OCTUBRE 29 DE 2002
Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 624 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada por el año gravable 2.002 y siguientes, a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en medios magnéticos, por las Cámaras de Comercio.
EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
En uso de sus facultades legales consagradas en el artículo 19 literal b) Decreto No. 1071 del 26 de junio de 1999 y en 631 parágrafo 3, 633 y 684 del Estatuto Tributario.
RESUELVE :
ARTICULO 1°: Todas las Cámaras de Comercio deberán suministrar por el año gravable 2.002 y siguientes, la información que se relaciona a continuación de las sociedades cuya creación ó liquidación se haya registrado en la respectiva Cámara, como también de los socios ó accionistas, cuando se trate de sociedades creadas:
INFORMACION DE LAS SOCIEDADES CREADAS Y LIQUIDADAS:
1. NIT de la sociedad.
2. Dígito de verificación.
3. Razón Social de la sociedad.
4. Dirección que corresponda al domicilio social ó asiento principal de la
Sociedad.
5. Valor del capital suscrito ó social cuando se trate de sociedades creadas.
6. Ubicación de la Sociedad: Código de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales a la cual pertenece la Cámara de Comercio donde se encuentra registrada la sociedad.
INFORMACION DE LOS SOCIOS O ACCIONISTAS:
1. NIT, Cédula de Ciudadanía, Tarjeta de Identidad ó Cédula de Extranjería del socio ó Cédula de Ciudadanía del Tutor.
2. Dígito de verificación si es conocido por la Cámara de Comercio.
3. Apellidos y nombres ó razón social de los socios ó accionistas “Constituyentes” cuando se trate de sociedades creadas.
4. Valor del capital aportado. En el caso de las sociedades por acciones, el valor del capital suscrito.
5. NIT de la sociedad de la cual es socio ó accionista.
ARTICULO 2°: Las Cámaras de Comercio que se creen en fecha posterior a la publicación de la presente Resolución, tendrán la obligación de enviar la información, según lo establecido.
ARTICULO 3°: La información deberá ser presentada en disquete teniendo en cuenta las siguientes características:
1. Tamaño disquetes: 3 ½ pulgadas
2. Densidad de grabación: Doble cara, alta densidad.
3. Código de grabación ASCII u Hoja Electrónica EXCEL
La información podrá grabarse con código ASCII como archivo plano (extensión .asc, escrita en minúsculas). El nombre del archivo debe ser IMP624.asc.
También la información podrá presentarse en hoja electrónica de Excel de Office 95 versión original para Windows 95 como mínimo, (extensión XLS), sin incluir títulos en las columnas. El ancho de cada columna equivale a la longitud (ancho) de las posiciones definidas en el diseño de los registros y deberá grabarse en tres hojas dentro de un libro de la siguiente manera:
Nombre Hoja Registro Contenido
Hoja 1 Tipo 1 Datos de la Cámara de Comercio y de
Control.
Hoja 2 Tipo 2 Información de las sociedades creadas y
liquidadas.
Hoja 3 Tipo 2 Información de los socios ó accionistas.
El nombre del archivo ( libro ) debe ser IMP624.XLS y el diseño de las hojas electrónicas (Anexo 1), es el siguiente:
Hoja 1 Registro Tipo 1 ( Datos de la Cámara de Comercio y de control ):
COLUMNA ANCHO COLUMNA ANCHO
A 1 G 4
B 4 H 40
C 2 I 5
D 14 J 10
E 1 K 20
F 60
Hoja 2 Registro Tipo 2 (Información de las sociedades creadas y liquidadas)
COLUMNA ANCHO COLUMNA ANCHO
A 1 G 60
B 2 H 40
C 2 I 5
D 14 J 20
E 1 K 2
F 1
Hoja 3 Registro Tipo 2 (Información de los socios ó accionistas)
COLUMNA ANCHO COLUMNA ANCHO
A 1 G 60
B 2 H 20
C 2 I 14
D 14 J 1
E 1 K 1
F 1
PARAGRAFO I. El formato de la Hoja Electrónica deberá ser el MODELO NORMAL, compuesto por la siguiente combinación de formatos:
FORMATO CONFIGURACION
Número Sin decimales
Fuente Arial 10
Alineación General, Inferior
Bordes Sin bordes
Diseño Ninguno
Protección Sin bloqueo. Desactivada
Zoom 100%
PARAGRAFO II. Cuando la información exceda la capacidad del disquete (1.44Mb), se podrá utilizar los formatos de compresión PKZIP (DOS) ó WINZIP (Windows95).
PARAGRAFO III. En ningún caso los campos definidos como numéricos deben grabarse con caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), etc. y deben venir justificados con ceros a la izquierda, cuando se grabe con código ASCII. Cuando se grabe en archivo EXCEL, no justificar con ceros a la izquierda ni incluir fórmulas. Tampoco se acepta que la información contenga líneas ó registros de títulos.
PARAGRAFO IV. Los valores se deben informar en pesos.
ARTICULO 5°: TIPOS DE REGISTROS Y ORGANIZACION
La información debe ser relacionada mediante dos ( 2 ) tipos de registros, los cuales se distinguen por el caracter numérico correspondiente a cada tipo y que se incluye en la primera posición de cada registro.
El registro TIPO 1 contiene los datos de la Cámara de Comercio y de control y el registro TIPO 2 contiene los datos de los informados (sociedades creadas, liquidadas y socios ó accionista)
La relación total de registros deberá estar organizada de la siguiente forma: como primer registro, el de identificación (tipo 1) seguido de los registros de movimiento (tipo 2), para archivo plano.
Para EXCEL: hoja 1, hoja 2,hoja3.
Los diseños de los registros ( Anexo 1.) son los siguientes:
a. REGISTRO DE IDENTIFICACION (TIPO 1)
1 -1 Tipo de registro. Llevará el carácter numérico "1".
2 -5 Año gravable a que se refiere la información.
(Cuatro caracteres numéricos).
6 -7 Tipo de entidad informante.
Para efectos de la presente Resolución el tipo es 30.
(Dos caracteres numéricos).
8 -21 NIT de la Cámara de Comercio
(Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano)
22 -22 Dígito de verificación.
(Un carácter numérico).
23 -82 Razón social de Cámara de Comercio.
(Sesenta caracteres alfanuméricos).
83 - 86 Código de actividad económica de la Cámara de Comercio.
(según Resolución 8587/98)
( Cuatro caracteres numéricos).
87 - 126 Dirección que corresponda al domicilio social ó asiento principal de la Cámara de Comercio.
(Cuarenta caracteres alfanuméricos).
127- 131 Código Departamento y Municipio. Para efectos de la presente Resolución, se utilizarán los generados por el DANE.
(Cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano)
132 - 141 Número total de registros tipo 2 informados.
(Diez caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
142 - 161 Valor total de la sumatoria en pesos de todos los registros tipo 2 informados.
(Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
b. REGISTRO DE MOVIMIENTO (TIPO 2).
La información de las sociedades creadas y liquidadas se registrarán en este registro de la siguiente forma:
1 – 1 Tipo de registro. Llevará el carácter numérico “2”.
2 – 3 Código que identifica el concepto.
10 : Sociedades creadas.
20 : Sociedades liquidadas.
(Dos caracteres numéricos)
4 - 5 Subcódigo que identifica el concepto informado. Para efecto de la presente Resolución el subcódigo es “00”.
(Dos caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
6 –19 NIT de la sociedad creada ó liquidada.
(Catorce caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
20 -20 Dígito de Verificación.
(Un carácter numérico, de lo contrario blanco).
21- 21 Clase de documento de identificación
(Un caracter alfabético)
A: NIT expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
22 - 81 Razón social de la sociedad creada ó liquidada
(Sesenta caracteres alfanuméricos).
82 - 121 Dirección que corresponda al domicilio social ó asiento principal de la sociedad creada ó liquidada.
(Cuarenta caracteres alfanuméricos).
122 - 126 Código Departamento y Municipio. Para efectos de la presente Resolución, se utilizarán los generados por el DANE.
(Cinco caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda).
127 - 146 Valor en pesos del capital suscrito ó social cuando se trate de sociedades creadas.
Para sociedades liquidadas este campo va en cero (0).
(Veinte caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
147 - 148 Ubicación de la sociedad
La ubicación está dada por el código de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales a la que corresponde la Cámara de Comercio.
(Dos caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
c. La información de los socios ó accionistas de las sociedades creadas, se relacionará en este registro de la siguiente forma:
POSICIONES CONTENIDO
1 -1 Tipo de registro. Llevará el carácter numérico “2”
2 – 3 Código que identifica el concepto. Para efecto de la presente Resolución el código de los socios es “99”.
(Dos caracteres numéricos).
4 - 5 Subcódigo que identifica el concepto informado. Para efecto de la presente Resolución el subcódigo es “00”.
(Dos caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
6 - 19 NIT, Cédula de Ciudadanía, Tarjeta de Identidad ó Cédula de Extranjería del socio ó accionista de la sociedad ó Cédula de Ciudadanía del Tutor, según artículo 6° de la presente Resolución.
(Catorce caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda).
20 -20 Dígito de verificación, si es conocido por la entidad
(Un carácter numérico; de lo contrario blanco).
21 -21 Clase de documento de identificación
(Un caracter alfabético)
A: NIT expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
C: Cédula de Ciudadanía ó Tarjeta de Identidad.
E: Cédula de extranjería
T : Cédula de ciudadanía del Tutor ó representante.
22 - 81 Apellidos y nombres ó razón social del socio ó accionista ó del Tutor.
(Sesenta caracteres).
82 -101 Valor en pesos del capital aportado por el socio ó accionista.
(Veinte caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
102 -115 NIT de la Sociedad a la cual pertenece el socio ó accionista.
(Catorce caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
116 – 116 Dígito de verificación, si es conocido por la entidad
(Un carácter numérico; de lo contrario blanco).
117 – 117 Clase de documento de identificación
(Un caracter alfabético)
A: NIT expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
ARTICULO 6°: Para Personas Naturales se registra el número de la Cédula de Ciudadanía; cuando se trate de menores de edad mayores de siete (7) años se digita el número de la Tarjeta de Identidad; en el caso de ser menores de siete (7) años se digita el NIT asignado por la DIAN, cuando no posea éste, se informa la cédula de ciudadanía del tutor ó del representante legal.
En éste último caso, si el tutor ó representante legal es socio ó accionista de la sociedad, se deberá consolidar, en un solo registro con la identificación y demás información del tutor, el valor total del aporte (s) del socio (s) menor (s); a su vez, se dejará constancia en el campo “observaciones” del Formato de Entrega (DIAN 58.032.2000), anotando el número de registro correspondiente.
Para Personas Extranjeras que no posean NIT asignado por la DIAN, únicamente podrá digitarse como número de identificación, la cédula de extranjería, asignada por el Departamento Administrativo de Seguridad DAS. En caso contrario, se deberá informar en un solo registro con NIT 444444444 y Razón Social: SOCIO (S) DEL EXTERIOR.
ARTICULO 7°: FORMA Y SITIOS DE PRESENTACION DE LA INFORMACION:
El medio magnético deberá presentarse en la División de Documentación ó quién haga sus veces de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales de la jurisdicción de la entidad informante, acompañado del Formato de Entrega DIAN 58.032.2000- ( Anexo 2 ) en original y copia debidamente diligenciado y firmado por el Representante Legal de la Entidad y el Contador Público ó Revisor Fiscal, cuando esté obligado.
Al medio magnético deberá adherirse un rótulo de identificación con el NIT y razón social del informante, el año gravable al que corresponda la información y el tipo de entidad del informante. Sí la información se presenta comprimida, escribir el formato de compresión utilizado ( PKZIP ó WINZIP ).
ARTICULO 8°: PLAZO PARA PRESENTAR LA INFORMACION:
La información tributaria exigida en la presente Resolución debe presentarse dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional.
ARTICULO 9°: SANCIONES
El no suministrar la información dentro del plazo establecido, ó cuyo contenido presente errores, ó la información no corresponda a la solicitada, ó el medio magnético utilizado no se ajusta a las características y especificaciones técnicas establecidas en la presente Resolución, dará lugar a la aplicación de la sanción contemplada en el Artículo 651 del Estatuto Tributario y reglamentarios.
ARTICULO 10°: CORRECCION DE LA INFORMACION
Para corregir la información se debe conformar un nuevo medio magnético que incluya toda la información, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente Resolución.
ARTICULO 11°: VIGENCIA:
La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
PUBLÍQUESE Y CUMPLASE
Dada en Bogotá D. C., a los
Unidad Administrativa Especial
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales