Oficio 1510

OFICIO Nº 001510

05-12-2014

DIAN

 

 

Dirección de Gestión Jurídica

Bogotá, D. C.

100202208 – 1510

 

Ref. Radicado 013413 del 25 11 2014

 

Tema: Procedimiento Tributario

Descriptores: Reserva de las Declaraciones Tributarias

Fuentes formales: Estatuto Tributario art. 583; Resolución 3448 de 1999 art 26

 

Cordial saludo Dr. Ávila.

 

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 4048 de 2008, esta Dirección es competente para absolver las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales, aduaneras o de comercio exterior y en materia de control cambiario en lo de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, razón por la cual su consulta se absolverá en el marco de la citada competencia.

 

Plantea usted una situación fáctica en la que la fiscal 16 de la Unidad de Patrimonio Económico de la Fiscalía General de la Nación, solicitó a la Coordinación de Comunicaciones Oficiales y Control de Registros de la Subdirección de Gestión de Recursos Físicos, el original de dos declaraciones de renta, para retirarlas de las oficinas de la DIAN bajo cadena de custodia y someterlas a cotejo manuscritural en los laboratorios de grafología y documentología del CTI, con ocasión de una denuncia por falsedad de su firma, presentada por la persona que aparece como declarante de renta.

 

Con fundamento en lo señalado, consulta sobre la viabilidad de prestar los originales para tal efecto, a la luz de la normativa vigente sobre la reserva de las declaraciones tributarias.

 

Al respecto se precisa:

 

De conformidad con el artículo 583 del Estatuto Tributario, la información tributaria respecto de las bases gravables y la determinación privada de los impuestos que figuren en las declaraciones tributarias, tendrá el carácter de información reservada y por consiguiente, los funcionarios de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales sólo podrán utilizarla para el control, recaudo, determinación, discusión y administración de los impuestos y para efectos de informaciones impersonales de estadística.

 

Sin embargo, el segundo inciso de la norma en cita determina expresamente una excepción en el siguiente sentido:

 

“En los procesos penales, podrá suministrarse copia de las declaraciones, cuando la correspondiente autoridad lo decrete como prueba en la providencia respectiva”.

 

De acuerdo con lo precedente, es claro que la entidad podrá suministrar “copia” de las declaraciones tributarias, a solicitud de la fiscalía, con ocasión de la investigación dentro un proceso penal.

 

Sin embargo, también es claro que en el caso expuesto en su consulta, no basta con la expedición de una copia, toda vez que por la naturaleza de la denuncia penal, (falsedad en la firma), la autoridad judicial requiere efectuar los análisis grafológicos correspondientes sobre el original de la declaración.

 

Esta situación comporta la obligación para la dependencia encargada de su custodia, de determinar primeramente si con esta actuación se vulnera el derecho a la intimidad del declarante, salvaguardado por el inciso primero del artículo 583 del Estatuto Tributario y en segundo lugar si existe viabilidad jurídica para prestar el original de la declaración con miras al desarrollo del procedimiento expuesto por la fiscalía.

 

En cuanto a lo primero, es claro que el suministro de copia de las declaraciones a la autoridad penal, debidamente decretada como prueba en la providencia respectiva, no ha sido prevista por el legislador como vulneratoria del derecho a la intimidad del declarante, razón por la cual lo permite expresamente en el artículo 583 del Estatuto Tributario.

 

Esto comporta como lógica consecuencia que al permitirse legalmente la expedición de copia de la declaración, el préstamo del original, -que obviamente contiene la misma información que una copia-, no conlleva la violación del derecho a la intimidad consagrado por el artículo 15 superior.

 

En cuanto a lo segundo, es del caso recordar que la Resolución 3448 de 1999, “Por la cual se adoptan las normas generales para la administración de los archivos en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”, determina en su artículo 26:

 

“PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS. El préstamo de documentos de archivo será exclusivo para usuarios internos y entidades oficiales legalmente autorizadas, mediante solicitud motivada. Los documentos del archivo de gestión y del archivo central se prestarán por un término no superior a tres días hábiles continuos”. (Énfasis añadido)

 

En este orden de ideas, de la normativa citada en precedencia hay lugar a colegir la viabilidad jurídica para la entidad de efectuar el préstamo del original de dos declaraciones de renta solicitadas por un fiscal delegado, en desarrollo de sus funciones legales y para efectos probatorios dentro de un proceso penal por presunta falsedad en la firma de las mismas, siempre y cuando se retiren de las oficinas de la DIAN bajo cadena de custodia, para someterlas a cotejo manuscritural en los laboratorios de grafología y documentología del CTI, y con el compromiso escrito de devolverlas una vez practicada la diligencia, lo cual deberá quedar señalado en forma expresa en el acta respectiva.

 

En los anteriores términos se resuelve su consulta y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.gov.co siguiendo los iconos: "Normatividad" - "técnica" y seleccionando los vínculos "Doctrina" y "Dirección de Gestión Jurídica”.

 

Cordialmente,

 

 

DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO

Directora de Gestión Jurídica