Tema: Procedimiento
Descriptor: Soportes tributarios y/o aduaneros. Conservación de documentos
OFICIO Nº 030534
23-10-2015
DIAN
Bogotá, D.C.
Señor
OSCAR FABIÁN VILLAFAÑE RIVERA
Cra. 102a No. 25H - 45 Of. 104
Bogotá D.C.
Ref. Radicado 030196 del 28/07/2015
TEMA: Conservación de documentos.
DESCRIPTORES: Soportes tributarios y/o aduaneros.
FUENTES FORMALES: Artículo 632 del Estatuto Tributario y artículo 121 del Decreto 2685 de 1999.
Cordial saludo, señor Villafañe:
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, es función de este Despacho absolver las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de esta entidad, ámbito dentro del cual se atenderán sus inquietudes.
Con respecto de sus inquietudes sobre el tiempo durante el cual se deben conservar los documentos soportes que se manejan en el Plan Vallejo; si el tiempo que deben ser conservados los documentos soporte está relacionado con el Oficio de Cumplimiento del Plan Vallejo que expida la DIAN; o si debe ser tenido en cuenta el término de conservación documental del Artículo 121 del Decreto 2685 de 1999, este Despacho se permite hacer las siguientes precisiones:
El artículo 532 (sic) del Estatuto Tributario prescribe el deber de conservación de documentos, informaciones o pruebas para efectos de control de la Administración de Impuestos:
“Deber de conservar informaciones y pruebas. Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos, cuando ésta así lo requiera ..."
No obstante lo anterior, el Decreto 2685 de 1999 con el cual se modificó la legislación aduanera, en su artículo 121, precisa:
“Para efectos aduaneros, el declarante está obligado a obtener antes de la presentación y aceptación de la Declaración y a conservar por un período de cinco (5) años contados a partir de dicha fecha, el original de los siguientes documentos que deberá poner a disposición de la autoridad aduanera, cuando ésta así lo requiera ...".
Ahora bien, se observa que frente a estos deberes el Decreto 2685 de 1999 es una norma de carácter especial con respecto al artículo 632 del Estatuto Tributario y en este orden de ideas, al encontrar dos o más normas que regulan un mismo aspecto, se debe aplicar la regia interpretativa del artículo 5 de la Ley 57 de 1887 donde se señala que "La disposición relativa a un asunto especial, prefiere a la que tenga carácter general", cuya aplicación a todas luces nos indica que para efectos aduaneros priman las disposiciones contenidas en el Decreto 2685 de 1999, en concordancia con las facultades de fiscalización y control otorgadas a la Autoridad Aduanera por el artículo 470 Ibídem.
En conclusión, los documentos soporte relacionados con operaciones enmarcadas en el denominado Plan Vallejo, deben observar las reglas de conservación prescritas en la norma especialmente concebida para el asunto, como lo es el artículo 121 del Decreto 2685 de 1999.
Se adjuntan los Oficios DIAN No. 023451 del 12 de agosto de 2015 y 070391 del 5 de noviembre de 2013, con los cuales se ha dilucidado estos interrogantes.
En los anteriores términos se resuelve su consulta. De otra parte le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrínanos, ha publicado en su página de Internet www.dian.gov.co, la base de los Conceptos en materia Tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el icono de "Normatividad” -"Técnica”-, dando click en el link "Doctrina - Dirección de Gestión Jurídica.
Atentamente,
PEDRO PABLO CONTRERAS CAMARGO
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina