Precisiones y lineamientos para la aplicación de la figura del Operador Económico Autorizado -OEA.
Circular Externa 000003
09-09-2025
DIAN
Para: usuarios externos.
Asunto: precisiones y lineamientos para la aplicación de la figura del Operador Económico Autorizado -OEA.
La figura del Operador Económico Autorizado en Colombia se encuentra establecida en el Decreto 3568 de 2011 y desarrollada en la Resolución 15 de 2016. No obstante, se hace necesario establecer los siguientes lineamientos para lograr una correcta aplicación de las disposiciones:
1. Radicación de Documentos
Los pasos para presentar la solicitud de autorización y toda la información relacionada con el programa OEA, puede ser verificada en la página de la DIAN: https://www.dian.gov.co/aduanas/oea/inicio/Paginas/default.aspx.
Las solicitudes OEA electrónica para el tipo de usuario Exportador y la manual para los tipos de usuario Importador, Agencia de Aduanas e Instalaciones Portuarias, deben estar firmadas por el representante legal de la empresa.
La presentación de la solicitud de autorización como Operador Económico Autorizado, deberá incluir todos los documentos que enlista el artículo 5 de la Resolución 15 de 2016, los cuales deben ser aportados de forma digital y remitidos a través de correo electrónico a la Subdirección del Operador Económico Autorizado.
Teniendo en cuenta la política e iniciativa de uso eficiente de los recursos en la contribución a la cultura de "Cero Papel" que adelanta el Estado, los documentos deberán ser allegados digitalmente ante la DIAN ([email protected] con copia al correo [email protected]) con la totalidad de los documentos soporte organizados. Las radicaciones físicas serán regresadas al usuario.
Los documentos soporte tales como políticas, procedimientos, matrices, manifestaciones suscritas, instructivos, manuales, códigos de ética, planes de contingencia, acuerdos de seguridad, cuestionarios de seguridad, cláusulas, contratos y certificaciones que deban ser aportados durante las diferentes etapas del trámite de una solicitud de autorización como Operador Económico Autorizado -OEA o sus revalidaciones, deben ser aportados en castellano por ser el idioma oficial del país; los documentos que sean aportados en otro idioma, deben contar con traducción oficial al castellano.
Entrega de información financiera.
Para efectos de lo previsto en el literal a) del artículo 5 de la Resolución 15 de 2016, se deberá presentar el conjunto completo de los estados financieros de acuerdo con el marco contable que corresponda, suscritos por el representante legal, contador y/o el revisor fiscal cuando se exija legalmente con corte a 31 de diciembre, de los últimos tres (3) años anteriores a la fecha de presentación de la solicitud de autorización, los cuales deberán estar acompañados, entre otros, de sus políticas contables, notas explicativas, revelaciones e informes de gestión y revisoría fiscal.
Entrega de relación de accionistas.
Para la entrega de la relación de accionistas prevista en el literal h) del artículo 5 de la Resolución 15 de 2016, se debe tener en cuenta que la información de socios o accionistas con participación individual superior al 30%, solamente aplica para los casos de las sociedades anónimas abiertas. En los demás tipos de sociedades comerciales o uniones mercantiles de cualquier naturaleza contempladas en el Código de Comercio, se debe allegar la relación del 100% de socios, asociados o accionistas, certificada por contador o revisor fiscal cuando sea obligatorio contar con él, discriminándolos con NIT, cédula de ciudadanía o extranjería, pasaporte o su identificación en el exterior, e indicando la participación de cada uno.
En el caso de contar con socios, asociados o accionistas del exterior, deben relacionarlos con número de identificación nacional y en caso de no contar con este, será con número de identificación tributaria otorgado en el exterior y allegar copia del documento equivalente al registro mercantil de constitución de la compañía soportado con la copia de los documentos del cumplimiento del registro de inversión extranjera directa en el país.
El interesado o el autorizado debe garantizar que se encuentre disponible la consulta del Certificado de Antecedentes expedido por la Procuraduría General de la Nación para los socios, accionistas, miembros de juntas directivas, representantes legales, contadores, revisores fiscales, representantes aduaneros y los controlantes directos e indirectos; así como la vigencia de sus documentos de identificación con el fin de verificar la condición 6.1.10 de que trata el artículo 6 del Decreto 3568 de 2011.
Asimismo, si cuenta con controlantes directos o indirectos o si pertenecen a algún grupo empresarial legalmente constituido, deben tener actualizada dicha información en el Registro Único Tributario -RUT y en el Registro Único Empresarial y Social -RUES.
2. Validación de Asociados de Negocio.
Para efectos de la validación que deben adelantar los interesados y los autorizados como Operador Económico Autorizado respecto de sus asociados de negocio, se debe considerar lo siguiente:
a. El asociado de negocio debe ser entendido como toda persona natural o jurídica o sucursal de sociedad extranjera establecida en Colombia o sociedad extranjera que mantiene con el solicitante o el Operador Económico Autorizado -OEA, una relación de negocios enmarcada en la cadena de suministro internacional.
b. Los interesados o autorizados como Operador Económico Autorizado, independiente del tipo de usuario y categoría, para el cumplimiento de los requisitos mínimos de seguridad deben tener en cuenta los asociados de negocio que tienen relación con la cadena de suministro internacional y que pueden estar asociados entre otros, según corresponda, con:
1. Productores o fabricantes de bienes y/o materias primas.
2. Empresas que realizan actividades de empaque y/o embalaje.
3. Usuarios maquiladoras.
4. Operadores logísticos.
5. Titulares de depósitos.
6. Empresas encargadas del bodegaje y almacenamiento.
7. Clientes en el exterior, para tipo de usuario exportador.
8. Operadores que realicen actividades de cargue y descargue de mercancía.
9. Empresas encargadas de distribución y venta.
10. Transportadores nacionales e internacionales.
11. Agencias de aduanas.
12. Agentes de carga internacional.
13. Titulares de puertos y/o aeropuertos.
14. Empresas que realicen operaciones de Interchange Transport Receipt -ITR y/o Cross dock.
15. Empresas de vigilancia y seguridad privada.
16. Empresas de servicios tecnológicos.
17. Empresas que suministran uniformes y/o dotación.
18. Propietarios de contenedores y demás unidades de carga.
19. Empresas temporales de personal.
20. Empresas que realizan verificación de listas restrictivas y/o listas vinculantes y visitas de estudios de seguridad a los asociados de negocio y domiciliarias al personal de la empresa.
21. Empresas que suministren o administren sellos, precintos y/o dispositivos electrónicos de seguridad y/o trazabilidad de la carga.
22. Clientes nacionales, para tipo de usuario importador, solo en caso de que la mercancía sea entregada directamente desde el lugar de nacionalización hacia el cliente nacional, sin que medie un control por parte del interesado o del autorizado.
23. Importadores y exportadores nacionales y exportadores extranjeros que contraten los servicios, para los tipos de usuario agencia de aduanas e instalación portuaria.
24. Terceros por pagos en representación por mandato para tipo de usuario agencia de aduanas.
25. Operadores portuarios para tipo de usuario instalación portuaria.
26. Agentes y transportadores marítimos, para tipo de usuario instalación portuaria.
27. Arrendatarios de áreas para tipo de usuario instalación portuaria.
3. Validación de Manifestación Suscrita para Asociados de Negocio.
La manifestación suscrita por parte del asociado de negocio es el documento expedido por el representante legal mediante el cual se demuestra el cumplimiento de requisitos mínimos de seguridad en la cadena de suministro internacional, y/o comprometiéndose a mantenerlos en el tiempo.
La manifestación suscrita debe ser aplicada a los asociados de negocio de acuerdo con el nivel de riesgo establecido por los interesados o autorizados con base en el proceso de análisis y evaluación de riesgos que realicen de acuerdo con su actividad.
Para efectos de la validación del correcto cumplimiento de lo previsto en los numerales 1.4 de los artículos 4, 4-1 y 4-2, y numeral 1.1.4 del artículo 4-3 de la Resolución 15 de 2016, la manifestación suscrita se debe entender como una confirmación física o electrónica de:
a. Obligaciones contractuales.
b. Cuestionario de seguridad.
c. Standard Operating Procedure -SOP.
d. Acuerdo de seguridad.
4. Validación de las Medidas de Seguridad para los Casos en que Transfiera, Delegue, Tercerice o Subcontrate Alguno de sus Procesos Críticos Relacionados con sus Cadenas de Suministro.
Para validar el cumplimiento de los requisitos mínimos de seguridad previstos en los numerales 2.3 de los artículos 4-1 y 4-2, y en el numeral 2.5 del artículo 4-3 de la Resolución 15 de 2016, los interesados o autorizados deben garantizar que dichos asociados de negocio cumplen con medidas de seguridad, enfocadas a mitigar los riesgos en la cadena de suministro internacional y por ello podrán considerar entre otras, las siguientes alternativas para demostrar el cumplimiento mediante:
a. Acuerdos de seguridad.
b. Contratos.
c. Cláusulas de confidencialidad y responsabilidad.
d. Autorización como OEA o su equivalente.
e. Certificaciones de sistemas de gestión de seguridad reconocidos (BASC, ISO, etc.).
Los documentos deberán contener los acuerdos formales existentes entre las partes a través de los cuales se definen claramente las responsabilidades, controles y obligaciones en materia de seguridad de la cadena de suministro internacional.
El cumplimiento de los diferentes requisitos mínimos de seguridad que estén transferidos o delegados o tercerizados o subcontratados en un tercero o asociado de negocio, deben ser demostrados y cumplidos a través de los asociados de negocio del solicitante o del Operador Económico Autorizado -OEA.
Por lo tanto, se precisa que las autoridades de control en estos casos deben validar los requisitos mínimos de seguridad a los terceros o asociados de negocio, de acuerdo con el servicio contratado para cada proceso, en virtud de las competencias legales de validación que tienen asignadas las autoridades de control mediante resolución reglamentaria.
5. Validación de Requisitos Mínimos de Seguridad con Visitas a los Asociados de Negocio Críticos y al Personal que Ocupa Cargos Críticos.
Para dar cumplimiento de los requisitos mínimos de seguridad previstos en los numerales 1.5 de los artículos 4, 4-1 y 4-2, numeral 1.1.5 del artículo 4-3, y numerales 5.3 de los artículos 4, 4-1, 4-2 y 4-3 la Resolución 15 de 2016, se precisa que las visitas deben ser ejecutadas de manera presencial, ya sea en las instalaciones del asociado de negocio crítico en donde se realizan las operaciones, o en el domicilio donde reside el personal que ocupa los cargos críticos.
Las visitas a las instalaciones y al personal deben ser aplicadas a los asociados de negocio y al personal de acuerdo con el nivel de riesgo establecido por los interesados o autorizados, con base en el proceso de análisis y evaluación de riesgos que realicen de acuerdo con su actividad.
Las consultas sobre el programa del Operador Económico Autorizado -OEA pueden ser enviadas al correo electrónico [email protected].
La presente circular reemplaza en su totalidad la Circular Externa No. 000002 del 19 de agosto de 2025.
PEDRO JOSÉ ARRIETA MELENDREZ
Director General (E)