Tipo de norma
Número
62
Entidad emisora
Fecha
Fecha del diario oficial
Título
CTCP 062-Cuotas recaudadas a favor de terceros por copropiedad
Ref.: Consulta de fecha 27 de junio de 2006
Tema: Cuotas recaudadas a favor de terceros por
Copropiedad.
En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005
expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite
previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia enviada
originalmente a la Junta Central de Contadores y a la Superintendencia de
Sociedades, en la cual se plantea:
“CORDIALMENTE SOLICITO SU CONCEPTO RESPECTO DEL TRATAMIENTO
QUE SE DEBE DAR EN LA CONTABILIDAD Y EN EL PRESUPUESTO DE
PROPIEDAD HORIZONTAL A LAS CUOTAS QUE COBRAN LAS ASOCIACIONES
DE VECINOS.
ANTECEDENTES:
EN LA ACTUALIDAD VIVO EN UNA AGRUPACIÓN DE VIVIENDA SOMETIDA AL
RÉGIMEN DE PROPIEDAD HORIZONTAL, LOS PROPIETARIOS A SU VEZ
PERTENECEN A UNA ASOCIACIÓN DE VECINOS QUE INVOLUCRA A LOS
PROPIETARIOS DE VARIAS AGRUPACIONES DEL MISMO SECTOR
GEOGRÁFICO.
LA ASOCIACIÓN DE VECINOS SE RIGE POR SUS PROPIOS ESTATUTOS
DEBIDAMENTE APROBADOS Y REGISTRADOS EN LA CÁMARA DE COMERCIO
DE BOGOTÁ. LOS ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN SON LA ASAMBLEA DE
ASOCIADOS, EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y EL ADMINISTRADOR.
ANUALMENTE PRESENTA UN PRESUPUESTO DE GASTOS QUE SOMETE A
APROBACIÓN DE LA ASAMBLEA GENERAL DE AFILIADOS Y EN ÉL SE INDICA LA
ALÍCUOTA QUE LE CORRESPONDE PAGAR MENSUALMENTE A CADA AFILIADO.
LAS CUOTAS DE ADMINISTRACIÓN DE SUS AFILIADOS LAS RECAUDA POR
INTERMEDIO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LAS AGRUPACIONES DONDE VIVEN.
DE ACUERDO CON LAS NORMAS VIGENTES, LOS ASOCIADOS A LAS
ASOCIACIONES DE VECINOS LO HACEN LIBREMENTE, INDICÁNDOLO DE
MANERA INEQUÍVOCA, ASÍ COMO SE PUEDEN RETIRAR EN EL MOMENTO QUE
QUIERAN.
LA AGRUPACIÓN DONDE VIVO ESTA SOMETIDA AL RÉGIMEN DE PROPIEDAD
HORIZONTAL, LOS ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN SON LA ASAMBLEA DE
COPROPIETARIOS, EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y EL ADMINISTRADOR.
ANUALMENTE SE PRESENTA A LA ASAMBLEA EL PRESUPUESTO ANUAL DE
GASTOS QUE LA ASAMBLEA APRUEBA Y EN ÉL SE INDICA LA ALÍCUOTA QUE
LE CORRESPONDE A CADA PROPIETARIO DEPENDIENDO DEL COEFICIENTE
DE COPROPIEDAD.
DE ACUERDO CON LAS NORMA VIGENTES, LOS PROPIETARIOS ACEPTAN Y
SE SOMETEN AL RÉGIMEN DE PROPIEDAD HORIZONTAL UNA VEZ COMPRAN
EL INMUEBLE SOMETIDO Y LA ÚNICA MANERA DE LIBRARSE ES VENDIENDO O
QUE LA TOTALIDAD DE LA AGRUPACIÓN EXTINGA EL RÉGIMEN.
HECHOS:
EN EL PRESUPUESTO DE GASTOS DE LA PROPIEDAD HORIZONTAL SE
INCLUYÓ LA PARTIDA QUE LOS ASOCIADOS DE LA ASOCIACIÓN DE VECINOS
DEBEN PAGAR, DE TAL MANERA QUE QUEDA INVOLUCRADA EN EL VALOR DE
LA CUOTA MENSUAL DE ADMINISTRACIÓN, COMO EN EL SIGUIENTE
EJEMPLO:
PRESUPUESTO DE GASTOS DE LA PROPIEDAD HORIZONTAL.
ADMINISTRACIÓN 500
SERVICIOS 40
VIGILANCIA 100
CUOTA ASOCIACIÓN DE VECINOS 200
TOTAL 840 QUE SE COBRARÁ
A LOS COPROPIETARIOS.
EN LA CONTABILIDAD DE IGUAL FORMA SE PRESENTA EN LOS GASTOS DE LA
COPROPIEDAD LOS DINEROS RECAUDADOS POR CUENTA DE LA ASOCIACIÓN
DE VECINOS.”
Añade el consultante al final de su oficio:
“CONSIDERO QUE, SIENDO LA ASOCIACIÓN DE VECINOS Y LA PROPIEDAD
HORIZONTAL ENTES JURÍDICAMENTE INDEPENDIENTES, CADA UNA (SIC)
DEBE REFLEJAR EN SUS CORRESPONDIENTES PRESUPUESTO (SIC) Y EN
SUS ESTADOS DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS, LOS VALORES QUE LE
CORRESPONDEN A SUS ASOCIADOS Y NO REFLEJAR EN LOS ESTADOS DE LA
PROPIEDAD HORIZONTAL LOS DOS GASTOS.”
PREGUNTA 1 (Textual):
“¿ES APROPIADA LA METODOLOGÍA DE INCLUIR LAS CUOTAS DE LA
ASOCIACIÓN COMO PARTE DE LAS DE LA COPROPIEDAD?”
RESPUESTA:
Como acertadamente lo señala el consultante, es evidente que en el caso
consultado estamos frente a la presencia de dos entidades diversas e
independientes, cada una de las cuales goza de sus propia personería jurídica,
sus propios órganos de dirección, sus propios reglamentos y, naturalmente, sus
propias contabilidades.
Pero estas diferencias, son adicionales a una profunda consideración necesaria
para el caso en comento, cual es la estirpe de la vinculación que cado uno de los
asociados de ellas ostenta, pues, en el caso de las copropiedades, la vinculación
surge de manera automática e inopinada para el comprador propietario de cada
una de las unidades inmobiliarias que conforman la copropiedad por el solo hecho
de serlo e, incluso, debe adherirse al correspondiente reglamento de la
copropiedad que es vinculante para él sin excepción alguna.
En cambio, la vinculación a una asociación de vecinos o cualquiera otra similar,
surge de la aplicación del Derecho Fundamental consagrado en el Artículo 38 de
la Constitución Política de 1991, donde se lee:
“Artículo 38. Se garantiza el derecho de libre asociación para el
desarrollo de las distintas actividades que las personas realizan en
sociedad.”
De suerte que al decisión de pertenecer, en este caso, a la asociación de vecinos,
no es más que una expresión volitiva emanada del ejercicio del derecho
constitucional de asociación descrito que, como lo ordena la Carta, debe ejercerse
de manera libérrima, lo que, de suyo, implica que el ingreso, permanencia y retiro
de cada asociado debe obedecer exclusivamente a una decisión personal tomada
de manera independiente y libre, más allá de que el asociado que opte por
vincularse, expresa también, de esa manera, su voluntad de someterse a los
estatutos que rigen la asociación.
El corolario que surge de la distinción precedente consiste en que ninguno de los
órganos de dirección de la copropiedad puede establecer obligaciones a los
copropietarios en particular que impliquen vulnerar de manera alguna su decisión
libre y espontánea de pertenecer o no a determinada asociación, cualquiera ésta
sea y por ende, esta vedado a dichos órganos de la copropiedad, imponer la
obligación de participar con cuotas de afiliación o cualquiera otra carga en favor
de otras asociaciones y a cargo personal de los copropietarios..
No obstante lo cual, la misma libertad de asociación está disponible para
personas jurídicas como lo es la entidad sin ánimo de lucro surgida como
consecuencia de la conformación de la copropiedad misma; de manera tal que, en
el evento en que el órgano directivo competente de la copropiedad decida, en el
marco del reglamento que lo rija, vincularse a la asociación de vecinos con el
lleno de los requisitos reglamentarios y legales, tal vinculación es perfectamente
viable, en tanto ella se ajuste, a su vez, a los estatutos de dicha asociación.
En este último caso, debe puntualizarse que la vinculación a la asociación solo se
predica de la persona jurídica que representa a la copropiedad y no respecto de
cada uno de los copropietarios, pues ella y estos son gozan de personería jurídica
totalmente independiente, lo que implica, por ejemplo, que podría darse el caso
de un copropietario que, a pesar de que la copropiedad se halle vinculada a la
asociación de vecinos, decida, además, vincularse él a título meramente personal.
Así las cosas, es necesario considerar dos escenarios posibles para resolver el
presente interrogante de la consulta:
1. De un lado, en el evento conforme al cual en la copropiedad se decida que,
como un apoyo a los copropietarios que así lo soliciten expresamente, la
administración de la copropiedad reciba autorización para prestarles un
servicio personal encaminado a recaudar las cuotas que, con destino a la
asociación de vecinos, destinen quienes hayan decidido asociarse a ella, con
la instrucción univoca de entregar esos dineros a la citada asociación.
En este caso, el dinero recaudado con este fin específico no forma parte del
presupuesto de gastos de la copropiedad y se manejará como un ingreso
recibido para terceros.
2. De otro lado, cuando por decisión adoptada por la asamblea de copropietarios
consignada en la respectiva acta se decida, conforme a la Ley y el reglamento
de la copropiedad, que la entidad sin ánimo de lucro que la representa se
convierta en integrante de la asociación de vecinos, caso en el cual, esta
decisión mayoritaria implica que la copropiedad debe asumir las obligaciones
que implica formar parte de la citada asociación de vecinos y, por ende, dentro
de su presupuesto de gastos aprobado por la asamblea, deberá incluir la
partida correspondiente a la cuota de afiliación que deberá pagarse en las
oportunidades señaladas por esa esta asociación.
Claro está que en este evento, la calidad de asociado sólo se predica de la
persona jurídica que representa a la copropiedad y no de cada uno de los
copropietarios.
Hechas las precisiones que anteceden, conviene señalar que establecer cuál de
los caminos ha optado la copropiedad es asunto que no constituye materia de
competencia de este Consejo, dado que sus funciones son meramente dirigidas a
la orientación en aspectos técnico-contables y no a dilucidar problemas de índole
jurídica que, en todo caso, aparecen mas apropiados para la intervención de la
autoridad que ejerce funciones de inspección, vigilancia y control sobre la
copropiedad, en este caso; la alcaldía distrital, despacho que tendrá, además, la
última palabra en cuanto se refiere a la legalidad o ilegalidad de la decisión
adoptada por la copropiedad y si esta se ajusta a las previsiones que sobre el
particular consagren la Ley y el reglamento.
PREGUNTA 2 (Textual):
“SI LA RESPUESTA A LA PREGUNTA 1 ES SI, ¿CÓMO SE TRATARÍA EL CASO
CUANDO ALGUNOS COPROPIETARIOS NO PERTENEZCAN A LA ASOCIACIÓN
DE VECINOS?”
RESPUESTA:
Nuevamente, para absolver este interrogante debemos analizar su respuesta
desde los puntos de vista que nos plantean los asertos consignados en el punto
anterior, pues en el caso en que no exista decisión validamente aprobada en el
sentido de que la persona jurídica que representa a la copropiedad se vincule a la
asociación de vecinos y que, por ende, dicha vinculación responda a una decisión
personal de cada copropietario, reiteramos, el recaudo de las cuotas de afiliación
deberá dirigirse únicamente a quienes así expresamente lo hayan requerido y
manejarse como un ingreso recibido para terceros..
De esta manera, los valores recaudados por este concepto no ingresan en el
presupuesto de gastos de la copropiedad ni afectan sus estados de resultados.
Adicionalmente, tales partidas no estarán sujetas a los descuentos o sanciones
que pudieren resultar por pronto pago o mora, pues, considerando que la relación
entre el asociado y la asociación de vecinos tiene sus propias reglas que, de
manera particular, implican que estos eventos deberán resolverse directamente
entre ellos, en tanto que, en este escenario la copropiedad actúa como un simple
intermediario.
Contrario sensu, en el evento en que se haya producido la decisión expresa y
legalmente adoptada en el sentido de que la entidad que representa la
copropiedad se convierta en afiliada de la asociación de vecinos, se incluya la
correspondiente partida para atender la cuota de afiliación en el presupuesto
anual de gastos que sirve de base para la determinación de las cuotas de
administración y éste resulte aprobado por la asamblea de propietarios, su
recaudo se hará mediante el cobro de dichas cuotas junto con los recursos
necesarios para atender los demás gastos que demanda el sostenimiento de la
copropiedad, caso en el cual, ningún copropietario estará eximido de atender la
porción que, de su cuota particular de administración, deba destinarse a atender
los compromisos adquiridos con la asociación de vecinos, a la vez que serán
aplicables los descuentos o sanciones que resulten del pronto pago o la mora que
se hayan establecido en general para las cuotas de administración.
PREGUNTA 3 (Textual):
“LOS ESTADOS DE RESULTADOS DE LA COPROPIEDAD SE SOBREESTIMAN
CON LOS VALORES DE LAS CUOTAS DE LA ASOCIACIÓN DE VECINOS. ¿ES
ADECUADO DE ACUERDO CON LAS NORMA (SIC) DE CONTABILIDAD?”
RESPUESTA:
La finalidad de la contabilidad es reflejar la realidad económica del respectivo ente
o empresa conforme, entre otros, a los principios de Revelación Plena y Esencia
Sobre Forma que definen los Artículos 15 y 11 del Decreto 2649 de 1993, en los
siguientes términos:
“Artículo 15. Revelación plena. El ente económico debe informar
en forma completa, aunque resumida, todo aquello que seanecesario para comprender y evaluar correctamente su
situación financiera, los cambios que ésta hubiere experimentado,
los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su
capacidad para generar flujos futuros de efectivo.
La norma de revelación plena se satisface a través de los
estados financieros de propósito general, de las notas a los
estados financieros, de información suplementaria y de otros
informes, tales como el informe de los administradores sobre la
situación económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su
control interno.
También contribuyen a ese propósito los dictámenes o informes
emitidos por personas legalmente habilitadas para ello que hubieren
examinado la información con sujeción a las normas de auditoría
generalmente aceptadas.” (Resaltado fuera del texto original)
“Artículo 11. Esencia sobre forma. Los recursos y hechos
económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con
su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma
legal.
Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no
puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los
estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el
cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y
los resultados del ejercicio.” (Resaltado fuera del texto original)
Fluye de las disposiciones precitadas que el ente económico debe incluía en sus
estados financieros todo cuanto sea necesario para comprender y evaluar
correctamente su situación financiera y para ello debe reconocer y revelar los
hechos económicos de acuerdo con su esencia o realidad económica, de suerte
que, partiendo de los análisis que hemos desarrollado al absolver los
interrogantes 1 y 2, la copropiedad deberá realizar los registros contables que
correspondan a las decisiones que se hayan adoptado por la asamblea general o
los demás órganos de dirección competentes, conforme a los escenarios que
hemos planteado arriba.
PREGUNTA 4 (Textual):
“¿SI LA ADMINISTRACIÓN DE LA COPROPIEDAD ESTA AUTORIZADA PARA
COBRAR LAS CUOTAS DE LA ASOCIACIÓN, ÉSTAS SE DEBEN CONTABILIZAR
COMO ACTIVO CONTRA PASIVO-CUOTAS DE ASOCIACIÓN (YA QUE COBRA
POR CUENTA DE UN TERCERO)? ¿ES ESTO CORRECTO?”
RESPUESTA:
Si entendemos que la autorización otorgada a la administración de la copropiedad
a la cual se refiere la consulta obedece a instrucciones particulares de
copropietarios que han expresado su decisión de vincularse a la asociación de
vecinos y quienes han requerido el apoyo de la copropiedad para canalizar el
recaudo y pago de sus respectivas cuotas personales de afiliación, el manejo
contable que corresponde es el de un ingreso recibido para terceros, punto sobre
el cual el Consejo Técnico de la Contaduría Pública manifestó, mediante
Concepto CTCP 273 de Septiembre 4 de 2000, lo siguiente:
"Los ingresos recibidos para terceros son, legal y técnicamente, un
pasivo para el intermediario, pasivo que debe ser reconocido y
mantenido dentro de sus acreencias (cuenta 2815 del PUC para
comerciantes, Decreto 2650 de 1993), hasta que sea satisfecho"
Es de anotar que el Decreto 2650 de 1993 describe la cuenta 2815 denominada
“INGRESOS RECIBIDOS PARA TERCEROS” así:
"Registra los dineros recibidos por el ente económico a nombre de
terceros y que en consecuencia serán reintegrados o transferidos a
sus dueños en los plazos y condiciones convenidos"
Conviene puntualizar que las transacciones relativas al recaudo de ingresos para
terceros y a su pago requieren documentarse con los respectivos soportes, de
acuerdo con su naturaleza, dando aplicación al Artículo 123 del mismo Decreto
2649 que aborda el tema de SOPORTES estableciendo:
"Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables
según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben
documentarse mediante soportes, de origen interno o externo,
debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en
ellos o los elaboren".
Se infiere de lo expuesto que la cuenta Ingresos Recibidos para Terceros se
fundamenta en la existencia de situaciones reales de origen legal convencional o
contractual y es esa realidad la que la determina, antes que las formalidades
establecidas entre partes, los soportes que documentan las transacciones que, eneste caso, pueden ser propios o de terceros y en el caso de ser propios deben ser
externos, sin que se requiera necesariamente la existencia de contratos.
La dinámica para la cuanta de ingresos recibidos para terceros, señalada por el
Decreto 2650 de 1993, contentivo del Plan Único de Cuentas aplicable a
comerciantes y que puede darnos una luz de lo que podría aplicarse en el caso de
las copropiedades, es la siguiente:
“DINÁMICA:
Créditos:
-a. Por los valores recibidos a nombre de terceros.
Debitos:
-a. Por los valores entregados a los respectivos terceros,
-b. Por el valor de la comisión que pudiere pactarse sobre los
recaudos realizados a nombre del tercero.”
En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta
presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información
presentada por el consultante que los efectos de este escrito son los previstos por
el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no
compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio
cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede
recurso alguno.
Cordialmente,
MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS
Presidente
MVAV/grb