Fondo de imprevistos en Conjunto residencial.
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Organismo adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
Bogotá D.C., Octubre 5 de 2011
OFCTCP Nº - 0147 / 2011
Señor
XXXXXXXXXX
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XXXXXXXXXX
REFERENCIA: |
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Fecha de la Consulta….: |
6 de Septiembre de 2010 |
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Entidad de Origen………: |
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo |
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Nº de Radicación CTCP...: |
404 – DERECHO DE PETICIÓN |
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Temas…………………......: |
Fondo de imprevistos |
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El Consejo Técnico de la Contaduría Pública en su carácter legal de organismo gubernamental de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información; atendiendo lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1314 de 2009, procede a responder un derecho de petición.
CONSULTA (TEXTUAL)
“En un conjunto residencial, el fondo para imprevistos se está contabilizando de la siguiente forma:
INGRESO FONDO IMPREVISTOS XXX
BANCOS XXX
BANCOS XXX
INVERSIONES FONDO IMPREVISTOS XXX
GASTOS FONDO IMPREVISTOS XXX
PROVISIÓN FONDO IMPREVISTOS (PASIVO) XXX
Hasta el 31 de diciembre del 2009 no se hicieron los dos últimos registros
PREGUNTAS
1. Esta forma de contabilización es correcta?
2. Cómo en años anteriores no se hicieron los últimos dos registros, es obligatorio que en este momento se contabilice lo anterior afectando el patrimonio? O se deja a sí y en el evento de un siniestro que se tenga que utilizar el fondo se lleve al gasto, o qué otra opción se puede aplicar?”
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del propósito ya indicado, las respuestas del Consejo Técnico de la Contaduría Pública son de carácter general y abstracto, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.
Respecto al fondo de imprevistos, en las propiedades horizontales, el numeral 3.5.6 de la Orientación profesional, del 1 de julio de 2008, emitida por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, referente al ejercicio profesional de la contaduría pública en entidades de propiedad horizontal, señala que:
“3.5.6.1 Naturaleza: El artículo 35 de la Ley 675 de 2001 establece: “(...) La persona jurídica constituirá un fondo para atender obligaciones o expensas imprevistas, el cual se formará e incrementará con un porcentaje de recargo no inferior al uno por ciento (1%) sobre el presupuesto anual de gastos comunes y con los demás ingresos que la asamblea general considere pertinentes. La asamblea podrá suspender su cobro cuando el monto disponible alcance el cincuenta (50%) del presupuesto ordinario de gastos del respectivo año. El administrador podrá disponer de tales recursos, previa aprobación de la asamblea general, en su caso, y de conformidad con lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal.
PARÁGRAFO. El cobro a los propietarios de expensas extraordinarias adicionales al porcentaje del recargo referido, solo podrá aprobarse cuando los recursos del Fondo de que trata este artículo sean insuficientes para atender las erogaciones a su cargo”. (...)”
Así las cosas, el Fondo de Imprevistos tiene como finalidad garantizar los recursos necesarios en el momento en el que se incurra en situaciones inciertas, no presupuestadas, que implican la disposición de recursos adicionales a los recursos recaudados en las cuotas ordinarias de administración. Como consecuencia, la naturaleza del Fondo que establece la Ley 675 de 2001, corresponde a la separación de los recursos monetarios en una cuenta de destinación específica, como por ejemplo una cuenta de ahorros, un fondo fiduciario liquido, que garantice la disponibilidad inmediata de los recursos.
El fondo de imprevistos se calcula del presupuesto de gastos anual, conformándose en una suma adicional a la cuota de administración.
3.5.6.2 Recaudo: Al quedar incorporado el valor del fondo de imprevistos dentro del presupuesto de gastos, no hay necesidad de incluir en la cuenta de cobro al copropietario su valor en forma independiente, en tanto va a quedar inmerso dentro del valor total de la cuota de administración.
Se trata pues, de una formalidad de tipo contable y de control administrativo que implica que, al contabilizarlo, se separe el valor recaudado por concepto de la cuota ordinaria propiamente dicha, respecto del monto correspondiente al fondo de imprevistos.
3.5.6.3 Contabilización:
(…)
El Fondo de Imprevistos corresponde a recursos adicionales para atender situaciones no previstas, por tanto en el momento de su recaudo se adelantan cuotas extraordinarias, en las que se incurrirían en el momento de presentarse tal situación si no se tuvieran dichos recursos.
De lo anterior, se deduce que los dineros recibidos por concepto del Fondo de Imprevistos corresponden a otros ingresos de la copropiedad, diferentes a los recibidos de la cuota ordinaria de administración, pero que finalmente una vez presentada la situación inesperada se utilizaran para sufragar los gastos o inversiones que de ella se deriven.
Contabilización del Fondo de Imprevistos como un Ingreso y provisión del gasto. Esta propuesta es acogida por el Consejo Técnico, dado que el Decreto 2649 de 1993, en el artículo 38 establece que “(...) Los ingresos representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades realizadas durante un período, que no provienen de los aportes de capital. (...)”.
Así las cosas, se reconocen los recursos del Fondo de Imprevistos como un Ingreso en el periodo en el que se causa, toda vez corresponde a flujos de dinero que recibe la copropiedad para el desarrollo del objeto para el cual fue creada, la administración de los bienes de los copropietarios, en este caso específico, se atenderán situaciones inesperadas que pueden tener efectos en el bien común de los copropietarios.
Por tanto, al estar el Fondo de Imprevistos inmerso en la cuota de administración, se reconoce este valor total con un débito en cuentas por cobrar, y un crédito en la cuenta de Ingresos. Posteriormente, se realizará el traslado a la cuenta del disponible destinada específicamente para el Fondo de Imprevistos, acreditando la cuenta de caja o bancos, según sea el caso de recaudo.
Simultáneamente, como mecanismo de control, deberá reconocerse una provisión por el valor del fondo en el mismo periodo, con afectación del gasto. Informando en el pasivo la totalidad de los recursos destinados para un eventual imprevisto, toda vez que el fondo especial del disponible, puede no reflejar el valor total presupuestado del fondo por efecto de las cuotas pendientes de recaudo.
Ahora bien, en el momento en que ocurra un imprevisto y que, de acuerdo con lo establecido en la Ley 675 de 2001, se deba utilizar dicho fondo, tal situación se refleja en la contabilidad debitando la provisión por el concepto del imprevisto y acreditando la cuenta especial del disponible que fue constituida para tal fin. A continuación se ilustran los asientos contables:
REGISTROS CONTABLES
1. Causación de los recursos.
CUENTAS POR COBRAR XXXX
INGRESOS XXXX
Cuota de Administración xxx
Fondo de Imprevistos x
2. Recaudo de los recursos.
CAJA/BANCOS XXXX
CUENTAS POR COBRAR XXXX
3. Constitución del fondo y provisión
FONDO LÍQUIDO – Fondo de improvistos X
CAJA/BANCOS X
GASTO FONDO DE IMPREVISTOS X
PROVISIÓN FONDO DE IMPREVISTOS X
4. Utilización del fondo
PROVISIÓN IMPREVISTOS X
FONDO LÍQUIDO – Fondo de Imprevistos X
3.5.6.4 Reclasificación Para efectos de la reclasificación del fondo de imprevistos, las copropiedades en su contabilidad deberán realizar los ajustes pertinentes, para cumplir con lo establecido en la presente orientación. Para tal fin, es preciso definir si el valor del fondo de imprevistos en su reconocimiento inicial afecto el estado de resultado o si por el contrario, tuvo sólo afectación en cuentas del balance. Para dar mayor claridad se ilustran algunos de los posibles escenarios de reclasificación:
Si el valor del fondo de imprevistos tuvo afectación en el estado de resultados únicamente por el ingreso y no se constituyó el fondo líquido:
RECLASIFICACIÓN DEL FONDO – 1
1. FONDO LÍQUIDO – Fondo de Imprevistos XXX
CAJA/BANCOS XXX
2. GASTOS EJERCICIOS ANTERIORES XXX
· Fondo de Imprevistos
PROVISIÓN FONDO DE IMPREVISTOS XXX
Si el valor del fondo de imprevistos tuvo afectación en el estado de resultados en el ingreso, y en el gasto mediante constitución de fondo en el patrimonio, constituyéndose el fondo líquido:
RECLASIFICACIÓN DEL FONDO – 2
1. PATRIMONIO
· Fondo de Imprevistos XXX
PROVISIÓN FONDO DE IMPREVISTOS
· Fondo de Imprevistos XXX
Si por error el valor del fondo de imprevistos no tuvo afectación en el estado de resultados ni en el ingreso, ni en el gasto, y se constituyó una cuenta por pagar a favor de los copropietarios, sin constituirse el fondo líquido:
RECLASIFICACIÓN DEL FONDO
1. CUENTAS POR PAGAR - Copropietarios XXX
INGRESOS EJERCICIOS ANTERIORES
Fondo de Imprevistos XXX
2. FONDO LÍQUIDO – Fondo de improvistos XXX
CAJA/BANCOS XXX
3. GASTOS EJERCICIOS ANTERIORES XXX
· Fondo de Imprevistos
PROVISIÓN FONDO DE IMPREVISTOS XXX
No obstante lo anterior, si el tratamiento contable dado al fondo de imprevistos dista de cualquiera de los escenarios anteriormente expuestos, la copropiedad en su contabilidad deberá realizar los ajustes pertinentes.
Adicionalmente, en notas a los Estados Financieros debe revelarse el cambio en el tratamiento contable del Fondo de imprevistos, así como la procedencia de los excedentes que se generan en el periodo del ajuste como ingresos de ejercicios anteriores.
3.5.6.5 Incremento: Cada año la Copropiedad deberá calcular el valor del fondo de Imprevistos de acuerdo a la tarifa asignada por la Asamblea General, la cual no debe ser inferior al 1% del presupuesto anual de gastos, de conformidad con lo establecido en el artículo 35 de la Ley 675. En este sentido el valor del Fondo de Imprevistos se irá aumentando cada año, hasta que ascienda a un valor del 50% del presupuesto de gasto; a partir de allí, la Asamblea General podrá decidir, si lo considera pertinente, suspender el cálculo y cobro de dicho monto, hasta el momento que este sea inferior al 50% del presupuesto.
3.5.6.6 Intereses originados por el Fondo Líquido de Imprevistos. Los intereses generados por el fondo líquido de imprevistos, no se constituyen como base obligatoria del fondo. Por tal motivo, la administración podrá disponer de esos recursos dentro del desarrollo normal de las operaciones, siempre y cuando la asamblea de copropietarios no disponga lo contrario, y decida una destinación específica de esos recursos”.
Por todo lo anterior, para un adecuado reconocimiento contable de los hechos que se desprenden de la constitución y uso de los recursos del fondo de imprevistos, la propiedad horizontal podrá atender lo señalado en los numerales de la Orientación profesional citados en los párrafos anteriores.
Cabe anotar, que los registros de reclasificación del fondo de imprevistos señalados en la orientación profesional, y citados en los párrafos anteriores, se fundamentan en los artículos 52, 59 y 106 del Decreto 2649 de 1993, los cuales señalan que:
“ARTICULO 52. PROVISIONES Y CONTINGENCIAS. Se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables así como para disminuir el valor reexpresado si fuere el caso de los activos, cuando sea necesario de acuerdo con las normas técnicas. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables.
Una contingencia es una condición, situación o conjunto de circunstancias existentes, que implican duda respecto a una posible ganancia o pérdida por parte de un ente económico, duda que se resolverá en último término cuando uno o más eventos futuros ocurran o dejen de ocurrir. (…)
ARTICULO 59. TRATAMIENTO DE INFORMACIONES CONOCIDAS DESPUES DE LA FECHA DE CIERRE. Debe reconocerse en el período objeto de cierre el efecto de las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de corte y antes de la emisión de los estados financieros, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones que existían antes de la fecha de cierre.
ARTICULO 106. RECONOCIMIENTO DE ERRORES DE EJERCICIOS ANTERIORES. Las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de desviaciones en la aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la información financiera, se deben incluir en los resultados del período en que se advirtieren”.
En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no tiene fuerza vinculante, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.
Cordialmente,
LUIS ALONSO COLMENARES RODRÍGUEZ
Presidente
Proyectó: JETP
Revisó y aprobó: LACR
Revisó y aprobó: GSC
Revisó y aprobó: GSA