Tema: Procedimiento
Descriptor: Conservación de documentos tributarios en medios electrónicos.
OFICIO N° 070391
01-11-2013
DIAN
100208221 – 907
Bogotá D.C.
Ref.: Solicitud radicado No. 01626 del 24/07/2013
Señora
CAROL CAITA CORREA
Calle 72 No. 6-30 Oficina 502
Bogotá D.C.
Cordial saludo señora Carol,
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 y la Orden Administrativa No. 000006 de 2009, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales, en materia aduanera o de comercio exterior y control cambiario en lo de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Mediante el radicado de la referencia solicita se precise la respuesta entregada para el radicado 38353 del 06/06/2013, atendido por la Coordinación de Relatoría quien remitió la Doctrina Vigente No. 049693 del 3 de agosto de 2012.
En la comunicación se consulta:
En primer lugar "Se aclare si existe la posibilidad de conservar los documentos en un medio distinto del físico, es decir por cualquier medio técnico magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta, en relación con documentos de carácter tributaria, aduanera y cambiaria según lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley 527 de 1999, artículo 26 y parte final del artículo 28, ambos de la Ley 962 de 2005."
Sobre el particular conviene advertir que la doctrina de la entidad ha resuelto varias consultas acerca de la conservación de descuentos en materia tributaria, aduanera y cambiaria, con el Concepto Tributario 51929 de 2000, se señaló:
"A su vez el artículo 632 del Estatuto Tributario señala:
"Deber de conservar informaciones y pruebas. Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1° de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la administración de impuestos, cuando ésta así lo requiera:
1. Cuando se trate de personas o entidades obligadas a llevar contabilidad, los libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a los registros contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y retenciones consignados en ellos.
Cuando la contabilidad se lleva en computador, adicionalmente se debe conservar los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos.
…(subrayado del Despacho).
El artículo 12 de la Ley 527 de 1999 (Ley de Comercio Electrónico) es del siguiente tenor:
"Conservación de mensajes de datos y documentos. Cuando la Ley requiere que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta;
2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y
3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.
No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.
Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción (Subrayado del Despacho).
De las normas transcritas se colige que la legislación contable le ha dado la posibilidad a las personas obligadas a llevar contabilidad de conservar sus documentos y papeles relacionados con la misma, por cualquier medio técnico que reproduzca fielmente la información almacenada, como por ejemplo, diskette, CD, ópticos, etc., y con la expedición de la Ley de Comercio Electrónico se ha reiterado esa posibilidad.
Por tanto tiene razón la consultante al manifestar que debe entenderse adicionado el artículo 632 del Estatuto Tributario en el sentido de aceptar los comprobantes internos y externos almacenados como mensajes de datos." (resaltado nuestro)
En materia aduanera conviene extractar la doctrina emitida mediante Concepto 021 de 2007, que precisó:
"La ley 962 de 8 de julio de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos, cuyo Capítulo II establece criterios para la racionalización de trámites para el ejercicio de actividades particulares, dispuso:
"Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente, se encuentren obligadas a conservar esta información.
Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales".
Por otra parte, la legal introducción de una mercancía de procedencia extranjera al país, se acredita con la correspondiente declaración de importación y los respectivos documentos soporte de conformidad con el artículo 121 del Decreto 2685 de 1999.
En lo referente a tales documentos soporte el artículo citado indica:
"Para efectos aduaneros, el declarante está obligado a obtener antes de la presentación y aceptación de la Declaración y a conservar por un período de cinco (5) años contados a partir de dicha fecha, el original de los siguientes documentos que deberá poner a disposición de la autoridad aduanera, cuando ésta así lo requiera. (...)" (Destaca el despacho).
Expuesto lo anterior, queda planteado un problema de prevalencia entre las dos disposiciones transcritas, toda vez que podría pensarse que los documentos soporte de las declaraciones de importación pueden conservarse en cualquier medio técnico, magnético o electrónico, por el término de (10) años y no en original y por cinco (5) años como demanda el artículo 121 del Decreto 2685 de 1999.
Para dilucidar esta aparente dicotomía, es necesario aplicar la regla interpretativa establecida por el artículo 5 de la Ley 57 de 1887 cuya primera regla interpretativa señala que "La disposición relativa a un asunto especial, prefiere a la que tenga carácter general", cuya aplicación a todas luces nos indica que para efectos aduaneros priman las disposiciones contenidas en el Decreto 2685 de 1999.
Por consiguiente, la exigencia del artículo 121 del Decreto 2685 de conservar el original de los documentos soporte de las declaraciones de importación no debe interpretarse como un mero capricho del legislador aduanero; pues ella guarda relación directa con el ejercicio de las amplias facultades de fiscalización y control otorgadas a la Autoridad Aduanera por el artículo 470 ibídem.
Ahora bien, el hecho de que el importador tenga que cumplir con las previsiones de esta norma, no le impide que, en calidad de comerciante y para efectos de la conservación de los libros y papeles de comercio opte por emplear papel o cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta, en aplicación de la disposición general contenida en el artículo 28 de la ley 962 de 1995.
En conclusión: Los documentos soporte de las declaraciones de importación deben conservarse físicamente durante el término establecido por el artículo 121 del Decreto 2685 de 1999, sin perjuicio de que puedan guardarse copias en cualquier medio técnico, magnético o electrónico por el término establecido por el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.” (resaltado nuestro)
De igual manera, exponemos la doctrina en materia cambiaria de esta entidad, citada en oficio 151 de 2008, así:
"2. Por otra parte manifiesta usted que en la factura comercial se consignó el valor de la mercancía sin dejar constancia de los descuentos otorgados. En este evento, deben conservarse todos los documentos que lo acrediten, para efectos de posibles investigaciones administrativas cambiarias, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 3°. de la Resolución Externa 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República, considerando que no se recibió pago por la exportación y en consecuencia no podía canalizarse suma alguna a través del mercado cambiario:
"Artículo 3°. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. Para efectos cambiarios y sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los residentes en el país que efectúen operaciones de cambio están obligados a conservar los documentos que acrediten el monto, características y demás condiciones de la operación y el origen o destino de las divisas, según el caso, por un período igual al de caducidad o prescripción de la acción sancionatoria por infracciones al régimen cambiario.
Tales documentos deberán presentarse a las entidades encargadas del control y vigilancia del cumplimiento del régimen cambiario que los requieran o dentro de las actuaciones administrativas que se inicien para determinar la comisión de infracciones cambiarias".
En el evento en que dentro de una investigación cambiaria que se pudiera adelantar por esos hechos, no se pueda probar que en efecto se dio un descuento al comprador del exterior y que por ello no se reintegró todo o parte del valor de la exportación, se configurará una infracción cambiaria por no canalizar a través del mercado cambiario, una operación de cambio obligatoriamente canalizable según los artículos 7 y 15 de la Resolución Externa 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República y procederá imponer la sanción descrita en el literal e) del artículo 3° del Decreto Ley 1092 de 1996 modificado por el artículo 1° del Decreto Ley 1074 de 1999, antes transcrito."(resaltado nuestro)
De la mencionada Doctrina, se puede observar que la interpretación jurídica está referida solamente a normas específicas que atañe a la conservación de los documentos relacionados a los regímenes tributario, aduanero y cambiario aclarando los términos señalados a cada materia.
En segundo lugar, solicita "Se aclare que una vez utilizado dicho medio técnico, magnético o electrónico es posible acudir a la destrucción física de los documentos".
Acerca de la destrucción de los documentos una vez éstos cumplan el lapso del artículo 28 de la Ley 962 de 2005, nos permitimos informar que nuestra facultad está relacionada con la interpretación y aplicación de las normas tributarias, en materia aduanera o de comercio exterior de competencia de entidad, al no existir disposición legal que regule el tema de la destrucción de los documentos este despacho no puede realizar la interpretación a una norma inexistente.
En los anteriores términos se resuelve su solicitud y cordialmente le informamos que tanto la normativa en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: www.dian.gov.co http://www.dian.gov.co, siguiendo los iconos "normativa" “técnica" y, seleccionando los vínculos "Doctrina" y "Dirección de Gestión Jurídica".
Atentamente,
LEONOR EUGENIA RUIZ DE VILLALOBOS
Subdirectora de Gestión Normativa y Doctrina