(02 ABRIL DE 2004)
Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas del medio magnético para la presentación de la información que deben suministrar las entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de sus programas o proyectos, con organismos internacionales, en cumplimiento de lo previsto en el artículo 58 de la Ley 863 de 2003 y el Decreto 537 de 2004
EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
En uso de sus facultades legales consagradas en el artículo 19 literal b) del Decreto 1071 de 1999, en los artículos 633 y 684 del Estatuto Tributario, 58 de la Ley 863 de 2.003 y en el Decreto 537 de 2004
RESUELVE
Artículo 1. Información que deben suministrar las entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación. Las entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de sus programas o proyectos, con organismos internacionales, deberán enviar a la Subdirección de Fiscalización Tributaria de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, una relación mensual de todos los contratos vigentes con cargo a estos convenios, con las especificaciones técnicas establecidas en la presente resolución, que contenga:
1. Identificación de los convenios en ejecución.
2. Relación de los contratos que se celebren en desarrollo de cada uno de los convenios, indicando el valor total y el término de ejecución de cada uno.
3. Relación mensual de los pagos efectuados en virtud de los contratos discriminando:
a. Nombre, NIT y dirección del beneficiario del pago.
b. Concepto del pago.
c. Valor del pago.
d. Monto de las retenciones en la fuente practicadas a título de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, o las razones por las cuales dichas retenciones no proceden.
Parágrafo 1. Cuando el contrato sea suscrito, ejecutado y pagado por una entidad diferente a la que suscribió el convenio, la obligación de informar recae sobre la entidad contratante, identificándose con su NIT y razón social.
Parágrafo 2 Transitorio. La información comprendida entre el 1° enero y el 31 de marzo de 2004, se deberá presentar, de manera independiente para cada mes, a más tardar el 15 de abril de 2004.
Artículo 2. Unidad de medida para la presentación de la información. Los valores se deben informar en pesos, sin decimales y sin fórmulas. Cuando se trate de contratos celebrados en moneda extranjera, el valor del contrato se deberá reportar en pesos a la tasa de cambio oficial establecida a la firma del mismo.
Artículo 3. Forma y lugar de presentación de la información. El medio magnético se deberá presentar a la Subdirección de Fiscalización Tributaria – Grupo de Información Exógena de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Carrera 7 N° 6 – 54 Piso 13, Bogotá D. C., mediante oficio, identificando que la información corresponde a Convenios de Cooperación, NIT de la entidad informante, razón social, mes y año gravable a los que corresponda la información, firmada por el Representante Legal de la entidad o quien haga sus veces.
Al medio magnético se deberá adherir un rótulo de identificación con los mismos datos de la referencia anterior.
Si la información se presenta comprimida, escribir el formato de compresión utilizado: PKZIP, WINZIP o ENZIP.
Artículo 4. Plazos para presentar la información. La entrega de la información solicitada en la presente resolución, se deberá hacer dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes siguiente al que corresponda la información.
Artículo 5. Sanciones. Cuando la información no se suministre en el lugar establecido, se presente extemporáneamente, el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario.
Artículo 6. Corrección de la información. Para corregir la información se debe conformar un nuevo medio magnético que incluya toda la información del mes objeto de corrección, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente resolución.
Artículo 7. Formatos y especificaciones técnicas. La información correspondiente a las entidades que celebren Convenios de Cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de sus programas o proyectos, se deberá presentar de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas a continuación:
La información podrá ser presentada en disquete o CD, teniendo en cuenta las siguientes características:
DISQUETE
1. Tamaño disquete: 3 ½ pulgadas
2. Densidad de grabación: Doble cara, alta densidad.
3. Tipo de archivo: Plano u hoja electrónica EXCEL
Cuando la información exceda la capacidad del disquete (1.44Mb), se podrá utilizar los formatos de compresión PKZIP (DOS), WINZIP (Windows95) o ENZIP 3.00.
CD
Debidamente cerrado para poder ser leído en cualquier unidad: CD-R
FORMATO DE GRABACIÓN
ARCHIVO EXCEL
Se podrá presentar en hoja electrónica de Excel de Office 95, versión original para Windows 95, como mínimo, (extensión.xls). El nombre del archivo ( libro ) debe estar escrito en letras minúsculas así: ccmmaa.xls, mm = Mes informado, aa = Año gravable informado.
Dentro del archivo Excel la organización será la siguiente:
Nombre hoja Registro Contenido
Hoja 1 Tipo 1 Datos del Informante y de control
Hoja 2 Tipo 2 Información de los Convenios.
El formato de la hoja electrónica deberá ser el MODELO NORMAL, compuesto por la siguiente combinación de formatos:
FORMATO CONFIGURACIÓN
Número Sin decimales
Fuente Arial 10
Alineación General, inferior
Bordes Sin bordes
Diseño Ninguno
Protección Sin bloqueo. Desactivada
Zoom 100%
FORMATO CAMPOS
Los archivos no deben incluir líneas o registros de títulos de campos.
NUMÉRICOS: No deben incluir caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), etc. En EXCEL, no justificar con ceros a la izquierda, ni incluir fórmulas ni bordes.
ALFANUMÉRICOS: Tener en cuenta el número máximo de caracteres por campo.
Para la RAZÓN SOCIAL de Personas Naturales informar con el orden: Apellidos y Nombres
FECHA: Formato numérico. Fecha completa diligenciar en el siguiente orden: AAAAMMDD, para año: AAAA, mes: MM y día: DD.
TIPOS DE REGISTROS Y ORGANIZACIÓN:
Se debe conformar un archivo por cada mes a informar según corresponda.
La información debe ser relacionada mediante dos ( 2 ) tipos de registros, los cuales se distinguen por el carácter numérico correspondiente a cada tipo y que se incluye en la primera posición de cada registro.
El registro TIPO1 contiene los datos del informante y de control, el registro TIPO 2 contiene los datos de los informados. La relación total de los registros deberá estar organizada de la siguiente forma: Para EXCEL: Hoja1, Hoja 2.
El diseño de los registros y organización especifica, los campos o columnas, dentro del registro o línea, se determinan por el número de posiciones o número de caracteres como el ancho de la columna.
Los diseños de los registros son los siguientes:
REGISTRO DE IDENTIFICACIÓN Y DE CONTROL (TIPO 1)
En este registro se relaciona la información de la entidad informante de la siguiente forma:
Archivo
Excel (Hoja1)
(COLUMNA / ANCHO)
A/1 Tipo de registro, llevará el carácter numérico “1”
(Un carácter numérico).
B/4 Las cuatro cifras del año gravable a que se refiere la información.
(Cuatro caracteres numéricos).
C/2 Código de entidad informante según el mes correspondiente, así:
01 – CONVENIOS COOPERACIÓN – ENERO
02 – CONVENIOS COOPERACIÓN – FEBRERO
03 – CONVENIOS COOPERACIÓN – MARZO
04 – CONVENIOS COOPERACIÓN – ABRIL
05 – CONVENIOS COOPERACIÓN – MAYO
06– CONVENIOS COOPERACIÓN – JUNIO
07 – CONVENIOS COOPERACIÓN – JULIO
08 – CONVENIOS COOPERACIÓN – AGOSTO
09 – CONVENIOS COOPERACIÓN – SEPTIEMBRE
10 – CONVENIOS COOPERACIÓN – OCTUBRE
11 – CONVENIOS COOPERACIÓN – NOVIEMBRE
12 – CONVENIOS COOPERACIÓN - DICIEMBRE
(Dos caracteres numéricos).
D/14 NIT de la entidad informante. Sin incluir dígito de verificación.
(Catorce caracteres numéricos).
E/1 Dígito de verificación.
(Un carácter numérico).
F/60 Razón social de la entidad informante.
(Sesenta caracteres alfanuméricos).
G/40 Dirección del informante.
(Cuarenta caracteres alfanuméricos)
H/5 Código departamento y municipio de ubicación del informante.
Generados por el DANE.
(Cinco caracteres numéricos).
I/40 Dirección correo electrónico del Informante.
Para envío y recibo de comunicaciones.
(Cuarenta caracteres alfanuméricos)
REGISTRO DE MOVIMIENTO (TIPO 2) INFORMADOS
La información a reportar se relacionará en este registro de la siguiente forma:
POSICIONES CONTENIDO
Archivo
Excel (Hoja2)
(COLUMNA / ANCHO)
A/1 Tipo de registro. Llevará el carácter numérico “2”
(Un carácter numérico)
B/2 Código que identifica la clase contrato a reportar:
71 OBRA Y/O SUMINISTRO
72 CONSULTORIA
73 PRESTACION DE SERVICIOS
74 CONCESION
75 FIDUCIARIAS
76 OTROS
(Dos caracteres numéricos).
C/2 Subcódigo que identifica la información a reportar así:
01 – ENERO 07 – JULIO
02 – FEBRERO 08 – AGOSTO
03 – MARZO 09 – SEPTIEMBRE
04 – ABRIL 10 – OCTUBRE
05 – MAYO 11 – NOVIEMBRE
06 – JUNIO 12 – DICIEMBRE
(Dos caracteres numéricos).
D/14 NIT o número de documento de identificación del contratista informado. Sin incluir dígito de verificación.
(Catorce caracteres numéricos).
E/1 Dígito de verificación.
(Un carácter numérico).
F/1 Clase de documento:
Marque:
N: NIT expedido por la DIAN
C: Cédula de Ciudadanía
E: Cédula de Extranjería.
T: Tarjeta de Identidad o Número NIP
R: Cédula de ciudadanía del Representante o Tutor.
U: Número Unico de Identificación Personal NUIP
(Un carácter alfabético)
G/60 Apellidos y nombres o razón social del contratista informado.
(Sesenta caracteres alfanuméricos).
H/40 Dirección del contratista informado.
(Cuarenta caracteres alfanuméricos).
I/5 Código departamento y municipio del contratista informado. Generados por el DANE.
(Cinco caracteres numéricos)
J/20 Valor total del pago o abono en cuenta, efectuado al contratista en el mes correspondiente.
(Veinte caracteres numéricos).
K/20 Valor total de las retenciones practicadas a título de Impuestos sobre la Renta y Complementarios a los pagos o abonos en cuenta realizados al contratista.
De lo contrario cero (0).
(Veinte caracteres numéricos).
L/20 Valor total de las retenciones practicadas a título de Impuesto sobre las ventas a los pagos o abonos en cuanta realizados al contratista.
De lo contrario cero (0).
(Veinte caracteres numéricos).
M/40 Indicar base legal por la cual las retenciones no proceden.
(Cuarenta caracteres alfanuméricos).
N/20 Número o identificación del contrato.
(Veinte caracteres alfanuméricos).
O/20 Valor total del contrato.
(Veinte caracteres numéricos).
P/8 Fecha inicial de ejecución del contrato. Formato AAAAMMDD
(Ocho caracteres numéricos).
Q/8 Fecha final de ejecución del contrato. Formato AAAAMMDD
(Ocho caracteres numéricos).
R/20 Número o identificación del Convenio.
(Veinte caracteres alfanuméricos).
S/60 Razón social del Organismo Internacional con el cual se celebro el convenio.
(Sesenta caracteres alfanuméricos).
T/40 Ciudad y país donde se encuentra ubicado el Organismo Internacional con el cual se celebro el convenio.
(Cuarenta caracteres alfanuméricos).
EJEMPLO: Conformación Archivo Excel:
Registro Tipo 1 (Hoja 1) ENTIDAD INFORMANTE:
|
A |
B |
C |
D |
E |
F |
G |
H |
I |
|
1 |
2004 |
02 |
899999999 |
9 |
Entidad Informante |
CRA 7 6 – 54 P 13 |
11001 |
Registro Tipo 2 ( Hoja 2) INFORMADOS:
|
A |
B |
C |
D |
E |
F |
G |
H |
I |
J |
K |
|
2 |
72 |
02 |
860006060 |
6 |
C |
CONTRATISTA |
TV 17 121 – 82 |
11001 |
650000000 |
65000000 |
|
L |
M |
N |
O |
P |
Q |
R |
S |
T |
|
4500000 |
LEY DE |
152112 |
1000000000 |
20020512 |
20051221 |
FR7845 |
ORGANISMO |
HOUSTON, USA |
Artículo 8. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D. C., a los
Director General