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Oficio N° 0350
23-12-2011
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá D. C.
Señor
JORGE EDUARDO CASALINS FRANCO
[email protected]
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REFERENCIA
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Fecha de la Consulta……..:
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04 de Junio de 2010
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Entidad de Origen………….:
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Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
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N° de Radicación CTCP…:
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293 – CONSULTA POR INTERNET
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Temas…………………………….:
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Libros y soportes de contabilidad
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El Consejo Técnico de la Contaduría Pública en su carácter legal de organismo gubernamental de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información; atendiendo lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1314 de 2009 y el Decreto reglamentario 3567 de 2011, procede a responder un Derecho de petición bajo la modalidad de consulta.
CONSULTA (TEXTUAL)
“¿En qué lugar deben permanecer los libros y los soportes de contabilidad de una sociedad que ha contratado los servicios de outsourcing contable en una ciudad diferente a la de su domicilio social?”.
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del propósito ya indicado, las respuestas del Consejo Técnico de la Contaduría Pública son de carácter general y abstracto, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.
Respecto al lugar en donde deben permanecer los libros de contabilidad, el artículo 127 del Decreto 2649 de 1993, señala que “Los libros deben ser (sic) exhibirse en el domicilio principal del ente económico”. (Subrayado fuera de texto)
Así mismo, el artículo 780 del estatuto Tributario, expresa respecto al lugar de presentación de los libros de contabilidad, que “La obligación de presentar libros de contabilidad deberá cumplirse, en las oficinas o establecimientos del contribuyente obligado a llevarlos”.
Por su parte, en cuanto a los soportes de contabilidad, el artículo 123 del citado Decreto 2649 de 1993, establece que “Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle”.
Así las cosas, los libros de contabilidad deben conservarse y permanecer en el domicilio principal del ente económico, o en el evento en que éste posea otras oficinas o sucursales, y su proceso contable sea ejecutado a través de contabilidades separadas, deberán conservarse en cada una de las sucursales.
Por su parte, respecto a los soportes de contabilidad, dado que no existe una norma que señale de manera taxativa el lugar de permanencia de tales documentos, la entidad debe definir políticas de custodia de los mismos con el fin de garantizar su verificabilidad en cualquier momento. No obstante, se recomienda que el lugar de custodia de los documentos soportes de contabilidad sea los mismos de los libros de contabilidad con el fin de facilitar los procesos de inspección y verificabilidad.
En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no tiene fuerza vinculante, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.
Cordialmente,
LUIS ALONSO COLMENARES RODRÍGUEZ
Presidente
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