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Concepto Nº 0059
09-03-2023
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá, D.C.,
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REFERENCIA:
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No. del Radicado
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1-2023-004542
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Fecha de Radicado
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8 de febrero de 2023
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N° de Radicación CTCP
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2023-0059
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Tema
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Tratamiento de la caja menor
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CONSULTA (TEXTUAL)
“(…) En un conjunto de propiedad horizontal, se autorizó tener una caja menor de $500.000 pesos m/cte. presentándose dos situaciones:
1. la contadora contabiliza la caja menor registrando los gastos contra la cuenta de la caja menor y cuando se termina la caja menor vuelve y contabiliza la caja contra el banco. Esto hace que la caja menor en los Estados financieros cada mes tiene un saldo diferente.
2. la revisora Fiscal dice que se contabiliza una sola vez para crear el fondo de la caja por $500.000, registrando contablemente cuenta de la caja menor contra la cuenta del banco, todos los meses siempre el saldo es de $500.0000 valor que no cambia, a menos que se aumente o cancele la caja menor.
Para cumplir con el principio de causación y la legalización de la caja menor las diferentes facturas se debe llevar al gasto contra una cuenta por pagar a nombre de la administradora que debe ser la responsable de esta caja y cuando se rembolse será cuenta por pagar contra la cuenta del banco, de esta forma el saldo la cuenta de caja menor siempre está en $500.000. (…)”
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico- científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:
Con respecto a la solicitud del peticionario, el CTCP se ha pronunciado en diferentes ocasiones acerca del manejo de la caja menor, para lo cual podrá consultar, entre otros, el concepto 2020-0195.
En el concepto 2020-0195 se establece:
“Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado. En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto establecido. (...)
Del tratamiento anterior se evidencia que el Fondo de Caja Menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se reconocen reembolsos por gastos, por lo que se considera un fondo fijo.”
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
Cordialmente,
JIMMY JAY BOLAÑO TARRÁ
Presidente CTCP
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