Oficio 78516

OFICIO Nº 078516

22-12-2014

DIAN

 

 

Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina

Bogotá, D.C.

100208221 – 001478

 

Ref: Radicado 100029179 del 10/11/2014

 

Tema Procedimiento Tributario

Descriptores Cambio de régimen común a simplificado; Documentos equivalentes a la factura; No obligados a expedir factura; Responsables de impuesto sobre las ventas en el régimen simplificado

Fuentes Formales Estatuto Tributario, arts. 437, 616-1, 616-2 y 771-2, Decreto Reglamentario 1001 de 1997, art. 2º, Decreto Reglamentario 3050 de 1997, art. 3º, Decreto Reglamentario 522 de 2003, art. 3º, Resolución DIAN 3878 de 1996, art. 3º

 

 

Cordial saludo, Dr. Lozano:

 

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 es función de este Despacho absolver las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de esta entidad.

 

Consulta si un contratista, que en la fecha de celebración del contrato y en la de vencimiento del plazo de ejecución, se encontraba inscrito en el régimen común, y que al momento de liquidar el contrato y efectuar el cobro del último pago pertenece al régimen simplificado ¿debe expedir factura para efectos del último pago?

 

Al respecto, este Despacho hace las siguientes consideraciones:

 

Por mandato del artículo 616-2 del Estatuto Tributario, en concordancia con el literal c) del artículo 2º del Decreto Reglamentario 1001 de 1997, los responsables del régimen simplificado del impuesto sobre las ventas no están obligados a expedir factura en sus operaciones.

 

Así las cosas, cuando un responsable del impuesto sobre las ventas perteneciente al régimen común, le solicita a la DIAN el cambio al régimen simplificado, solamente hasta el momento en que su petición sea aceptada mediante el acto administrativo, deberá cumplir con el deber formal de facturar (Oficio No. 064448 del 12 de septiembre de 2005).

 

Ahora bien, para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, adicionado por el artículo 3º de la Ley 383 de 1997, establece los documentos soporte:

 

“Artículo 771-2. Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.

 

Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.

 

Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.

…”

 

A su turno, el artículo 3º del Decreto 3050 de 1997, reglamenta el inciso tercero del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, en los siguientes términos:

 

“Artículo 3º. Requisitos para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables por operaciones realizadas con no obligados a facturar. De conformidad con lo estipulado en el inciso 3º. del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, el documento soporte para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables por operaciones realizadas con personas no obligadas a expedir facturas o documento equivalente, será el expedido por el vendedor o por el adquirente del bien y/o servicio, y deberá reunir los siguientes requisitos:

 

1. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad beneficiaria del pago o abono.

2. Fecha de la transacción

3. Concepto

4. Valor de la operación

5. La discriminación del impuesto generado en la operación, para el caso del impuesto sobre las ventas descontable.

 

Lo dispuesto en el presente artículo no será aplicable para la procedencia de los costos, deducciones e impuestos descontables correspondientes a la retención asumida en operaciones realizadas con responsables del impuesto sobre las ventas del régimen simplificado.

…” (subrayado fuera de texto).

 

Por su parte, el artículo 3º del Decreto 522 de 2003, reglamentario, entre otros, de los artículos 616-1, 437 y 771-2 del Estatuto Tributario, crea un nuevo documento equivalente a la factura, para el caso específico de las operaciones de venta o prestación de servicios que efectúen los responsables del régimen simplificado a responsables del régimen común, caso en el cual, el documento equivalente debe elaborarlo el adquirente responsable del régimen común:

 

“Artículo 3º. Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos:

 

a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios;

b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono;

c) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva;

d) Fecha de la operación;

e) Concepto;

f) Valor de la operación;

g) Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación;

…” (subrayado fuera de texto).

 

De lo expuesto se concluye, que la demostración de costos, deducciones e impuestos descontables relacionados con transacciones realizadas con responsables del régimen simplificado, se rigen por las siguientes reglas (Concepto No. 042364 del 13 de julio de 2004):

 

1. Cuando la operación se realiza entre un no responsable del impuesto sobre las ventas y un responsable del régimen simplificado, caso en el cual no hay lugar a practicar retención del impuesto, el comprador para efectos de soportar sus costos y deducciones deberá elaborar el documento equivalente que describe el artículo 3º del decreto 3050 de 1997.

2. Cuando un responsable del régimen simplificado le vende un bien o servicio a un responsable del régimen común, le corresponde a este último elaborar el documento equivalente a la factura mencionado en el artículo 3º del Decreto 522 de 2003.

 

Este despacho se ha pronunciado reiteradamente sobre el tema, entre otros, en el Concepto No. 045671 del 31 de julio de 2003 y 003577 del 22 de enero de 2004, cuya fotocopia anexamos para su ilustración por constituir doctrina vigente.

 

No obstante lo anterior, si el responsable del régimen simplificado opta por expedir factura o documento equivalente, deberá cumplir los requisitos señalados para cada documento, de acuerdo con lo dispuesto por el parágrafo 1º del artículo 2º del Decreto Reglamentario 1001 de 1997:

 

“Artículo 2. No obligados a facturar. Sin perjuicio de lo previsto en el artículo anterior, no se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:

…

c) Los responsables del régimen simplificado;

…

Parágrafo 1. Las personas no obligadas a expedir factura o documento equivalente, si optan por expedirlos, deberán hacerlo cumpliendo los requisitos señalados para cada documento, según el caso.

…” (subrayado fuera de texto).

 

En este último evento, no será necesario solicitar autorización de la numeración, conforme la exoneración expresa consagrada en el inciso segundo del artículo 3º de la Resolución DIAN 3878 de 1996, adicionado por el artículo 3º de la Resolución 5709 de 1996 (Oficio No. 081702 del 22 de agosto de 2008):

“Artículo 3.- Casos en los que no se requiere autorización de la numeración.

…

Tampoco requerirán autorización de la numeración los no obligados a facturar cuando opten por expedirla.”

 

En todo caso, cuando el responsable del régimen simplificado opte por expedir factura, no debe perderse de vista, el mandato del parágrafo del artículo 437 del Estatuto Tributario:

 

“Artículo 437. Los comerciantes y quienes realicen actos similares a los de ellos y los importadores son sujetos pasivos. Son responsables del impuesto:

 

…

Parágrafo. A las personas que pertenezcan al régimen simplificado, que vendan bienes o presten servicios, les está prohibido adicionar al precio suma alguna por concepto del impuesto sobre las ventas. Si lo hicieren, deberán cumplir íntegramente con las obligaciones predicables de quienes pertenecen al régimen común.” (subrayado fuera de texto).

 

Sobre el tema se pronunció este Despacho, mediante el Concepto Unificado No. 00001 del 19 de junio de 20013 (sic) (pág. 306 y 307) cuya fotocopia anexamos.

 

En lo relativo a la expedición de cuentas de cobro, es de tener en cuenta que la doctrina de la DIAN ha reiterado que en materia tributaria las cuentas de cobro no se consideran factura ni documento equivalente. (Oficios Nos. 045414 del 17 de julio y 046115 del 19 de julio de 2012)

 

De otra parte, el artículo 19 del Decreto Ley 2150 de 1995, modificado por el artículo 18 de la Ley 962 de 2005 suprimió las cuentas de cobro para el pago de las obligaciones contractuales contraídas por las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas o administren recursos públicos. Para su mejor ilustración remitimos fotocopia del oficio No. 088180 del 28 de noviembre de 2005.

 

Finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad” –“técnica”-, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

 

Atentamente,

 

 

PEDRO PABLO CONTRERAS CAMARGO

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (A)