Registro contable para enervar la causal de disolución por pérdidas
Concepto N° 122
24-04-2013
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá D. C.
OFCTCP N° 2013122
Señor
JOSE NOÉ TÉLLEZ
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REFERENCIA |
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Fecha de la Consulta |
22 de abril de 2013 |
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Entidad de Origen |
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo |
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N° de Radicación CTCP |
2013122 – CONSULTA |
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Tema |
Registro contable para enervar la causal de disolución por pérdidas |
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública en su carácter de organismo gubernamental de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información, atendiendo lo dispuesto en el artículo 6 y 8 de la Ley 1314 de 2009 y en el Decreto Reglamentario 3567 de 2011, procede a responder una consulta.
CONSULTA (TEXTUAL)
“…El suscrito JOSE NOÉ TÉLLEZ… mayor de edad, identificado con la c.c. N° y tarjeta Profesional de Contador…, por el presente escrito y haciendo uso del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la C.N., me permito elevar a ustedes una consulta relacionada con la inclusión indebida de unos asientos contables y por dicha razón la exclusión de los mismos.
ANTECEDENTES.
1. PROTAG S. A. una sociedad comercial del tipo de las anónimas, constituida el 16 de junio de 1997 mediante la escritura 1030 de la Notaría Segunda de Zipaquirá y se inscribió en la cámara de comercio de Zipaquirá el día 18 de junio de 1997 bajo el número 00589382.
2. PROTAG S. A. solicitó al Superintendente de Sociedades, como nominador competente de conformidad con la ley, su admisión a la promoción de un acuerdo de reestructuración con sus acreedores. Radicación que se hizo el 31 de mayo de 2005, bajo el número 2005-01-090-061, con estados financieros cortados al 30 de abril de 2005.
3. La Superintendencia de Sociedades determinó que la sociedad cumplía con todos los requisitos exigidos en el artículo 6 de la ley 550 de 1999 y aceptó, mediante oficio 155-2005-01 102285 del 23 de junio de 2005 a PROTECCIÓN AGRÍCOLA S. A. PROTAG S. A. en la promoción de un acuerdo con sus acreedores.
4. El día 24 de octubre de 2005, se llevó a cabo en la sede social de PROTAG S. A. la Reunión de determinación de votos y acreencias, la cual debía adelantarse conforme a lo dispuesto en el artículo 23 de la ley 550/99 y la Circular Externa 004 del 11 de abril de 2001. En desarrollo de la reunión se presentaron objeciones, las cuales se resolvieron y cinco días hábiles después se (31 de opctb (sic) de 2005) continuó con la determinación de votos y acreencias la que no se hizo de conformidad con la ley.
5. La firma del Acuerdo se llevó a cabo el día 28 de febrero de 2006, y se pactó que la última cuota se pagaría en diciembre del 2020.
ACREENCIAS FINANCIERAS
El saldo de las acreencias financieras al inicio del acuerdo ascendía a $20.679 MM.
Se evidencia que mediante documento de ajuste contable No 0663 del 30/06/2008, se efectuó el registro de reclasificación del saldo de algunos acreedores financieros a nombre del tercero FINAGRO, observándose las siguientes inconsistencias:
(i) Carece de sustento y soporte idóneo.
(ii) Los anexos emitidos no están preparados en papelería membrete de la entidad que dice haber realizado el pago, carecen de sellos y nombre del funcionario que los elaboran, aprueban, expiden y de un número de radicado interno.
(iii) El valor total pagado (certificado) presenta una diferencia de $6.354.865,oo comparado con los comprobantes de egreso girados por el FAG.
(iv) El valor aplicado en la contabilidad difiere en $1.710.724.233, con los comprobantes de egreso girados por el FAG, y no existe conciliación que respalde la diferencia.
(v) No fue sometido a consideración de la asamblea de accionistas;
(vi) No fue presentado, discutido, ni aprobado por el Comité de Vigilancia
CUENTAS POR COBRAR A SOCIOS
En noviembre de 2006 se observa mediante un documento ajuste contable, el aporte de un bien inmueble (Apartamento) ubicado en Miami – Florida – USA, bajo el supuesto de enervar la causal de disolución o “recomposición del patrimonio”, según acta extraordinaria de Asamblea General de Accionistas Nos. 008 del 30 de Noviembre de 2006; donde los dos accionistas con mayor participación ceden los derechos sobre tal propiedad.
Sin embargo, dicho ajuste no cumple la técnica contable, debido a que los movimientos de la transacción debitaron propiedad planta y equipo y su contrapartida fue la cuenta de pérdidas acumuladas 371005.
Años más tarde, por el incumplimiento de la constructora en las condiciones pactadas en la compra del apartamento, el negocio no pudo continuar y por lo tanto según consta en el acta N° 19 del 30 de abril de 2010 de la Asamblea General de Accionistas, se autorizó el castigo del activo directamente contra el estado de resultados en la cuenta 531030 pérdida en retiro de activos.
Posteriormente, según consta en el acta No. 21 del 4 de julio de 2010 de Asamblea General de Accionistas y el objeto de recomponer el patrimonio, los dos socios suscribieron un compromiso, en donde se obligaron a recomponer el patrimonio, en un plazo máximo de 5 años contados a partir del 31 de diciembre de 2010;
Decisión que fue realizada mediante ajuste contable; acreditando la cuenta 531030 y constituyendo una cuenta por cobrar a los accionistas, desvirtuando la dinámica del PUC y la técnica contable.
PREGUNTAS
De acuerdo con los anteriores antecedentes surgen los siguientes interrogantes sobre cada uno de los dos temas tratados
ACREENCIAS FINANCIERAS
1.- ¿En una sociedad en proceso de acuerdo de restructuración ley 550 de 1999, se puede reversar la contabilización de un ajuste contable de períodos anteriores, el cual en mi concepto se incluyó indebidamente pues tiene las siguientes características:
Se evidencia que mediante documento de ajuste contable No 0663 del 30/06/2008, se efectuó el registro de reclasificación del saldo de acreedores financieros a nombre del tercero FINAGRO; dicho ajuste no se encuentra debidamente soportado, por cuanto se trata de una hoja sin fecha, referente a un acuerdo del año 2007 muy diferente al de PROTAG S.A. Únicamente se encuentra anexo donde mencionan UN valor aparentemente pagado por el garanta FAG, el cual no concuerda con el valor ajustado en la contabilidad de PROTAG observándose las siguientes inconsistencias:
(vii) Carece de sustento y soporte idóneo.
(viii) Los anexos emitidos no están preparados en papelería membrete de la entidad que dice haber realizado el pago, carecen de sellos y nombre del funcionario que los elaboran, aprueban, expiden y de un número de radicado interno.
(ix) El valor total pagado (certificado) presenta una diferencia de $6.354.865,oo comparado con los comprobantes de egreso girados por el FAG.
(x) El valor aplicado en la contabilidad difiere en $1.710.724.233, con los comprobantes de egreso girados por el FAG, y no existe conciliación que respalde la diferencia.
(xi) No fue sometido a consideración de la asamblea de accionistas;
(xii) No fue presentado, discutido, ni aprobado por el Comité de Vigilancia
(xiii) No fue autorizado previamente por la gerencia
CUENTAS POR COBRA A SOCIOS
¿En una sociedad en proceso de acuerdo de restructuración ley 550 de 1999, se puede reversar una cuenta por cobrar a accionistas que se creó bajo el supuesto de enervar la causal de disolución por pérdidas, error al que se indujo por parte de los asesores contable y certificados por revisor fiscal en períodos anteriores?
En noviembre de 2006 se observa mediante un documento ajuste contable, el aporte de un bien inmueble (Apartamento) ubicado en Miami – Florida – USA, bajo el supuesto de enervar la causal de disolución o “recomposición del patrimonio”, según acta extraordinaria de Asamblea General de Accionistas Nos. 008 del 30 de Noviembre de 2006; donde los dos accionistas con mayor participación ceden los derechos sobre tal propiedad.
Sin embargo, dicho ajuste no cumple la técnica contable, debido a que los movimientos de la transacción debitaron propiedad planta y equipo y su contrapartida fue la cuenta de pérdidas acumuladas 371005.
Años más tarde, por el incumplimiento de la constructora en las condiciones pactadas en la compra del apartamento, el negocio no pudo continuar y por lo tanto según consta en el acta N° 19 del 30 de abril de 2010 de la Asamblea General de Accionistas, se autorizó el castigo del activo directamente contra el estado de resultados en la cuenta 531030 pérdida en retiro de activos.
Posteriormente, según consta en el acta No. 21 del 4 de julio de 2010 de Asamblea General de Accionistas y el objeto de recomponer el patrimonio, los dos socios suscribieron un compromiso, en donde se obligaron a recomponer el patrimonio, en un plazo máximo de 5 años contados a partir del 31 de diciembre de 2010;
Decisión que fue realizada mediante ajuste contable; acreditando la cuenta 531030 y constituyendo una cuenta por cobrar a los accionistas, desvirtuando la dinámica del PUC y la técnica contable.
Finalmente se pregunta:
Al haber incluido indebidamente en la contabilidad al tercero FINAGRO en el año 2008, con el documento cuyas características se acaban de mencionar, e incluir una cuenta por cobrar a accionistas que se creó bajo el supuesto de enervar la causal de disolución por pérdidas, quienes así procedieron indebidamente, no están procediendo contra la ética profesional como contador o revisor, y deberían ser sancionados…”
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del propósito ya indicado, las respuestas del Consejo Técnico de la Contaduría Pública son de carácter general y abstracto, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.
Para efectos de dar respuesta a la solicitud del peticionario, los temas se desarrollarán en el mismo orden en que fueron presentados.
En relación con la pregunta referente a las ACREENCIAS FINANCIERAS es necesario mencionar el artículo 53 del Código del Comercio el cual establece que: “…En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que la respalden.
El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexarán los documentos que lo justifiquen.” (Subrayado fuera de texto)
Asimismo, el artículo 123 del Decreto 2649 de 1993 al referirse a los soportes estableció: “Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.” (Subrayado fuera de texto)
En ese mismo sentido, el artículo 124 del Código del Comercio estableció: “Comprobantes de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. (Subrayado fuera de texto)
Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano. (Subrayado fuera de texto)
Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.”(Subrayado fuera de texto)
Por su parte, la Superintendencia de sociedades en comunicación del 23/03/2013 al absolver consulta radicada por un peticionario relacionada con registros contables, enfatiza sobre el cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 53 del Código del Comercio y 124 del Decreto 2649 de 1993, generando unidad de criterio institucional que permitirá la creación de doctrina.
Así las cosas, con base en la información suministrada por el peticionario en su comunicación, se evidencian irregularidades en el manejo contable toda vez que el registro de reclasificación del saldo de acreedores financieros a nombre de FINAGRO no cumple con lo establecido en los artículos mencionados anteriormente, en cuanto a soporte, numeración y autorización.
En relación con la inquietud sobre LAS CUENTAS POR COBRAR A SOCIOS, se advierte un error al tratar de efectuar registros contables con la finalidad de enervar la causal de disolución por pérdida, toda vez que si lo que se pretendía era incrementar el capital social en cabeza de los dos socios que firmaron el acuerdo, el asiento contable debió realizarse al rubro correspondiente y no a la cuenta 531030 denominada “retiro de propiedades planta y equipo” por cuanto no existe relación de causalidad en la transacción contable.
Finalmente, el artículo 208 del Código del Comercio, relacionado con el contenido de los informes del revisor fiscal sobre balances generales establece en sus numerales 3 y 4 que entre otras cosas el revisor fiscal deberá informar lo siguiente: “…3) Si en su concepto la contabilidad se lleva conforme a las normas legales y a la técnica contable, y si las operaciones registradas se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la asamblea o junta directiva, en su caso;
4) Si el balance y el estado de pérdidas y ganancias han sido tomados fielmente de los libros; y si en su opinión el primero presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el período revisado, y el segundo refleja el resultado de las operaciones en dicho período.”
En cuanto al cumplimiento del Código de Ética del contador, cualquier irregularidad en el cumplimiento de las funciones de los profesionales contables, podrán ser reportadas al tribunal disciplinario de la Junta Central de Contadores para su respectiva investigación y sanción, si es del caso.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por la consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo; su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no tiene fuerza vinculante, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.
Cordialmente,
LUIS ALONSO COLMENARES RODRÍGUEZ
Presidente