Tema: Renta
Descriptor: Información básica de identificación y ubicación tributaria.
OFICIO N° 068383
25-10-2013
DIAN
100202208 – 1644
Bogotá
Ref.: Radicado 100208221-153 del 02/08/2013
Doctora
CECILIA RICO TORRES
Directora de Gestión de Ingresos
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
Carrera 8 No 6 C 38 piso 6°
Bogotá D.C.
Cordial saludo, Dra. Cecilia:
De acuerdo con lo establecido por el artículo 19 del Decreto 4048 de 2008 y la Orden Administrativa 000006 de 2009, es función de este despacho absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación en materia de impuestos nacionales, aduanera, comercio exterior y de control cambiario en lo de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Consulta lo siguiente:
¿Qué información del Registro Único Tributario RUT y de las declaraciones tributarias del impuesto sobre la renta o de ingresos y patrimonio es viable que la DIAN entregue al DANE con el fin de la actualización del Directorio Estadístico de Empresas y cuál sería el procedimiento y responsable de la entrega de dicha información?
Al respecto le informamos:
El artículo 63 del Decreto Ley 0019 de 2012, establece:
"INFORMACIÓN BÁSICA DE IDENTIFICACIÓN Y UBICACIÓN TRIBUTARIA. Para efectos fiscales del orden nacional y territorial se deberá tener como información básica de identificación, clasificación y ubicación de los clientes, la utilizada por el Sistema Informático Electrónico Registro Único Tributario que administra la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, conservando la misma estructura y validación de datos. De igual manera deberán hacerlo las Cámaras de Comercio para efectos del registro mercantil.
Para el ejercicio de las funciones públicas, la información contenida en el Registro Único Tributario podrá ser compartida con las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas.". (Se resalta y subraya).
Sobre esta información, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a través del Numeral 6.14. de la Circular 000001 de 2013, señaló:
"En cuanto a la naturaleza de la información contenida en el Registro Único Tributario –RUT-, el Tribunal Administrativo de Cundinamarca (Sección Primera) en sentencia de agosto 28 de 1994, citada en el Concepto 017850 del 22 de marzo del 2002 de la anteriormente denominada Oficina Jurídica expresó:
"...si bien la ley no ha consagrado la reserva de dicha información, de acuerdo con el artículo 15 de la Constitución Política, que establece el derecho a la intimidad personal, es claro que si la Administración pone a disposición de cualquier persona la información que contiene cualquiera de estos documentos, se vulnera el precepto constitucional, por cuanto de esa manera se ponen en circulación los datos que indican quienes son los contribuyentes de impuesto a las ventas, con expresión del NIT y el régimen tributario de cada persona, los cuales, en principio solo deben conocer las autoridades tributarias y excepcionalmente otros funcionarios públicos para efecto del cumplimiento de sus funciones".
De otra parte, a partir del 1° de enero de 2013, para efectos fiscales del orden nacional y territorial se deberá tener como información básica de identificación, clasificación y ubicación de los clientes, la utilizada por el Sistema Informático Electrónico Registro Único Tributario que administra la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, conservando la misma estructura y validación de datos.
Para el ejercicio de las funciones públicas antes mencionadas, la información contenida en el Registro Único Tributario podrá ser compartida con las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas. (Artículo 63 del Decreto Ley 0019 de 2012).
En relación con la información básica que puede ser compartida para el ejercicio de las anteriores funciones, la doctrina de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales contenida en el Oficio 039078 del 20 de junio de 2012, concluyó que es la relacionada con la identificación (NIT, nombres, apellidos, razón social) y la ubicación (dirección, municipio, departamento), previo el cumplimiento de las formas, condiciones, reserva y requisitos para el suministro, manejo, uso y salvaguarda de la información.
La información relacionada con la razón social o nombre e identificación del contribuyente o información no personalizada (agregada con fines estadísticos) obtenida a partir de las declaraciones tributarias o del Registro Único Tributario, se puede suministrar atendiendo el procedimiento del inciso 2 del artículo 2 del Decreto 2788 de 2004 que prevé:
"La información contenida en el RUT podrá ser suministrada a otras entidades públicas o privadas a través de resoluciones o convenios, en los términos y condiciones que establezca la DIAN siempre que la misma no esté sujeta a reserva conforme a la Constitución o a la Ley"."
Además, la misma Circular en el numeral 5.2. "Suministro de bases de datos para el ejercicio de funciones públicas”, repitiendo el contenido del artículo 227 de la Ley 1450 de 2011, señala que en el evento en que las entidades estatales requieran procesamientos o filtros especiales adicionales a la información publicada en la base de datos pública de acceso permanente y gratuito, de que trata el artículo 227, la DIAN, para nuestro caso, podrá cobrar dichos servicios mediante Contrato o Convenio.
A su vez, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, entre otras disposiciones, en los artículos 4, 10 y 13, consagra:
“ARTÍCULO 4o. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
(…).
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
(…).
ARTÍCULO 10. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
(…)
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
(…)
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.
ARTÍCULO 13. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN. La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;” (Se resalta y subraya).
Ahora bien, el artículo 583 del Estatuto Tributario, dispone que la información tributaria respecto de las bases gravables y la determinación privada de los impuestos que figuren en las declaraciones tributarias, tendrá el carácter de información reservada; por consiguiente, los funcionarios de la Dirección General de Impuestos Nacionales sólo podrán utilizarla para el control, recaudo, determinación, discusión y administración de los impuestos y para efectos de informaciones impersonales de estadística.
Por su parte, el artículo 587-1 del Estatuto Tributario, adicionado por el artículo 25 de la Ley 1430 de 2010, en cuanto al suministro de información al DANE con fines estadísticos, dispone:
"SUMINISTRO DE INFORMACIÓN CON FINES ESTADÍSTICOS. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá, previa solicitud, suministrar al Departamento Administrativo Nacional de Estadística –DANE- para propósitos estrictamente estadísticos y en particular para desarrollar encuestas económicas y para análisis empresariales como demografía de empresas, información tributaria globalizada o desagregada por sectores.
El uso de esta información estará sometido a la más estricta reserva.". (Se resalta y subraya):
Dentro del anterior contexto de la legislación colombiana, veamos ahora las funciones públicas que debe desarrollar el DANE, respecto de las obligaciones adquiridas por Colombia como país miembro de la Comunidad Andina en el Sistema Estadístico Comunitario. Es así como en la Decisión 780 publicada el 12 de Marzo de 2013 en la Gaceta Oficial del Acuerdo de Cartagena, se adopta la "Creación y Actualización del Sistema de Registros Estadísticos en los Países Miembros de la Comunidad Andina" y en sus artículos 7 y 12, respectivamente, se precisa:
Artículo 7. "Fuentes de información
Para la conformación y el mantenimiento de los registros estadísticos que formen parte del sistema, las autoridades de los servicios nacionales de estadística estarán autorizadas a recopilar, con fines estadísticos, la información cubierta por la presente Decisión existente en los registros administrativos mantenidos por entidades públicas y privadas. Las entidades tanto públicas como privadas están obligadas a suministrar dicha información."
Artículo 12. "Intercambio de datos confidenciales
1) A efectos de la presente Decisión, el intercambio de datos confidenciales deberá efectuarse exclusivamente con fines estadísticos, cuando el objeto del intercambio sea garantizar la calidad de la información y cuando el intercambio esté autorizado explícitamente por la autoridad nacional competente.
2) Con el fin de garantizar que los datos transmitidos en virtud del presente artículo se utilicen exclusivamente con fines estadísticos, el formato, las medidas de seguridad y confidencialidad, y el procedimiento de transmisión de datos, se adoptarán con arreglo al procedimiento contemplado en el artículo 14".
Y el artículo 14 establece que la decisión 780 será implementada a través de Resoluciones de la Secretaría General, siguiendo para ello el procedimiento de aplicación señalado en el mismo artículo.
Por otra parte, según el artículo 7 de la Decisión 698, al igual que el de la Decisión 780, "Los Servicios Nacionales de Estadística responsables de la creación y actualización de los directorios (...) [en Colombia el DANE] estarán autorizados para recoger la información necesaria de los registros administrativos mantenidos por las entidades públicas y privadas"(Se resalta). Y más adelante dicho precepto expresa que para la actualización de la información del Directorio de Empresas, se requerirá el uso de las fuentes fiscales.
Otro punto importante para destacar en nuestro estudio, es el hecho de que la DIAN al igual que el DANE, está en el proceso de adecuación del marco legal, las políticas, prácticas, administrativas y tecnológicas para la protección de la confidencialidad fiscal del intercambio de información con miras al cumplimiento de las exigencias de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico OCDE para el ingreso de Colombia a esa Organización Internacional. En esa medida, nuestros esfuerzos y acciones deben apuntar a generar mayores controles y seguridades para salvaguardar la confidencialidad de la información tributaria y por ello, entre otras acciones, se debe tener como referente la Guía sobre la Protección de la Información Objeto de Intercambio con Fines Fiscales diseñada por la OCDE, en donde se ofrecen directrices prácticas, se incluyen recomendaciones y una lista de verificación, sobre la manera de alcanzar un nivel adecuado de protección de la información de las Administraciones Tributarias, entre las que destacamos las siguientes:
a) Para garantizar la confidencialidad se aplican tanto las disposiciones de los convenios como las leyes nacionales;
b) La información intercambiada solo podrá ser utilizada para los fines especificados en la solicitud de información;
c) La información deberá ser transmitida de manera segura y, en caso de transmisión electrónica, deberá contar con el nivel de encriptación necesario;
d) La información y las solicitudes recibidas por parte de una autoridad competente han de clasificarse debidamente y archivarse de manera segura. Además, se deben tomar las medidas necesarias para garantizar que su uso y revelación cumplen con el convenio o el mecanismo de intercambio de información correspondiente;
e) Que la persona que ha solicitado la información, ha sido autorizada a hacerlo, así como a recibir dicha información.
De otra parte, en la DIAN la Dirección de Gestión Organizacional, a través de la Subdirección de Gestión de Tecnología de Información y Telecomunicaciones, tiene la competencia para custodiar la información corporativa de la Entidad y la disposición de los mecanismos y metodologías para su uso y su difusión por medios magnéticos, electromagnéticos o cualquier otra plataforma tecnológica. Es por ello que para efectos de la difusión interna o externa de la información fiscal, deberá reglamentar e implementar las políticas y especificaciones técnicas para su seguridad, recepción y entrega, de conformidad con los artículos 15 numeral 5 y 18 numerales 1, 2, 3 y 6 del Decreto 4048 de 2008.
Y el numeral 3 del artículo 12 de la Resolución 2546 de 2010, le otorga la competencia a la Coordinación de Enlace Local e Internacional del despacho de la Dirección de Gestión Organizacional de adelantar la gestión correspondiente a la celebración, modificación y terminación de los convenios interinstitucionales.
Recapitulando lo hasta aquí señalado, se tiene:
1. Para el ejercicio de las funciones públicas, la información básica de identificación, clasificación y ubicación de los clientes, contenida en el Registro Único Tributario podrá ser compartida con las entidades públicas, previo el cumplimiento de las formas, condiciones, reserva y requisitos para el suministro, manejo, uso y salvaguarda de la información;
2. Por otro lado, la información tributaria respecto de las bases gravables y la determinación privada de los impuestos que figuren en las declaraciones tributarias, tendrá el carácter de información reservada; por consiguiente, los funcionarios de la Dirección General de Impuestos Nacionales sólo podrán utilizarla, entre otros fines, para efectos de informaciones impersonales de estadística;
3. No obstante, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá, previa solicitud por el competente, suministrar al Departamento Administrativo Nacional de Estadística –DANE- para propósitos estrictamente estadísticos y en particular para desarrollar encuestas económicas y de análisis empresariales como demografía de empresas, información tributaria globalizada o desagregada por sectores, la cual estará sometida a la más estricta reserva;
4. A pesar de que la información que se encuentra protegida por el hábeas data solo puede recolectarse, almacenarse, usarse, circularse o suprimirse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, cuando una entidad pública la requiera en ejercicio de sus funciones, no será necesaria la autorización de su titular;
5. En particular, la entrega de información de datos personales que se encuentre autorizada por la Ley para fines estadísticos, no requiere el consentimiento previo y expreso de su titular;
6. Para la conformación y el mantenimiento de los registros estadísticos, las autoridades de los servicios nacionales de estadística están autorizadas a recopilar, con fines estadísticos, la información existente en los registros administrativos mantenidos por entidades públicas y privadas. Las entidades tanto públicas como privadas están obligadas a suministrar dicha información;
7. Para la creación y actualización de los Directorios de Empresas, el DANE está autorizado para recoger la información necesaria de los registros administrativos mantenidos por las entidades públicas y privadas, entre otras, la información fiscal del país, que para el caso es la que produce y administra la DIAN;
8. El intercambio de información de datos confidenciales o con reserva legal o constitucional con el DANE, debe estar autorizado explícitamente por la autoridad nacional competente, es decir por el Congreso de la República a través de una Ley, efectuarse exclusivamente con fines estadísticos y que dicho intercambio sea para garantizar la calidad de la información estadística;
9. La Coordinación de Enlace Local e Internacional del despacho de la Dirección de Gestión Organizacional, deberá adelantar la gestión correspondiente para la celebración de un Convenio Interinstitucional, para efectos de la entrega de información al DANE, en el cual sólo se cobrarán los costos asociados a su reproducción, teniendo en cuenta que no se trata de la información pública que debe contener la base de datos de acceso permanente, según lo ordenado por el artículo 227 de la Ley 1450 de 2011;
10. El Área competente para la entrega de la información tributaria al DANE con fines exclusivamente estadísticos, es la Dirección de Gestión Organizacional, a través de la Subdirección de Gestión de Tecnología de Información y Telecomunicaciones;
11. La persona que puede solicitar y recibir la información, debe estar previamente autorizada por el Director del DANE;
12. Para la entrega de la información tributaria al DANE con fines exclusivamente estadísticos, se deberá dar cumplimiento a la reglamentación y especificaciones técnicas para su seguridad que para el efecto señale la Dirección de Gestión Organizacional, a través de la Subdirección de Gestión de Tecnología de Información y Telecomunicaciones, la cual deberá contener los protocolos de almacenamiento y transmisión de datos conforme con las medidas de seguridad, confidencialidad y el procedimiento para su transmisión, de conformidad con lo contemplado en el artículo 14 de la Decisión 780, la reglamentación que para esos efectos haya expedido el DANE, el Convenio Interinstitucional suscrito para la entrega de la información y las directrices y recomendaciones de la Guía Sobre la Protección de la Información Objeto de Intercambio con Fines Fiscales, diseñada por la OCDE.
Con todo, en primer lugar, el artículo 63 del Decreto-Ley 019 de 2012, autoriza de manera expresa para el ejercicio de las funciones públicas, que la información básica de identificación, clasificación y ubicación de los contribuyentes contenida en la hoja principal del Registro Único Tributario, pueda ser compartida con las entidades públicas.
En segundo lugar, tanto la Ley Estatutaria 1581 de 2012, como la Decisión 780 de la Comunidad Andina señalan que, además de que el intercambio de información confidencial o con reserva legal o constitucional, se deba usar exclusivamente para fines estadísticos, también, de manera expresa, disponen que a tal intercambio o suministro están obligadas las entidades públicas, pero siempre y cuando se haga conforme lo autorice explícitamente la Ley nacional para tales fines.
De modo que, el legislador nacional mediante el artículo 587-1 del Estatuto Tributario, adicionado por el artículo 25 de la Ley 1430 de 2010, ya transcrito, autorizó de manera particular a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, previa solicitud, para entregar al DANE información tributaria globalizada o desagregada por sectores –con o sin amparo constitucional al derecho a la intimidad o reserva legal-, exigiéndosele tanto el compromiso expreso de su utilización exclusiva para fines estadísticos, así como la obligación de garantizar la debida protección a la reserva que ampare la información suministrada.
Para tener claridad sobre la información que se puede suministrar al DANE, veamos el significado de los términos "globalizada" y "desagregada", usados en el artículo 587-1 del Estatuto Tributario:
"La desagregación es el nivel geográfico de presentación de los resultados (total, nacional, departamental, entre otros)." (Publicación: "Lineamientos básicos de una investigación estadística"- DANE, Página 42).
Desagregar. "(De des- y agregar). 1. tr. Separar, apartar una cosa de otra." (Diccionario de la Real Academia de la Lengua- Vigésima segunda edición).
Globalizar. "1. tr. Integrar en un todo cosas diversas.". "1. f. Acción de globalizar integrar cosas diversas). Haría falta una globalización de los datos parciales obtenidos."(Diccionario de la Real Academia de la Lengua- Vigésima segunda edición).
Global. "Total, completo, universal, entero, integral, general". (Internet: http://es.thefreedictionary.com/global).
En esos términos, es viable suministrar al DANE, previa solicitud por el competente, toda la información del Registro Único Tributario RUT, de las declaraciones tributarias del impuesto sobre la renta o de ingresos y patrimonio y en general toda la información tributaria que requiera y que la DIAN produzca o administre, ya sea de manera globalizada (integrándola en su totalidad, de manera completa, integral, tomada en su conjunto, sin dividirla y sin tener en cuenta componentes especiales como características de los contribuyentes, zonas geográficas, sectores económicos, etc.), o desagregada por sectores (separándola por departamentos, municipios, sectores económicos, tipo de contribuyentes, etc.), con la condición de que se use exclusivamente para propósitos estadísticos y en particular para desarrollar encuestas económicas y de análisis empresariales como demografía de empresas, y bajo la más estricta reserva.
Por último, el procedimiento, responsable de la entrega y competente para solicitar y recibir la información señalada anteriormente, se encuentran indicados en los numerales 9, 10, 11 y 12 de este pronunciamiento.
Atentamente,
DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO
Directora de Gestión Jurídica