Tema: Procedimiento
Descriptor: Obligación de conservar documentación aduanero.
OFICIO ADUANERO Nº 1064 [023451]
12-08-2015
DIAN
Bogotá, D. C.
100208221-001064
Referencia: Radicado 012154 del 27/04/2015
Cordial saludo señora Silvia Juliana:
Conforme con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 es función de esta Subdirección absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de esta entidad.
En el contexto del artículo 121 del Decreto 2865 de 1999, se consulta sobre la obligación de conservar documentación aduanera y solicita atender las siguientes preguntas que serán resueltas en su orden.
¿Si es viable que una sociedad proceda a digitalizar libros, papeles de comercio y documentos que soportan operaciones aduaneras a partir de la fecha de emisión y/o presentación y aceptación de la Declaración, y proceder a su destrucción?
Sobre este tema este despacho ya manifestó concluyendo que los documentos soporte de las declaraciones de importación deben conservarse físicamente durante el término establecido en el artículo 121 del Decreto 2685 de 1999. Del Oficio 070391 de 2013 que trató el asunto se remite copia para su conocimiento.
Por tanto, no es posible aceptar que sea viable su destrucción, toda vez que existe una disposición expresa que regula el deber de conservar y presentar los documentos originales por un período de cinco (5) años a partir de las declaraciones cuando sean requeridos por parte de la autoridad aduanera.
¿Qué requisitos y normativa exige la DIAN en cuanto a la digitalización de operaciones aduaneras?
En el Oficio mencionado en la respuesta a la pregunta anterior se manifestó que la legislación contable permite a las personas obligadas a llevar contabilidad la conservación de documentos por cualquier medio que reproduzca fielmente la información almacenada, normas que deben verse en armonía con lo dispuesto en el artículo 632 y siguientes del Estatuto Tributario; no obstante, al no existir una norma en particular sobre la digitalización de operaciones aduaneras no es posible realizar interpretación sobre dicha temática.
¿Qué requisitos y normas debe cumplir una sociedad para proceder a la digitalización de documentos de comercio y operaciones aduaneras a afectos de que no pierdan los atributivos de legalidad?
Los atributivos de legalidad dependen de las normas aplicables a cada caso, por tanto, al no existir norma particular en el caso aduanero, y existir otras para efectos contables y de comercio lo procedente es acudir a las normas que regulan dichas materias.
Cabe destacar que el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, establece que los libros y papeles del comerciante deben ser conservados por un período de diez años, sin perjuicio, de términos menores consagrados en normas especiales.
Así las cosas, corresponde revisar cada asunto y determinar si existe una regulación especial, que exija la presentación de documentos en original, como es el caso del artículo 121 del Decreto 2685 de 1999, norma que sin lugar a dudas establece una obligación especial de conservación de documentos relacionados con trámites aduaneros.
En consecuencia, para efectos aduaneros es viable la digitalización de documentos, libros y papeles de comercio, incluyendo las operaciones aduaneras, pero dicha posibilidad no exime al responsable de la información aduanera de conservar y presentar los originales de los documentos indicados en el artículo 121 del Decreto 2685 de 1999.
En los anteriores términos se absuelve su consulta y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestras bases de datos jurídicas ingresando a la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.gov.co siguiendo el ícono de “Normatividad” – “técnica“, y seleccionando los vínculos “doctrina” y “Dirección de Gestión Jurídica”.
Atentamente,
El Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (e),
Pedro Pablo Contreras Camargo.
Publicado en D.O. 49.630 del 9 de septiembre de 2015.