Concepto 0045

Tipo de norma
Concepto
Número
0045
Entidad emisora
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Fecha
Título

Contabilidad separada

Concepto Nº 0045

24-04-2023

Consejo Técnico de la Contaduría Pública

 

 

Bogotá, D.C.,

 

REFERENCIA:

 

No. del Radicado

1-2023-003734

Fecha de Radicado

1 de febrero de 2023

N° de Radicación CTCP

2023-0045

Tema

Contabilidad separada

 

 

CONSULTA (TEXTUAL)

 

“¿A que se refiere con deberán llevar contabilidad separada en la que se discriminen claramente los ingresos, costos y gastos?

¿A un establecimiento permanente se le obliga, por normas fiscales, llevar la contabilidad a la que se refiere la Ley 1314 de 2009 o es una contabilidad fiscal (Conciliación Fiscal) para justificar el estudio de atribuciones en renta?

¿En el caso de algún tipo de inspección fiscal, si estamos hablando de un establecimiento permanente, cuales serían los documentos probatorios de los costos y gastos para tomarlos en renta?

¿El término de contabilidad separada que implica?

¿Para las sucursales, el estudio de atribuciones debería estar en la contabilidad por las politicas de reconocimiento de costos y gastos que estan afectando a la sucursal?”

 

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

 

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico- científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

 

Primero que todo, es importante distinguir entre la información financiera y la contabilidad. La contabilidad es la fuente de la información financiera y para propósitos de su correcta presentación, se aplican los marcos técnicos correspondientes. Aunque existen diferentes técnicas y procedimientos para llevar a cabo la contabilidad, esto no implica una separación de los activos, pasivos y patrimonio de un mismo ente económico. Desde el año 1999, el CTCP ha sostenido en su concepto No. 263 que la contabilidad debe ser una sola para un mismo ente económico.

 

El término "contabilidad separada" es un concepto técnico que se refiere al registro separado de elementos contables con el fin de controlar e informar sobre los estados financieros. Sin embargo, este término no está definido en los marcos técnicos normativos.

 

De igual manera, la existencia de centros de costos en un software contable o ERP, no implica llevar varias contabilidades o una contabilidad separada. En cambio, los centros de costos se consideran como subsistemas dentro de la misma contabilidad, que se utilizan para identificar áreas específicas de la entidad y generar un estado de resultados desglosado, tal como lo requiere la NIC 1 en los numerales 102 o 103.

 

En relación con las preguntas:

¿A que se refiere con deberán llevar contabilidad separada en la que se discriminen claramente los ingresos, costos y gastos?

¿El término de contabilidad separada que implica?

 

Para aclarar el concepto de "contabilidad separada”, es importante destacar que la NIIF para las Pymes no requiere información por segmentos, mientras que en las NIIF Plenas se puede hacer uso de la NIIF 8 – “Segmentos de operación”. Por lo tanto, si se presenta información por segmentos, se deben seguir las pautas establecidas en dicha normativa:

 

“Numeral 5 Un segmento de operación es un componente de una entidad:

(a) que desarrolla actividades de negocio de las que puede obtener ingresos de las actividades ordinarias e incurrir en gastos (incluidos los ingresos de las actividades ordinarias y los gastos por transacciones con otros componentes de la misma entidad);

(b) cuyos resultados de operación son revisados de forma regular por la máxima autoridad en la toma de decisiones de operación de la entidad, para decidir sobre los recursos que deben asignarse al segmento y evaluar su rendimiento, y

(c) sobre el cual se dispone de información financiera diferenciada.

Un segmento de operación podrá comprender actividades de negocio de las que aún no se obtengan ingresos, por ejemplo, los negocios de nueva creación”

 

Con base en lo anterior, puede observarse que el término “contabilidad separada” es usado por algunas entidades para referirse a estados financieros de propósito especial, es decir, información financiera por segmentos usados con el propósito de que la administración e inversionistas puedan determinar la rentabilidad de cada uno de ellos y les permita una mejor toma de decisiones; o por mandamiento legal1 que puede ser de exigencia el presentar y revelar información por segmentos, que bajo la observancia de las directrices establecidas en los marcos técnicos normativos, realicen a potestad los organismos de inspección, vigilancia y control, quienes podrán fijar guías específicas para sus vigiladas, como lo contempla la Ley 1314 de 2009.

 

Respecto de la pregunta: ¿A un establecimiento permanente se le obliga, por normas fiscales, llevar la contabilidad a la que se refiere la Ley 1314 de 2009 o es una contabilidad fiscal (Conciliación Fiscal) para justificar el estudio de atribuciones en renta?

 

El artículo cuarto de la Ley 1314 de 2009, establece claramente:

“Artículo 4. Independencia y autonomía de las normas tributarias frente a las de contabilidad y de información financiera. Las normas expedidas en desarrollo de esta ley, únicamente tendrán efecto impositivo cuando las leyes tributarias remitan expresamente a ellas o cuando estas no regulen la materia.

 

A su vez, las disposiciones tributarias únicamente producen efectos fiscales. Las declaraciones tributarias y sus soportes deberán ser preparados según lo determina la legislación fiscal.

 

Unicamente para fines fiscales, cuando se presente incompatibilidad entre las normas contables y de información financiera y las de carácter tributario, prevalecerán estas últimas.

 

En su contabilidad y en sus estados financieros, los entes económicos harán los reconocimientos, las revelaciones y conciliaciones previstas en las normas de contabilidad y de información financiera”.

 

Siendo entonces la contabilidad la base en la preparación de la información financiera y para propósitos fiscales, tal como lo indica la Ley 1819 de 2016: “conciliación fiscal. sin perjuicio de lo previsto en el artículo 4 de la Ley 1314 de 2009, los contribuyentes obligados a llevar contabilidad deberán llevar un sistema de control o de conciliaciones de las diferencias que surjan entre la aplicación de los nuevos marcos técnicos normativos contables y las disposiciones de este Estatuto. El gobierno nacional reglamentará la materia. El incumplimiento de esta obligación se considera para efectos sancionatorios como una irregularidad en la contabilidad’2 y que en el DUR 1625 de 2016 se encuentra reglada, la entidad obligada a llevar contabilidad deberá considerar que la información financiera se obtiene a partir de los registros contables, los cuales se encuentran resumidos en los libros de contabilidad elaborados cumpliendo los criterios establecidos en los marcos de información financiera aplicables.

 

De manera complementaria, en respuesta a la consulta 2021-06393 este Consejo indicó:

 

“Si bien cada establecimiento de comercio debe estar registrado en la respectiva Cámara de Comercio donde funciona, conforme al artículo 26 del Código mercantil, el comerciante puede ser una sola persona, como se expresa y por tanto la contabilidad puede llevarse por el comerciante en forma condensada, aunque por control la discrimine por cada establecimiento. También puede llevar esta por cada establecimiento, sin que la ley mercantil lo prohíba.

 

Se precisa que la obligación de llevar la contabilidad, es para el comerciante, y no para los establecimientos de comercio, por lo que la contabilidad siempre de ser llevada sobre la totalidad de las operaciones del comerciante, en caso de realizarse de manera separada para establecimiento de comercio, deberá garantizar que la información se pueda revisar de manera consolidada para la totalidad de las operaciones realizadas por parte del comerciante”.

 

¿En el caso de algún tipo de inspección fiscal, si estamos hablando de un establecimiento permanente, cuales serían los documentos probatorios de los costos y gastos para tomarlos en renta?

 

Sobre temas fiscales, le recomendamos que las inquietudes sean presentadas directamente a la entidad encargada, en este caso, la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN.

 

¿Para las sucursales, el estudio de atribuciones debería estar en la contabilidad por las politicas de reconocimiento de costos y gastos que estan afectando a la sucursal?”

 

Igualmente, dentro de las respuestas emitidas por parte del CTCP respecto del tema relacionado con Sucursales, pueden consultarse diferentes conceptos en el siguiente enlace: https://www.ctcp.gov.co/conceptos. Referenciamos algunos:

 

 

Adicionalmente, de manera complementaria referimos el Concepto 263 de 1999 donde se indicó:

 

“3. SÍNTESIS DE LA CONSULTA

¿Es factible llevar contabilidades separadas por negocio sin realizarse una separación jurídica por empresas?

 

 

4. CONCEPTO DEL CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA

Por ser el servicio de Energía Eléctrica un servicio público domiciliario (artículo 14 Ley 142 de 1994) prestado a través de cuatro negocios básicos (artículo 5 Ley 143 de 1994 y Resoluciones 1416 y 1417 de 1997), las empresas que lo presten deberán llevar contabilidad separada por cada una de las actividades complementarias o de los servicios que presten, según el artículo 18 de la Ley 142 de 1994.

 

Ya en varias ocasiones se ha tenido la oportunidad de aclarar que llevar contabilidad separada para cada uno de los servicios o actividades complementarias prestadas por un mismo ente económico, implica la debida separación de los costos, los gastos y los ingresos de ellos e inclusive de activos, pasivos y patrimonio asignados para cada servicio, con el objeto de determinar la rentabilidad correspondiente a cada uno, y en ningún momento una separación de tipo jurídico, que implique una separación de los activos, los pasivos y el patrimonio, dado que se refiere a un mismo ente económico y como tal su contabilidad debe ser una sola.

 

La Contaduría General de la Nación en Concepto número 877 del 27 de febrero de 1996, se pronunció sobre llevar contabilidad separada en una empresa que presta los servicios de acueducto y alcantarillado, diciendo que una empresa de servicios públicos domiciliarios que preste varios servicios, debe llevar una sola contabilidad diferenciando los ingresos y los costos de cada uno de estos.

 

Así mismo, la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios en Circular Externa número 000002 de enero 14 de 1998, plantea que los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios constituidos como un ente económico, deben llevar una sola contabilidad, la cual deberá registrarse acorde con las circulares externas número 7 y 10 de 1996 de la Contaduría General de la Nación, así como los libros respectivos.

 

La finalidad de llevar contabilidad separada no es otra que la de conocer el costo y rentabilidad de la prestación de los servicios públicos domiciliarios y/o de sus actividades complementarias por parte de una entidad logrando tener dicha información con la estructura del Estado de Resultados por cada uno de los servicios, negocios o actividades complementarias. Esto no implica una separación de tipo jurídico a menos que la Comisión de Regulación respectiva considere conveniente ordenar ante la ausencia de economías de escala la separación del ente jurídico por servicios.

 

La Superintendencia de Servicios Públicos podrá solicitar a los entes prestadores que presenten a nivel de reporte el Balance General por servicio, negocio o actividad complementaria haciendo una separación de los Activos, Pasivos y el Patrimonio sobre bases comprensibles de contabilidad, de acuerdo con lo establecido en el artículo 31 del Decreto 2649 de 1993.

 

En cuanto al Estado de Resultados, este contiene las cuentas y su respectiva codificación de ingresos, costos y gastos clasificados por servicio o actividad complementaria, acorde al documento desarrollado por la Superintendencia de Servicios Públicos “Plan de Contabilidad para Entes Prestadores de Servicios Públicos Domiciliarios”, los cuales permiten la separación contable en cumplimiento de lo establecido en el artículo 18 de la Ley 142 de 1994”

 

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

 

Cordialmente,

 

 

CARLOS AUGUSTO MOLANO RODRÍGUEZ

Consejero CTCP