Por la cual se reglamenta el mecanismo único de validación del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) como soporte de la Factura Electrónica de Venta en Salud y se dictan otras disposiciones.
Resolución Nº 1557
27-09-2023
Ministerio de Salud y Protección Social
Por la cual se reglamenta el mecanismo único de validación del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) como soporte de la Factura Electrónica de Venta en Salud y se dictan otras disposiciones.
El Ministro de Salud y Protección Social, en uso de sus facultades legales, en especial las conferidas en los numerales 3 y 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, los artículos 2.5.3.1.6 del Decreto número 780 del 2016, 15 de la Ley 1966 del 2019 y en desarrollo del artículo 19 de la Ley 1751 de 2015, y
CONSIDERANDO:
Que, conforme el artículo 44 de la Ley 1122 de 2007 el Ministerio de Salud y Protección Social implementó el Sistema Integrado de Información de la Protección Social (SISPRO), estableciéndose la obligatoriedad de la rendición de información y la elaboración del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) para todas las entidades y organizaciones del sector que tengan parte en su elaboración y consolidación.
Que, mediante el documento CONPES 3975 de 2019, el Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES) aprobó la política nacional para la transformación digital e inteligencia artificial, cuyo objetivo general es aumentar la generación de valor social y económico a través de la transformación digital del sector público y del sector privado, mediante la disminución de barreras, el fortalecimiento del capital humano y el desarrollo de condiciones habilitantes, siendo su base el desarrollo de sistemas informáticos, la disponibilidad de datos y los algoritmos, los cuales deben ser aplicados a la recolección de datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS).
Que, conforme al artículo 15 de la Ley 1966 de 2019, la generación del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) por parte de los prestadores de servicios de salud, se debe realizar al momento de prestar el servicio, de la entrega de tecnología en salud o del egreso del paciente; así mismo, están obligados a emitir la factura electrónica en salud para el cobro de los servicios y tecnologías de salud, la cual deberán presentar, al mismo tiempo, ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y ante la entidad responsable de pago, con sus soportes en el plazo establecido en la ley.
Que, de acuerdo con lo establecido en los artículos 2.5.3.4.4.1 y 2.5.3.4.3.3 del Decreto número 780 de 2016, el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) es soporte obligatorio para la presentación y pago de la factura de venta, correspondiendo a las entidades responsables de pago adelantar las actividades de auditoría según la información reportada y validada en el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) junto con los demás soportes establecidos por la normativa vigente.
Que, este Ministerio expidió la Resolución número 510 de 2022, modificada por la Resolución número 2805 de 2022, cuyo objeto fue adoptar los campos de datos adicionales, en formato XML, para la generación de la factura electrónica de venta del sector salud y articularlo con el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) como soporte de esta, así como establecer disposiciones para su trámite.
Que, mediante la Resolución número 1036 de 2022, se reglamentó el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), las reglas de validación a la información que deben aplicarse a este y a la factura electrónica de venta en salud que soportan, así como el envío de este conjunto de información al Ministerio de Salud y Protección Social.
Que, mediante la Resolución número 2806 de 2022, se modificó la Resolución número 1036 de 2022 en el sentido de fijar el 1° de enero de 2024 como fecha a partir de la cual se implementará el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), como soporte de la factura electrónica de venta en salud, y se sustituye su anexo técnico.
Que, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 13 de la Resolución número 1036 de 2022, modificado por el artículo 1° de la Resolución número 2806 de 2022, para la implementación de las disposiciones contenidas en este acto administrativo, este Ministerio debe determinar el mecanismo único de validación del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), a través del cual se certificará la estructura, contenido y relación de estos datos, como soporte de la factura electrónica de venta en salud, notas crédito o notas débito, según corresponda, y el envío de los archivos que superen las validaciones a través de los medios que disponga este Ministerio.
Que, en el trámite de reconocimiento y pago de la factura electrónica de venta en salud y el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) que la soporta, las Entidades Responsables de Pago (ERP) y demás pagadores definidos en el artículo 2° de la Resolución 1036 de 2022, para el reconocimiento y pago de los servicios y tecnologías de salud objeto de facturación, deben adelantar el proceso de revisión y auditoría previsto en la normativa vigente, con la consecuente generación de notas crédito o notas débito, documentos que se acompañan del correspondiente Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) que las soporta, archivos que igualmente deben ser objeto de validación única por parte de este Ministerio.
Que, para efectos de cumplir con el proceso de radicación de la factura electrónica de venta en salud, establecido en el artículo 5° de la Resolución número 510 de 2022, los facturadores electrónicos del sector salud deben entregar a las entidades responsables de pago o demás pagadores, la factura validada por la plataforma DIAN, el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud con el código único de validación generado por este Ministerio y los demás soportes de pago determinados en la normativa vigente, según aplique.
Que el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud, como soporte de la factura electrónica de venta en salud, corresponde al conjunto de datos que contiene la información administrativa, financiera y asistencial de los procesos de prestación o provisión de servicios y tecnologías de salud y su facturación ante las Entidades Responsables de Pago (ERP) y demás pagadores, información que resulta, adicionalmente, necesaria, para el seguimiento del comportamiento de las condiciones de salud de la población y de los procesos de dirección, regulación y control.
Que, en virtud de los desarrollos normativos mencionados, corresponde a este Ministerio promover la calidad y consistencia de la información relacionada con la prestación y provisión de servicios y tecnologías de salud a las personas, radicándose en los Prestadores de Servicios de Salud la responsabilidad de garantizar la consistencia de los datos clínicos relevantes para la interoperabilidad de los sistemas de información, en cuanto a la fidelidad de los datos, constituyéndose, adicionalmente, en una fuente de información oportuna que promueva la calidad e integralidad de los procesos de atención en salud en beneficio del usuario.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
Artículo 1°. Objeto. La presente resolución tiene por objeto establecer el mecanismo único de validación de la estructura, contenido y relación de los datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), como soporte de la factura electrónica de venta (FEV) en salud y de los documentos electrónicos asociados a la misma, notas crédito y notas débito, a las notas ajuste del RIPS y los RIPS sin una factura, según el caso.
Parágrafo 1°. Los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud que correspondan a notas de ajuste, comoquiera que no afectan la Factura Electrónica de Venta en salud en su valor, deben presentarse sin un documento electrónico de facturación. Los RIPS sin factura corresponden a aquellos generados por las entidades obligadas a reportar RIPS, que prestan servicios y tecnologías de salud sin retribución monetaria.
Parágrafo 2°. A través del mecanismo único de validación también se transmitirán los documentos electrónicos de la Factura Electrónica de Venta en salud, notas crédito o notas débito, relacionados con la aceptación total o parcial de glosas o devoluciones y sus respuestas por conceptos asociados con el seguimiento a la ejecución de los acuerdos de voluntades que no afectan el RIPS y no se acompañan del mismo, tales como el incumplimiento de indicadores de seguimiento, ajustes frente a la desviación de la nota técnica o no cumplimiento de indicadores de calidad, gestión y resultados.
Artículo 2°. Ámbito de aplicación. Las disposiciones contenidas en la presente resolución aplican a:
1. Los prestadores de servicios de salud.
2. Los proveedores de tecnologías en salud.
3. Las entidades promotoras de salud y las entidades adaptadas.
4. Las entidades administradoras de los regímenes Especial y de Excepción, así como el Fondo Nacional de Salud de las personas privadas de la libertad.
5. Las secretarías de salud del orden departamental, distrital o municipal.
6. Las compañías de seguros autorizadas para ofrecer pólizas del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito,
7. Las administradoras de planes voluntarios de salud.
8. Las administradoras de riesgos laborales.
9. La Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES).
10. Los organismos que realicen pilotos o estudios de investigación asociados a la prestación o provisión de servicios y tecnologías de salud
11. Las demás entidades que en el marco de sus funciones constitucionales o legales deban entregar los datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) al Sistema de Salud colombiano.
Artículo 3°. Definiciones. Para efectos de la aplicación de la presente resolución, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
1. Código Único de Validación (CUV): Corresponde a una cadena alfanumérica cifrada, que certifica la aprobación resultante de la validación única del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), que se obtiene cuando este registro cumple todas las reglas de validación obligatorias y de relación con la Factura Electrónica de Venta en salud y demás documentos electrónicos, cuando aplique. El mecanismo único de validación incluirá el CUV en el conjunto de información validado.
2. Conjunto de archivos de información: Son los archivos de información que deben ser transmitidos por los facturadores electrónicos del sector salud ante el mecanismo único de validación de este Ministerio, correspondientes al archivo XML de la factura electrónica de venta en salud, nota débito o nota crédito con validación previa de la DIAN (contenedor electrónico DIAN) y el archivo JSON del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) que las soporta; así como los archivos JSON relacionados con notas de ajuste. Las entidades que en el marco de sus funciones y competencias deban entregar los datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) al Sistema General de Seguridad Social en Salud, que no correspondan a facturadores electrónicos del sector salud, solo deberán transmitir al mecanismo único de validación de RIPS del Ministerio, el archivo JSON del RIPS.
3. Nota ajuste del RIPS: Tipo de nota mediante la cual se actualizan datos del RIPS, en los casos en los cuales no hay afectación en campos de datos de valores monetarios y no procede la generación de notas crédito o notas débito a la factura electrónica de venta en salud.
4. Reglas de validación: Son las condiciones de carácter técnico y funcional establecidas por el Ministerio de Salud y Protección Social, aplicables a la estructura, contenido y relación de los campos de datos del RIPS como soporte de la factura electrónica de venta en salud, para garantizar la consistencia y razonabilidad de la información.
Artículo 4°. Mecanismo único de validación. Es el conjunto organizado de procesos, sistemas de información, entidades y personas, que deben aplicar los facturadores electrónicos del sector salud para cumplir con la validación única del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) como soporte de la Factura Electrónica de Venta en salud (FEV) en salud y sus documentos electrónicos, o las demás entidades obligadas a reportar RIPS, y realizar su envío al Ministerio, en cumplimiento de lo dispuesto por las Resoluciones números 510, 1036, 2805 y 2806 de 2022, o las que las sustituyan o modifiquen.
El mecanismo único de validación del RIPS se compone de:
4.1. Sistema de información de validación y envío de archivos
4.2. Proceso de registro o actualización de entidades.
4.3. Proceso de disposición de datos
Artículo 5°. Sistema de información de validación del RIPS y envío de archivos. Corresponde a la solución tecnológica del mecanismo único de validación del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), desarrollada por este Ministerio para la certificación del cumplimiento de las condiciones técnicas y requerimientos funcionales, establecidos en las Resoluciones números 1036 y 2806 de 2022 o las que las sustituyan o modifiquen, que permite la recepción, validación y transmisión del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), como soporte de la Factura Electrónica de Venta en Salud y de los documentos electrónicos asociados a la misma, notas crédito y notas débito, y las notas ajuste del RIPS, o los RIPS sin factura, según el caso, así como la generación de reportes del resultado de las anteriores actividades.
Este Ministerio dispondrá de dos alternativas del sistema de información de validación del RIPS, cuyo uso dependerá de las características operativas y tecnológicas del facturador electrónico del sector salud, quien deberá implementar bajo su propia infraestructura, aquella que considere la que mejor se ajuste a sus necesidades y capacidades. Dichas alternativas son:
- Tipo A: Solución tecnológica tipo CLIENTE/SERVIDOR, dirigida a facturadores electrónicos del sector salud que no tienen la posibilidad de adelantar desarrollos propios para interoperar con la plataforma del Ministerio, y que para su utilización solo requiere de la transmisión del conjunto de archivos de información.
- Tipo B: Solución tecnológica tipo API RESTFUL empaquetada en contenedores dirigida a facturadores electrónicos que tienen la posibilidad de adelantar desarrollos propios para interoperar con la plataforma del Ministerio, que permiten la transmisión del conjunto de archivos de información.
Las características y requisitos tecnológicos de estas alternativas se detallan en el micrositio de factura electrónica de venta en salud, alojado en la página institucional de este Ministerio, disponibles en el enlace: https://www.sispro.gov.co/central-financiamiento/Pages/facturacion-electronica.aspx.
El procesamiento de información del mecanismo único de validación del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) comprende las siguientes actividades:
1. Recepción de los archivos de la factura electrónica de venta (FEV) en salud, o sus documentos electrónicos asociados, con validación previa de la DIAN y del archivo RIPS que la soporta o el archivo RIPS de las notas de ajuste, según corresponda.
2. Validación del archivo del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), conforme con lo establecido en las Resoluciones números 1036 y 2806 de 2022 o las normas que las modifiquen o sustituyan y los lineamientos técnicos del RIPS disponibles en el enlace: https://www.sispro.gov.co/central-financiamiento/Pages/facturacion-electronica.aspx.
3. Verificación de la relación de la Factura Electrónica de Venta FEV en salud, o de sus documentos electrónicos asociados, con el RIPS soporte de las mismas, según las especificaciones técnicas definidas en las Resoluciones números 2805 y 2806 de 2022 o las normas que las modifiquen o sustituyan, y los lineamientos técnicos del RIPS disponibles en el enlace: https://www.sispro.gov.co/central-financiamiento/Pages/facturacion-electronica.aspx.
4. Validación de las Notas de ajuste del RIPS, cuando aplique.
5. Validación del RIPS sin factura electrónica de venta (FEV) en salud, cuando aplique.
6. Generación del código único de validación (CUV) al RIPS como soporte de la FEV en salud o de sus documentos electrónicos.
7. Disposición al facturador electrónico del sector salud, del resultado de las validaciones definidas en la Resolución 2806 de 2022 o la norma que la modifique o sustituya y del CUV cuando aplique, haciendo uso del método establecido en el mecanismo único de validación.
Parágrafo. El Ministerio de Salud y Protección Social como propietario del sistema de información de validación del RIPS, será el encargado de su disponibilidad, seguridad y actualización. Las actualizaciones necesarias para garantizar la calidad, la seguridad y rendimiento del sistema se realizarán informando previamente de las mismas a las entidades participantes, proporcionando las garantías para que la operación no se vea afectada y la validación del RIPS se realice, según las versiones respectivas.
Artículo 6°. Proceso de registro o actualización de entidades. El Ministerio de Salud y Protección Social por medio del Sistema Integrado de Información de la Protección Social (SISPRO) permitirá el registro o actualización de datos de los facturadores electrónicos del sector salud y de las entidades obligadas a reportar el RIPS sin factura, como prerrequisito para el uso del mecanismo único de validación de RIPS. Estas entidades deberán realizar la inscripción o actualización en el siguiente enlace: https://web.sispro.gov.co, obteniendo su usuario y contraseña, datos que permitirán la autenticación al sistema de información de validación del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS).
Los detalles del proceso de registro o actualización de entidades en el SISPRO, se dispondrán en el micrositio de factura electrónica de venta en salud, alojado en la página institucional de este Ministerio, disponible en el enlace: https://www.sispro.gov.co/central-financiamiento/Pages/facturacion-electronica.aspx.
Artículo 7°. Proceso de disposición de datos. El mecanismo único de validación del RIPS de este Ministerio, proveerá al Sistema Integrado de Información Financiera y Asistencial (SIIFA), de que trata el artículo 4° de la Ley 1966 de 2019, o al que haga sus veces, la información de los archivos de la Factura Electrónica de Venta (FEV) en salud y la de sus documentos electrónicos asociados, con la validación previa de la DIAN, el archivo del RIPS validado, soporte de cada uno de ellos, o el archivo de notas de ajuste de RIPS, cuando aplique, junto con el código único de validación (CUV).
La información del RIPS como soporte de la FEV en salud, será dispuesta a los sistemas de información del sector salud gestionados por este Ministerio que así lo requieran y a los demás actores del sistema de salud.
El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá mensualmente a las entidades territoriales del orden departamental y distrital, un archivo con los datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) de su área de influencia, en el ftps habilitado para estas.
Parágrafo 1°. A partir de los datos recibidos, este Ministerio definirá el conjunto de informes que den cuenta de la calidad y estandarización de los datos a las entidades destinatarias del presente acto administrativo, con el fin de retroalimentarlas frente al mejoramiento en la generación de los datos.
Parágrafo 2°. Los facturadores electrónicos del sector salud y las entidades obligadas a reportar el RIPS son responsables de la veracidad y consistencia de los datos registrados y del cumplimiento de las reglas de validación de los mismos, según lo dispuesto en las Resoluciones números 1036 y 2806 de 2022 o las normas que las adicionen o sustituyan. Las reglas de validación aplicables al RIPS como soporte de la FEV en salud serán actualizadas e incorporadas progresivamente al mecanismo único de validación para mejorar la calidad de la información.
Parágrafo 3°. El Ministerio de Salud y Protección Social publicará un informe mensual sobre el comportamiento de los participantes del sistema en el reporte del RIPS como soporte de la FEV en salud y definirá el mecanismo que permita el acceso a esta información.
Artículo 8°. Del proceso de soporte. El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá una mesa de ayuda para brindar el acompañamiento técnico al proceso de generación y reporte del RIPS como soporte de la factura electrónica de venta (FEV )en salud. Los datos de contacto así como la información relacionada con la normativa vigente y sus anexos, lineamientos y documentos técnicos, preguntas frecuentes, y ejemplificaciones del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) como soporte de la factura electrónica de venta, se encuentran disponibles en el siguiente enlace: https://www.sispro.gov.co/central-financiamiento/Pages/facturacion-electronica.aspx.
Artículo 9°. Seguridad de la información y protección de datos personales. De conformidad con lo dispuesto por las Leyes 527 de 1999, 594 de 2000, Estatutaria 1581 de 2012, 2015 de 2020 y el Decreto número 1377 de 2013, y las normas que las modifiquen o sustituyan, el Ministerio de Salud y Protección Social como responsable del mecanismo único de validación del RIPS como soporte de la Factura Electrónica de Venta en Salud, así como las entidades de que trata el artículo 2° de la presente resolución, garantizarán en el interior de sus procesos y tecnologías informáticas y con los terceros involucrados, la veracidad, confidencialidad, integridad, custodia y disponibilidad de los datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) y deberán utilizar y garantizar las técnicas necesarias para evitar el riesgo a la suplantación, alteración, extracción, secuestro y cualquier acceso o uso indebido o fraudulento o no autorizado de los datos, de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente expedida por el Archivo General de la Nación, la Superintendencia de Industria y Comercio y el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.
Artículo 10. Seguimiento y control. La Superintendencia Nacional de Salud efectuará la inspección, vigilancia y control del cumplimiento de las disposiciones previstas en la presente resolución, sin perjuicio de las competencias atribuidas a las demás autoridades, de conformidad con las normas vigentes.
Artículo 11. Vigencia. La presente resolución rige a partir del día 1º de enero de dos mil veinticuatro (2024).
Comuníquese, publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 27 de septiembre de 2023.
El Ministro de Salud y Protección Social,
Guillermo Alfonso Jaramillo Martínez.
Publicada en D.O. 52.531 del 27 de Septiembre de 2023.