguientes consultas previo el análisis de los siguientes:
HECHOS
1. Las cámaras de comercio son instituciones de orden legal, sin ánimo de lucro, de carácter privado, corporativo y gremial, las cuales realizan funciones públicas delegadas por la Nación, en un concepto de descentralización por colaboración autorizado por la Constitución Nacional.
2. El área administrativa y financiera causa los contratos mensualmente a medida que se va recibiendo los bienes o servicios contratados. Si se genera anticipo se registra en la contabilidad el valor cancelado como una cuenta por cobrar. Lo anterior, por cuanto si se registrara totalmente se estarían sobrevaluando los pasivos, incrementando el gasto y las utilidades se estarían afectando en ese periodo por hechos que todavía no han sido realizados. Todo lo anterior, de acuerdo al PUC (Decreto 2649), Código contable 1330.
3. La Revisoría Fiscal y algunos miembros de la Junta Directiva de la Cámara de Comercio de Casanare le han reclamado a la gerencia de la entidad, el hecho de que no cause en su contabilidad el valor total de los contratos de prestación de servicios cuya duración y pago se pacta en varias mensualidades.
4. Los gastos cancelados con fondos de caja menor que corresponden a varios periodos, se estaban causando de acuerdo al mes en se generaba el pago, sin embargo, la Revisora Fiscal opina que se debe causar totalmente el registro contable en la fecha en que se haga la legalización del fondo, así corresponda a meses anteriores.
5. La gerencia de la cámara de comercio no hace erogaciones que no estén contempladas en el presupuesto aprobado por la Junta Directiva, siguiendo las instrucciones de la Circular Única y el artículo 23 del Decreto 1520 de 1978, sin embargo, algunos miembros de la Junta Directiva opinan que el presupuesto, si bien es una herramienta de planeación, la cámara puede realizar gastos que no estén contemplados en el presupuesto.
CONSULTA
1. ¿Debe la Cámara de Comercio de Casanare proceder a registrar contablemente el valor total de los contratos cuya duración es de varios periodos mensuales en el mes en que se suscribe los mismos, o la actuación que realiza actualmente el área administrativa está de acuerdo con las normas contables?.
2. ¿Los anticipos deben registrarse en el momento del giro, o el procedimiento que realiza la Cámara es correcto al llevarlos a una cuenta por cobrar (anticipos y avances código 1330) mientras se reciben los productos, según lo estipulado en cada contrato?.
3. ¿Los gastos de caja menor se deben registrar en el mes en que se genera el o los pagos correspondientes, o cuando se realiza la legalización del fondo, verbigracia, cuando el mismo este en un 80%, así corresponda a meses anteriores?.
4. ¿Es correcta la actuación de la cámara, en el sentido de ceñirse a lo ordenado en el Decreto 1520 de 1978 (art. 23), efectuando solo las erogaciones que estén contempladas en el respectivo presupuesto de gastos de acuerdo al plan de trabajo, o por su carácter de entidad privada, puede realizar algún gasto que no esté contemplado en el presupuesto?.
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del propósito ya indicado las respuestas del Consejo Técnico de la Contaduría Pública son de carácter general y abstracto, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.
1. Tratamiento contable de los pagos por contratos de prestación de servicios.
El artículo 12 del Decreto 2649 de 1993 establece:
“Art. 12. Realización. Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.
En este sentido, atendiendo el principio de realización, cada uno de los pagos asociados con un contrato de prestación de servicios deben causarse en la medida en que se vayan recibiendo los bienes o servicios derivados del mismo y surja para el ente económico la obligación de efectuar el pago.
2. Tratamiento contable de anticipos entregados
La descripción de la cuenta 1330-Anticipos y Avances, definida en el Decreto 2650 de 1993, establece:
“Registra el valor de los adelantos efectuados en dinero o en especie por ente económico a personas naturales o jurídicas, con el fin de recibir beneficios o contra prestación futura de acuerdo con las condiciones pactadas, incluye conceptos tales como anticipos a proveedores, a contratistas, a trabajadores, a agentes de aduana y a concesionarios.
La dinámica de la cuenta establece que se debita “a) Por los valores girados por ente económico en la compra de bienes, servicios o según la estipulaciones en los respectivos contratos de obras civiles o trabajos por realizar”. A su vez, se acredita “c) Por los valores de las facturas, cuentas de cobro o actas de entrega parciales o totales que presenten los beneficiarios de los anticipos y avances, de acuerdo con los contratos o convenios establecidos”.
Por tanto, cuando en la realización de una actividad se establece la entrega de anticipos, el ente económico deberá registrar tal situación en la subcuenta respectiva de la cuenta 1330-Anticipos y Avances. En la medida en que se reciban los bienes o servicios, de acuerdo con las condiciones pactadas, deberá reconocerse el gasto o el activo correspondiente.
3. Reembolso de caja menor
Cada ente económico tiene la potestad para definir el reglamento interno relacionado con el control y manejo de los fondos de caja menor, en el cual debe definir, entre otros aspectos, la política de reembolso o legalización. En este sentido, podrá establecer que el reembolso se realice al cierre de cada mes, con el fin de evitar diferencias respecto a la causación de los gastos; cuando se cumpla con cierto porcentaje o atendiendo las condiciones particulares definidas en dicho reglamento.
En lo relacionado con el registro contable, la dinámica de la cuenta 1105-CAJA establece que se debita “(…) d. Por el valor de la constitución o incremento del fondo de caja menor” y se acredita “(…) e. Por la reducción o cancelación del monto del fondo de caja menor”.
· Registro contable de la apertura o constitución del fondo de caja menor:
110510-Cajas menores xxxx
111005-Moneda Nacional xxxx
· Reembolso o legalización de caja menor:
51XXXX-Gasto correspondiente xxxx
111005-Moneda Nacional xxxx
4. Presupuesto de las Cámaras de Comercio
En relación con la posibilidad de realizar gastos que no se encuentren contemplados en el presupuesto, el artículo 23 del Decreto 1520 de 1978 es claro al expresar:
“Art. 23._ Limitaciones presupuestales. Las cámaras de comercio no podrán efectuar erogaciones que no hayan sido contempladas en el respectivo presupuesto de gastos”.
En consecuencia, sólo podrán realizarse erogaciones relacionadas con las partidas o conceptos de gastos que hayan sido incluidas en el presupuesto.
En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no tiene fuerza vinculante, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.
Cordialmente,
LUIS ALONSO COLMENARES RODRÍGUEZ
Presidente
Proyectó: Adriana G.
Revisó y aprobó: LACR
Revisó y aprobó: GSC
Revisó y aprobó: GSA