Tema: Procedimiento Tributario
Descriptores: Notificaciones de actos administrativos. Forma de notificación tras falla de la notificación electrónica. Uso de la dirección procesal. Configuración de la notificación electrónica y conteo del término para responder o impugnar el acto notificado
Concepto 616 (006813)
30-04-2025
DIAN
100208192- 616
Bogotá, D.C.
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Tema: |
Procedimiento Tributario |
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Descriptores: |
Notificaciones de actos administrativos |
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Fuentes formales: |
Artículos 565, 566-1, 568 del Estatuto Tributario. |
Cordial saludo,
1. Esta Subdirección está facultada para absolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN1. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 20192.
Problema Jurídico No. 1
2. ¿Qué forma de notificación debe aplicarse cuando la notificación electrónica de un acto administrativo resulta fallida (p. ej., el correo electrónico es devuelto)? ¿Puede la Administración Tributaria, discrecionalmente, optar entre las formas previstas en el artículo 565 del Estatuto Tributario (ET) o acudir directamente a la notificación por aviso del artículo 568 ibidem?
Tesis Jurídica No. 1
3. Cuando fracasa una notificación electrónica se debe acudir a las formas ordinarias de notificación a saber, personal o correo físico previstas en el artículo 565 ET., y solo emplear el aviso del artículo 568 ET., en caso de que la notificación por correo certificado también resulte imposible por devolución del envío. De manera que, no es procedente que la Administración escoja discrecionalmente entre las formas de notificación del art. 565 E.T. y la notificación por aviso del artículo 568 E.T.
4. Téngase en cuenta que la notificación por aviso es un mecanismo excepcional y subsidiario, condicionado al fracaso de la entrega por correo, y la Administración Tributaria debe agotar las instancias previas de notificación para garantizar el derecho de defensa del administrado.
Fundamentación
5. El artículo 565 ET., establece las formas en que deben notificarse los actos administrativos de la administración tributaria. Según esta norma, los requerimientos, autos, emplazamientos, resoluciones sancionatorias, liquidaciones oficiales y demás actuaciones “deben notificarse de manera electrónica, personalmente o a través de la red oficial de correos o de cualquier servicio de mensajería especializada…”.
6. Es decir, la norma prevé tres medios principales: (i) notificación electrónica (cuando el contribuyente ha registrado un correo electrónico en el Registro Único Tributario -RUT, manifestando su voluntad de ser notificado por este medio; (ii) notificación personal y (iii) notificación por correo físico a la dirección informada en el RUT.
7. El parágrafo primero del artículo 565 ET., regula la notificación por correo físico, señalando que debe hacerse a la última dirección reportada en el RUT, y dispone que “en estos eventos también procederá la notificación electrónica”. Igualmente, prevé mecanismos supletorios para ubicar una dirección cuando el contribuyente no ha informado ninguna, incluso la posibilidad de notificar por publicación en prensa si no se logra determinar un domicilio.
8. Finalmente, el parágrafo 4° ratifica que todos los actos administrativos mencionados en este artículo se podrán notificar electrónicamente, siempre que el contribuyente haya registrado un correo electrónico en el RUT, entendiéndose con ello su consentimiento expreso para la notificación por este medio
9. En suma, la normativa vigente privilegia la notificación electrónica cuando sea posible, sin excluir las formas tradicionales, y establece reglas particulares para ciertos actos (v.g. decisiones de recursos) que requieren notificación personal o edicto.
10. Sin embargo, la notificación electrónica es falible, y cuando esto sucede el artículo 566-1 ET., precisa: “Cuando no sea posible la notificación del acto administrativo en forma electrónica, bien sea por imposibilidad técnica atribuible a la Administración Tributaria o por causas atribuibles al contribuyente, ésta se surtirá de conformidad con lo establecido en los artículos 565 y 568 del Estatuto Tributario” (énfasis propio).
11. Es decir, la propia ley prevé que ante la imposibilidad de notificar electrónicamente (sea por fallas técnicas o por situaciones imputables al contribuyente, como un correo errado o buzón lleno), la Administración deberá proceder a notificar el acto conforme a las formas ordinarias (art. 565 ET.) y, de ser necesario, mediante aviso (art. 568 ET.).
12. Tratándose del aviso, el artículo 568 ET., consagra dicha forma de notificación como un mecanismo supletorio para ciertos casos. La norma dispone que: “los actos administrativos enviados por correo, que por cualquier razón sean devueltos, serán notificados mediante aviso, con transcripción de la parte resolutiva del acto administrativo, en el portal web de la DIAN […] y, en todo caso, en un lugar de acceso al público de la misma entidad”.
13. De esta manera, el aviso consiste en una publicación del contenido esencial del acto (parte resolutiva) en la página web institucional de la DIAN y en carteleras oficiales, para surtir la notificación cuando el envío por correo físico no pudo realizarse efectivamente porque fue devuelto.
14. Debe recordarse que la notificación por aviso en el procedimiento tributario, está alineada con mecanismos similares del derecho administrativo general, y diseñada como último recurso para garantizar publicidad del acto cuando la notificación personal no fue posible. La jurisprudencia la califica como “excepcional”, ya que no ofrece plena garantía de conocimiento efectivo del acto, motivo por el cual solo procede una vez agotados los medios principales de notificación establecidos por la ley3.
15. En síntesis, cuando la DIAN intenta notificar un acto por correo electrónico y dicho intento es fallido, la ley ordena seguir el procedimiento de las notificaciones físicas tradicionales antes de recurrir al aviso. Así, la expresión “de conformidad con lo con lo establecido en los artículos 565 y 568 del Estatuto Tributario”, dispuesta en el artículo 566-1 ET., implica que la Administración debe aplicar las reglas y el orden que emanan de los artículos 565 y 568, no que pueda escoger libremente cualquiera de ellos de forma arbitraria.
16. En otras palabras, no existe “discrecionalidad” para optar entre notificar por correo, personalmente o por aviso; por el contrario, la DIAN debe ceñirse a lo que cada disposición prevé y en el orden correspondiente que impone el carácter supletorio de algunas de ellas4.
Problema Jurídico No. 2
17. ¿Qué forma de notificación debe aplicarse cuando la notificación electrónica de un acto administrativo que resuelve un recurso resulta fallida (p. ej., el correo electrónico es devuelto)? ¿Puede la Administración Tributaria, discrecionalmente, optar entre las formas previstas en el artículo 565 del Estatuto Tributario (ET) o acudir directamente a la notificación por aviso del artículo 568 ibidem?
Tesis Jurídica No. 2
18. Cuando resulta fallida la notificación electrónica de una resolución que decide un recurso, la Administración no puede optar por notificación por correo ni por aviso, sino que debe ceñirse a notificar personalmente al recurrente (mediante la citación correspondiente) y solo recurrir al edicto si la notificación personal no se logra. Este procedimiento especial, garantiza una mayor efectividad en el conocimiento del acto y prevalece sobre las demás formas de notificación por estricta disposición legal.
Fundamentación
19. Tratándose de decisiones que decidan recursos, el inciso segundo del artículo 565 E.T. dispone expresamente que “se notificarán personalmente, o por edicto si el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante no compareciere dentro de los diez (10) días siguientes, contados a partir del día siguiente de la fecha de introducción al correo del aviso de citación”, indicando además que: “en este evento también procede la notificación electrónica”. En concordancia, el inciso siguiente del mismo artículo prevé que el edicto se fijará por diez (10) días en lugar público y contendrá la parte resolutiva del acto.
20. Es decir, el legislador privilegió la notificación personal para las decisiones que resuelven recursos, dado el alto impacto que tienen (son actos que definen en definitiva la situación del administrado dentro del procedimiento tributario). Sólo si no es posible lograr la notificación personal –porque el contribuyente no acude tras ser citado– procede la notificación por edicto como mecanismo subsidiario
21. Ahora bien, con la introducción de la notificación electrónica, dicha forma también quedó habilitada para estos actos: la frase “en este evento también procede la notificación electrónica” del artículo 565 indica que la DIAN puede notificar electrónicamente una resolución de recurso si el contribuyente manifestó esa voluntad al registrar su correo.
22. Sin embargo, cuando la notificación electrónica de una providencia que decide un recurso falla, la situación resultante no habilita a la DIAN para elegir cualquier método alternativo a su arbitrio o discreción, sino que debe encauzarse nuevamente por el procedimiento especial que fija la ley para estos actos. En concreto, debe proceder a la notificación personal, citando al recurrente para que comparezca, y únicamente si éste no atiende la citación en el término legal, se procederá a fijar el edicto correspondiente5.
23. Así, dado que el Estatuto Tributario6 para las decisiones sobre recursos prevé expresamente la secuencia:
personal → edicto
la Administración no podría, so pretexto de discrecionalidad, optar por notificar por aviso.
24. En este sentido el Concepto No. 009452 interno 329 del 10 de mayo de 2024 concluyó, que la notificación de la resolución que resuelve la solicitud de reconsideración “deberá ser surtida de manera personal o por edicto en el caso en que el correo electrónico sea devuelto o [el contribuyente] no compareciere”.
25. Esto significa que, no existe discrecionalidad de la DIAN en la elección del medio de notificación en los actos que resuelven recursos, dada la regulación específica y jerarquizada que establece el Estatuto Tributario (personal como prioridad, edicto como subsidio). La notificación por aviso del art. 568 E.T. no tiene cabida en estos eventos.
Problema Jurídico No. 3
26. ¿Cuál es el alcance del artículo 566-1 del ET., respecto a la notificación electrónica de los actos administrativos proferidos por la Administración Tributaria, en relación con el momento en que se entiende surtida la notificación y el inicio del cómputo del término para que el contribuyente responda o impugne?
Tesis Jurídica No. 3
27. El artículo 566-1 del ET., regula que la notificación electrónica de los actos administrativos de la Administración Tributaria se entiende surtida cuando el contribuyente recibe el respectivo correo electrónico. Los cinco (5) días desde la recepción no afectan el momento de la notificación, sino que constituyen un plazo de gracia que debe transcurrir antes de iniciar el conteo del término para que el contribuyente responda o impugne el acto en sede administrativa.
Fundamentación
28. El artículo 566-1 del ET., establece que los actos administrativos enviados al correo electrónico informado por el contribuyente se entienden notificados en el momento en que el correo electrónico es recibido por el contribuyente.
29. A partir de la recepción efectiva, el contribuyente cuenta con un término de cinco (5) días hábiles, durante los cuales no corre aún el plazo para responder o impugnar el acto administrativo.
30. En síntesis, cuando el acto administrativo se notifica electrónicamente al correo del contribuyente:
30.1. Configuración de la notificación: La notificación se entiende surtida en el momento de la recepción efectiva del correo electrónico por el contribuyente.
30.2. Inicio del término procesal: El término para ejercer el derecho de defensa (responder o impugnar) no comienza inmediatamente con la recepción, sino cinco (5) días hábiles a partir de la recepción del correo electrónico por el contribuyente.
31. Así las cosas, se hace necesario aclarar el siguiente párrafo del concepto 009452 interno 329 del 10 de mayo de 2024: “A su vez, el artículo 566-1 del Estatuto Tributario4 regula la notificación electrónica de los actos administrativos proferidos por la Administración Tributaria señalando esencialmente que dichos actos se entenderán notificados a partir del quinto (5) día después de haber sido recibido el respectivo correo electrónico por parte del contribuyente”.
32. Lo anterior en el sentido de precisar que conforme al artículo 566-1 del ET., la notificación electrónica de los actos administrativos de la Administración Tributaria se entiende surtida cuando el contribuyente recibe el respectivo correo electrónico. Por su parte, los cinco (5) días desde la recepción no afectan el momento de la notificación, sino que constituyen un plazo de gracia que debe transcurrir antes de iniciar el conteo del término para que el contribuyente responda o impugne el acto en sede administrativa.
En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.
Atentamente,
INGRID CASTAÑEDA CEPEDA
Subdirectora de Normativa y Doctrina (A)
Dirección de Gestión Jurídica
www.dian.gov.co
Notas al pie
- ↑ De conformidad con el numeral 4 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
- ↑ De conformidad con el numeral 1 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7-1 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
- ↑ El Consejo de Estado ha indicado que la Administración debe agotar previamente todas las diligencias posibles para ubicar al contribuyente (p. ej., verificar direcciones en guías telefónicas, bases oficiales, etc.), y solo después acudir al aviso como mecanismo supletorio.
- ↑ Esto es consistente con la interpretación que la propia DIAN ha dado al art. 566-1 ET., en el Concepto 009452 de 2024 dónde se indicó que tratándose de actos que resuelven recursos, si un correo electrónico enviado para notificar un acto es devuelto, “la notificación se surtirá en la dirección que se encuentre registrada en el RUT”, es decir, recurriendo al domicilio físico del administrado.
- ↑ Cfr. Concepto DIAN 009452 de 2024, el cual interpretó: “La notificación de la resolución que resuelve el recurso de reconsideración deberá surtirse de acuerdo con lo establecido en los artículos 565, 566-1 y 568 del Estatuto Tributario.
- ↑ Inciso segundo del artículo 565 E.T.