Catálogo de cuentas - Uso de PUC´s
Concepto Nº 0123
12-04-2023
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá, D.C.,
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REFERENCIA: |
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No. del Radicado |
1-2023-008358 |
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Fecha de Radicado |
9 de marzo de 2023 |
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N° de Radicación CTCP |
2023-0123 |
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Tema |
Catálogo de cuentas - Uso de PUC´s |
CONSULTA (TEXTUAL)
“(...) Me dirijo a ustedes para solicitar su amable colaboración para ayudarme a definir a que cuenta o como debo registrar los gastos de una empresa la cual hace pagos desde la cuenta de la empresa pero que no tienen soporte, o son recibos que no son documentos soporte porque es el vale de la ferretería del barrio que no declara, o son gastos del representante legal personales, sé que algunos no me los puedo deducir de renta es posible registrarlos en la contabilidad en una cuenta de diversos o no deducibles para llevar control de estas transacciones ya que se pagan desde la cuenta de la empresa? (…)”
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico- científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:
Con respecto a la solicitud del peticionario, el CTCP se ha pronunciado en diferentes ocasiones acerca del tema de uso de Planes Únicos de Cuentas, así como de los requisitos de los soportes contables.
El concepto 2018-0157 mencionó que al entrar en vigencia los nuevos marcos de información financiera para los Grupos 1, 2 y 3 (Ley 1314 de 2009 y sus decretos reglamentarios), se entiende que es potestad de cada entidad definir su propio catálogo de cuentas, con fundamento en los requerimientos de reconocimiento, medición, presentación y revelación. En estos casos, las taxonomías de presentación y revelación de las NIIF plenas y de las NIIF para las Pymes, pueden ser un instrumento útil para estructurar dicho catálogo de cuentas, y conforme a las necesidades de la entidad.
Ahora bien, algunas autoridades de supervisión en Colombia, en armonía con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 1314 de 2009, han estructurado catálogos de cuentas, los cuales son obligatorios en su uso y para el reporte de información a estas autoridades. Estos catálogos que se utilizan para el registro de los hechos económicos de una entidad, que de llegar a diferir de las unidades de cuenta requeridas para la medición, presentación y revelación del marco de información financiera aplicable, deberá revelarse para su adecuado entendimiento e interpretación.
Con respecto a la validez y requisitos de los soportes contables, en el concepto 2021-0095 se indicó lo siguiente:
“Los soportes que hacen parte de la contabilidad deben cumplir los requisitos establecidos en el anexo 6 del DUR 2420 de 2015, en ellos se manifiesta lo siguiente.
- los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren (artículo 6 del anexo 6 DUR 2420 de 2015);
- los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación (artículo 6 del anexo 6 DUR 2420 de 2015);
- los comprobantes de contabilidad deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano (artículo 7 del anexo 6 DUR 2420 de 2015);
- los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado (artículo 7 del anexo 6 DUR 2420 de 2015);
- se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento (artículo 7 del anexo 6 DUR 2420 de 2015);”
Por lo anterior, los documentos que cumplan con lo señalado anteriormente podrán ser considerados como soportes para efectos contables, debidamente impresos o en medio virtuales, siempre que se garantice su verificación. Así mismo, los soportes y comprobantes contables deberán reflejar la realidad de los hechos económicos, por cuanto los mismos serán la fuente de preparación de los estados financieros de la entidad y los demás reportes que se generen a partir de la misma.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
Cordialmente,
JIMMY JAY BOLAÑO TARRÁ
Presidente CTCP